Oktatás, művelődés, sport; Pénzügy; Szövetkezetek; Társadalmi szervezetek; Társadalombiztosítás; Vízügy; Levéltári tapasztalatok

Vízügy - A vízügyi igazgatóságok és területi szerveik ügyiratkezelésének szabályai. Melléklet: iratminták, irattári terv. • 1977.01.01 [31/1976 OVH sz. utasítás = Vízügyi Értesítő 1976/22.]

a téves iktatás megsemmisítésének szabályai szerint az egész alszám-bejegyzést egy vonallal át kell húzni és a „Kezelési feljegyzések" rovatba be kell jegyezni, hogy az iratot mely számra iktatták át. Az újraiktatás keltének azt a napot kell megjelölni, amelyen az történt. A mutatózás 18. § (1) Az iktatott ügyiratokat évenként újonnan nyitott, bekötött, regiszteres (betűbeosztásos) neves tárgymutatókönyvbe (a továbbiakban: tárgymutatókönyv) kell mutatózni. Minden iktatókönyvhöz külön tárgymutatókönyvet kell nyitni. Nagyobb iratforgalom esetén a tárgymutatókönyvben az abc egyes betűit az azokat követő első magánhangzó hozzáadásával is tagolni lehet (pl. ba, bá, ke, ki). Gyakorlati szempontból más részletezéssel is meg lehet a tárgymutatókönyvet osztani (pl. gyakori tulajdonnév, tárgykör). (2) A tárgymutatókönyvbe az iktatókönyv tárgyrovatába bejegyzett szöveget az ott kiemelt szó (név, hely, tárgy) kezdőbetűjének, illetőleg kezdőbetűinek megfelelően az ügyirat iktatószámának feltüntetése mellett kell bevezetni. Ha a tárgyrovatban több név, hely vagy tárgy szerepel, azokat valamennyi megfelelő betűnél mutatózni kell. Akkor is mutatózni kell az összes ügyfél nevét, ha az iktatókönyv tárgyrovatában az egyik ügyfél neve után a további ügyfeleket „és társai" bejegyzéssel jelölték. Ugyancsak több helyen kell mutatózni a tárgyat, ha a szövegben több olyan vezérszó van, mely az ügy lényegét meghatározza. (3) Mutatózni az iktatás napján, de legkésőbb az iktatást követő munkanapon kell. Ha az iktatókönyv tárgyrovatában az ügyfeleket „és társai" bejegyzéssel jelölik, akkor az iktatással egyidejűleg kell mutatózni. A mutatózás megtörténtét az iktatókönyvben a sorszám mellett jelezni kell. (4) Az iktatással kapcsolatosan — elsősorban a központi iktatóirodában — idegen-számmutatót is lehet használni. Az idegen-számmutató a tárgymutatókönyv kiegészítője, azonban azt nem helyettesíti. Az idegen-számmutatóban 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 0 számokkal végződő külön-külön hasábot (lapot) kell nyitni, s az ügyiratot, küldő szerv iktatószámát a sorszám utolsó számjegyének megfelelő hasábba kell bejegyezni, mellette pedig fel kell tüntetni a saját iktatószámot. Minden évben új idegen-számmutatót kell nyitni, amelyet — szükség szerint — bontani lehet az olyan szervek szerint, amelyekkel a kapcsolat a leggyakoribb. Az ügyintéző kijelölése és az osztály munkanaplója 19. § (1) A központi iktatóiroda az iktatott ügyiratokat az iktatás napján, de legkésőbb a következő munkanap hivatalos óráinak kezdetén — az alszámra iktatott ügyiraton az ügyintéző nevét is feltüntetve — kézbesítőkönyvvel továbbítja az ügykör szerint illetékes osztály adminisztrátorához. Az új sorszámra iktatott, előirat nélküli ügyiratokon az osztályvezető vagy megbízottja kijelöli az ügyintézőt. Ezt követően az adminisztrátor a beérkezés sorrendjében minden ügyiratot bejegyez az osztály munkanaplójába (a továbbiakban: munkanapló) és azokat kiadja az ügyintézőknek. Az új ügyek intézőinek nevét — az iktatókönyvbe való bejegyzés végett — haladéktalanul közli az iktatóirodával. (2) Az osztályvezető vagy megbízottja az ügy intézésére bármikor új ügyintézőt jelölhet ki. Az ügyintéző személyében bekövetkezett változást a központi iktatóirodával haladéktalanul közölni kell. (3) A belső iktatási egységnél a kezelő az új sorszámra iktatott, előirat nélküli ügyiratokat az ügyintézőnek az osztályvezető vagy megbízottja által történt kijelölése után, a többi iktatott ügyirotot pedig — azokon az ügyintéző nevét feltüntetve — haladéktalanul átadja az ügyintézők részére. A belső iktatási egységeknél munkanaplót vezetni nem kell. (4) Ha az ügyiratot tévesen belső iktatási egységnek címezték, azt ott iktatni kell, valamint a „Kezelési feljegyzések" rovatba be kell jegyezni a központi iktatóirodának való átadás tényét és napját, majd az iratot kézbesítőkönyvvel kell továbbítani. Ilyen esetben a beérkezés kelteként az átiktatás napját kell bejegyezni az iktatókönyvbe. (5) Ha az igazgató, a területi szerv vezetője az általa felbontott küldeményen az ügyintézőt már kijelölte, a központi iktatóiroda az iktatást és az ügyirat továbbítását ennek megfelelően köteles végrehajtani. A törzsszámok 20. § (1) A tervezési, kutatási, beruházási, felújítási, építési és egyéb vállalkozói munkákra vonatkozó iratokat, ha azt az igazgató elrendeli, az iktatószámon kívül törzsszámmal (tervszám, munkaszám) is el kell látni. (2) Egy munkának csak egy törzsszáma lehet, amelyet a munka befejezéséig megváltoztatni nem szabad. A törzsszámos ügyekről a központi iktatóirodában nyilvántartást kell vezetni. A törzsszámot az iktatókönyv „Kezelési feljegyzések" rovatába is be kell jegyezni. (3) A törzsszám betűjelzésből és számból áll. A tervezési és kutatási munkák betűjelzése „T", a beruházási és felújítási munkáké „B", az építési és egyéb vállalkozói munkáké pedig „É". A törzsszám száma a nyilvántartás folyószáma. (4) A törzsszámon intézkedni nem szabad, de azt az intézkedésen az iktatószám mellett zárójelben fel kell tüntetni [pl. „Szám: 890/1976. (Tsz. É 33.)"].