Oktatás, művelődés, sport; Pénzügy; Szövetkezetek; Társadalmi szervezetek; Társadalombiztosítás; Vízügy; Levéltári tapasztalatok

Vízügy - A vízügyi igazgatóságok és területi szerveik ügyiratkezelésének szabályai. Melléklet: iratminták, irattári terv. • 1977.01.01 [31/1976 OVH sz. utasítás = Vízügyi Értesítő 1976/22.]

ügyiratán határidőt tűztek ki, a küldeményt az ügyirattal együtt soron kívül be kell mutatni az ügyintézőnek. A címzett felkutatását minden lehetséges módon meg kell kísérelni (pl. azonosító adatok esetén a BM ORFK Nyilvántartó Központ Lakcím- és Közlekedésnyilvántartó Osztálynál 1454 Budapest, Postafiók 25.). Ha a küldemény — az ügyintéző által megállapítottan — cím hiánya vagy egyéb ok (pl. az ügyfél halála) miatt nem kézbesíthető, a borítékra fel kell jegyezni a kézbesítés elmaradásának okát és a feljegyzés keltét, majd a kiadványt borítékával együtt, amennyiben egyéb intézkedés — pl. ügygondnok kirendelése — nem szükséges, irattárba kell tenni. Az ismételten megkísérelt kézbesítés során a kiadmányon feltüntetett esetleges határidőt módosítani kell. V. fejezet EGYÉB FELJEGYZÉSEK AZ IKTATÓKÖNYVBE A kezelési feljegyzések 31. § Az iktatókönyv „Kezelési feljegyzések" rovatába csak az ebben az utasításban előírt és az egyéb legszükségesebb feljegyzéseket szabad bejegyezni [pl. a csatolás jelzése; az ügyirat eredetben történő elküldését jelző utalás (Eredetben félnek X. 28.)]. A határidő nyilvántartása 32. § (1) Határidő meghatározásakor az előadói íven (ügyiraton) előírt időpontot az iktatókönyv „Határidő" rovatába a kitűzött hónap és nap feltüntetésével grafit ceruzával kell bejegyezni. •(2) A határidős ügyiratokat a kitűzött határnapok szerint elkülönítve, határidős szekrényben vagy határidős irattartókban, a számuk sorrendjében kell kezelni. (3) Ha a válasz a kitűzött határidőre vagy a határidő lejárta előtt beérkezik, az ügyiratot a határidős ügyiratok közül ki kell emelni, s a határidő-feljegyzést az iktatókönyv „Határidő" rovatából törölni kell. (4) Azt a határidős ügyiratot, amelyre válasz nem érkezett, a lejárat napján ki kell emelni és az ügyintézőhöz továbbítani. Az irattári kivezetés 33. § (1) A határidő kitűzése nélkül kiadmányozott olyan ügyiratokat, amelyeknek a kiadmányait már továbbították, vagy amelyeknek az irattározását elrendelték, irattárba kell helyezni. Az irattárba helyezést az iktatókönyv „Irattározás kelte" rovatában a hónap (római szám) és a nap bejegyzésével vagy bélyegzővel kell feltüntetni. (2) A kivezetéssel egyidejűleg az előadói ívről az iktatókönyvbe be kell jegyezni az irattári jelet (34. §). (3) Az ügyiratokat — a 32. §-ban foglalt eset kivételével — a postázás napján, de legkésőbb a postázást követő harmadik munkanapon kell irattárba tenni. Az irattárba helyezés napjaként mindig a postázás napját kell feltüntetni. (4) Irattárba helyezés előtt a kezelő köteles az ügyiratot átvizsgálni annak megállapítása végett, hogy a kezelői utasításoknak, illetőleg a kezelés szabályainak megfelelő módon eleget tettek-e; az az esetleges mulasztást pótolni kell. Az irattári jel 34. § (1) Az ügy típusát és az irat selejtezhetőség szerinti minősítését az irattári jel mutatja, mely egyúttal meghatározza az irat irattári helyét is. (2) Az irattári jel összetevői — az ügykörszám, mely az ügy típusát, — a selejtezési csoportszám, mely az ügyirat selejtezhetőségét, illetőleg annak idejét mutatja. (3) Az irattári jelet az igazgatóságok és területiszerveik irattári tervéhez (4. sz. melléklet) mellékelt ügykör- és irattári jelmutató alapján kell meghatározni. (4) Az olyan ügyiratok esetében, amikor az eljárás során több intézkedést kell tenni, és ezek iratainak önálló irattári jelük van, a jelet a fő intézkedés szerint kell meghatározni. VI. fejezet AZ IRATTÁRI KEZELÉS Az irattári terv 35. § Az igazgatóságok és a területi szervek irataikat az irattári terv szerinti csoportosításban (4. sz, melléklet) kötelesek tárolni. Az irattári tervet olyan keret-tervnek kell tekinteni, mely felöleli az igazgatóságok és területi szerveik ügyintézése során előfordulható ügyköröket és azok csoportbesorolási lehetőségeit. Az igazgatóság, a területi szerv az irattári terven belül azokat az ügycsoportokat alkalmazza, amelyekben az ügyintézése során irat keletkezik. A kézi irattár 36. § (1) A belső iktatási egységeknél kézi irattárat kell létesíteni. Az öt évnél nem régebbi iratokat a kézi irattárban (a továbbiakban: irattár) kell őrizni. Az irattár kezelése a kezelő [3. § (3) bekezdés] feladata. (2) Az ügyiratokat az irattárban az irattári terv szerinti csoportosításban, ezen belül az iktatószáplkpdő sorrendiében kell elhelyezni. Az