Oktatás, művelődés, sport; Pénzügy; Szövetkezetek; Társadalmi szervezetek; Társadalombiztosítás; Vízügy; Levéltári tapasztalatok

Oktatás, művelődés, sport - A minisztérium, valamint a közvetlen felügyelete alá tartozó intézetek, intézmények, vállalatok és egyéb gazdálkodó szervek iratainak védelméről és selejtezéséről. • 1961.11.01 [161/1961. (M. K. 21.) M. M. sz. utasítás = Művelődésügyi Közlöny 1961/21.]

r) azokat az iratokat, amelyek alapján nemzetközi jogok vagy kötelezettségek keletkezése, fennállása vagy megszűnése állapítható meg; s) a jogszabályok előkészítésére vonatkozó iratokat. 17. Az egyes iratok tartalmi elbírálásánál felmerülő kétely esetén ügyviteli szempontból a minisztériumban a Minisztériumi Titkárság vezetője, más szerveknél a szerv vezetője; tudományos (történeti) szempontból a levéltári szakértő, művészeti szempontból pedig a minisztériumnak a művészeti ág szerint illetékes osztályvezetője dönt. 18. Az államtitkot tartalmazó ügyiratok, illetőleg fogalmazványpapírok, gyorsírási jegyzetek stb. megsemmisítésére, az iratanyag selejtezőinek kijelölésére vonatkozóan az ezekre irányadó rendelkezések szerint kell eljárni. 19. A kiselejtezett minisztériumi iratokat azonnali bezúzás végett a papírgyárnak kell átadni. A papíranyag bezúzásánál a minisztérium egyik dolgozójának jelen kell lennie. Más szerveknél a kiselejtezett papíranyag a hulladékgyűjtő szerv részére adható át. A minisztérium és a közvetlen felügyelete alatt álló szervek épületéből értékesítésre kerülő papíranyagot kivinni csak a szerv selejtezési felelősének írásbeli engedélyével szabad. 20. A kiselejtezett iratanyag értékesítéséből befolyt összeg 40%-át a selejtezést ellenőrző levéltár vezetőjének javaslatára a selejtezésben résztvett dolgozók jutalmazására lehet felhasználni. Az iratselejtezés során teljesített kiemelkedő munkát — a selejtezést ellenőrző állami levéltár javaslatára — a jutalmazási keretből is lehet jutalmazni. 21. Az iratselejtezés lefolyásáról 2 példányban jegyzőkönyvet kell felvenni. A jegyzőkönyvben fel kell tüntetni a selejtezés alá került iratok keletkezésének évszámát, a selejtezés idejét, a selejtező nevét és a kiselejtezett iratok mennyiségét. A selejtezési jegyzőkönyvet az illetékes szervezeti egység kijelölt dolgozója, a selejtezési felelős és az állami levéltár részéről eljáró szakértő írja alá. A jegyzőkönyv egyik példányát az illetékes állami levéltárnak kell megküldeni, másik példányát pedig a selejtező szerv irattárában kell megőrizni. IV. Ellenőrzés. 22. A szervek vezetői az iratok megőrzésére vonatkozó ellenőrzési munkájuk során vegyék igénybe az illetékes állami levéltár segítségét. Kérelem alapján az illetékes állami levéltár köteles az iratok megőrzését megvizsgálni, megállapításait a szerv vezetőjével közölni. 23. Az iratselejtezés levéltári ellenőrzését a területileg illetékes állami levéltárak látják el. Az iratselejtezés időpontját az illetékes állami levéltárral 60 nappal előbb kell közölni. 24. A titkos ügykezelés iratai selejtezésének levéltári ellenőrzése csupán a kiselejtezett iratok átvizsgálására terjed ki. 25. A levéltári ellenőrzést végző állami levéltár a kiselejtezett iratokból bármely irat további megőrzését rendelheti el. A kiselejtezésre kiválasztott iratokból az állami levéltár által további megőrzésre kiemelt iratot a ki nem selejtezhető iratokhoz kell sorolni. Az iratnak a kiselejtezett iratok közül történt kiemelését a nyilvántartáson is keresztül kell vezetni. V. Iratok átadása a levéltár részére. 26. Az iratselejtezés során ki nem selejtezett iratanyagot az állami levéltárak veszik át. Az átadás—átvétel időpontját a szerv vezetője (a minisztériumban a Minisztériumi Titkárság vezetője) és az illetékes állami levéltár vezetője határozzák meg. A levéltár részére átadásra kerülő iratanyagot az átadás—átvétel lebonyolításáig a még nem selejtezett iratanyagtól elkülönítve kell az eredeti irattári rendben megtartani. 27. Az Íratok átadását, átvételét jegyzék kíséretében a tároló eszközeikkel (fedőlemez, heveder) együtt az átadó költségén kell lebonyolítani. 28. A levéltári átadásra kerülő iratokból a további működéshez szükséges iratokat a saját irattárában való megőrzés kötelezettségével bármely szerv visszatarthatja. A visszatartott ügyiratokat 2 példányban készült jegyzékbe kell foglalni. A jegyzék 1 példányát a vissza nem tartott iratokkal együtt az illetékes állami levéltárnak kell átadni. A másik példányt pedig a szerv irattárában kell megőrizni. 29. Az állami levéltárak kötelesek az átvett iratokból az átadó szervnek az ügyviteléhez esetenként szükséges iratokat meghatározott időtartamra rendelkezésre bocsátani. Záró rendelkezés. 30. Ez az utasítás 1961. november 1. napján lép hatályba. Molnár János s. k., miniszterhelyettes I. SZÁMÜ JEGYZÉK* 1. Személyi és munkaügyek. Alkalmazás és annak megszüntetése nem** Alkalmazottak állománykönyve (nyilvántartása) nem Aranydiploma kiállítását tanúsító iratok nem Állástalan diplomások ügyeire vonatkozó iratok (A. D. O. B.) nem Árvaellátási ügyek 30 év Áthelyezés ncm Átminősítés nem Besorolás (átsorolás) nem * Az iratmegőrzésre és selejtezésre vonatkozó szabályok azt célozzák, hogy egyrészről az intézmények, szervek működéséhez nélkülözhetetlen iratok irattárban tartását biztosítsák, másrészről lehetővé tegyék a politikai, tudományos, kulturális vagy gazdasági szempontból jelentős iiatanyag rendezett állapotban történő átadását az illetékes állami levéltárak részére. A különböző ügyiratcsoportokban jelentkező iratféleségek meghatározása az államigazgatás területén nem teljesen egységes, ezért különös figyelmet kell fordítani az utasítás 16. pontjában foglalt rendelkezésre, amellyel biztosítani kívánjuk a művelődésügy szempontjából alapvető fontosságú iratok megőrzését. Az I. számú jegyzékben több olyan ügycsoport szerepel általános megjelöléssel (pl. gyámügyek, gyermekvédelmi ügyek stb.), amelyek körébe tartozó egyes ügyek iratai a II. számú jegyzékben is szerepelnek. Ilyen esetben a rövidebb őrzési idő csak az olyan ügyiratokra vonatkozik, amelyek a II. számú jegyzékben megjelölt ügyek körébe tartoznak. A nem selejtezhetőnek minősített ügyiratok között gyakran találhatók csekély jelentőségű, az ügy érdeme szempontjából lényegtelen iratfélék, mint pl. értesítések, meghívók stb., amelyek megőrzéséhez nem fűződik érdek. Ezek az iratok selejtezhetők a II. számú jegyzékben foglaltak szerint, ha pedig abban nem szerepelnek, az utasítás 5. pontjának alkalmazásával kell eljárni. Az átvizsgált és zúzdásításra kijelölt iratok közül minden egyes iratfajtából egy-egy példányt (mintapéldány) meg kell őrizni. Az ügykörjegyzékkel vagy az utasítással kapcsolatban felmerült kérdésekben a Művelődésügyi Minisztérium Levéltári és Múzeumi Főosztályához kell fordulni. ** Ebben a rovatban a „nem*" megjelölés azt jelenti, hogy a címszó alá tartozó irat nem selejtezhető, az év megjelölés pedig az őrzési időt.