Oktatás, művelődés, sport; Pénzügy; Szövetkezetek; Társadalmi szervezetek; Társadalombiztosítás; Vízügy; Levéltári tapasztalatok

Szövetkezetek - A kisipari szövetkezeti szervek iratainak védelméről és selejtezéséről. Melléklet: 2 db iratjegyzék. • 1963.07.25 [5/1963 OKISZ Eln. sz. utasítás = OKISZ Értesítő 1963/28.]

őrzését és selejtezését a szövetkezetek vezetői saját hatáskörükben kötelesek biztosítani. Ezek az iratok a II. számú mellékletben feltüntetett őrzési idő eltelte után selejtezhetők. A selejtezés időpontjáról a területileg ületékes levéltárat 30 . nappal korábban értesíteni kell. Végül azokat az iratokat, melyek sem az I., sem a II. számú mellékletben felsorolva nincsenek, az ügyben történt utolsó intézkedést követő év végén lehet — egyébként ugyanolyan módon, mint a II. alatti mellékletben felsorolt iratokat — selejtezés alá vonni. (3) A szövetkezetek vezetői (elnökei) felelősek azért, hogy ne keiüljenek a (2) bekezdés alapján kiselejtezésre olyan iratok, melyek ugyan az I. számú mellékletben nincsenek felsorolva, azonban a folyamatos ügyintézéshez szükségesek, vagy pedig politikai, tudományos (történeti), kulturális, illetve gazdasági jelentőséggel bírnak. Ut. 5. § A R. 2. §. (2) és (3) bekezdéséhez: A szövetkezetek hatáskörüknek vagy feladatuknak megváltozása esetén 30 napon belül kötelesek az OKISZ-nak jelentést tenni, ha annak folytán az I., illetve II. számú melléklet tartalmi módosítása szükséges. A jelentést az illetékes KISZÖV útján kell felterjeszteni. A jelentést a KISZÖV-nek véleményeznie kell. , . 3. § •• (1) Az iratok épen és rendezetten való megőrzéséért a szerv vezetője felelős: köteles az iratok kezeléséhez szükséges dologi (felszerelt tárolóhely, irattár), valamint személyi (iratkezelő, irattáros) feltételeket biztosítani. . (2) A szerv irataiból megsemmisítésre vagy nyersanyagként való felhasználásra bármely irat — kezelésének módjától (pl. titkos kezelés) függetlenül — csak iratselejtezés útján emelhető ki. Ut. 6. § A R. 3. §. (2) bekezdéséhez: A rendelkezés nem érinti az államtitkot tartalmazó ügyirat, illetőleg ügyiraton tett intézkedés tervezetének elkészítése során keletkezett fogalmazványpapírok gyorsírási jegyzetek stb. megsemmisítésére vonatkozó külön rendelkezések hatályát. ., 4-§ (1) A jegyzékbe felvett iratfajták irattári őrzési idejét a miniszterek és országos hatáskörű szervek vezetői határozzák meg, az őrzési idő azonban az iratok keletkezésétől számított 10 évnél rövidebb nem lehet. (2) A szervek az irattári őrzés idejének lejártától számított 3 éven belül kötelesek az iratokat selejtezés alá vonni. (3) A községi tanácsok jegyzékébe felvett iratfajtáit keletkezésüktől számított 5 év elteltével további irattári megőrzésre — jegyzőkönyv felvétele mellett — a járási tanácsok veszik át. A járási tanácsok a községektől átvett iratanyagot a saját irattári anyagukkal együtt őrzik, majd selejtezik. A jelen rendelet hatálybalépéséig keletkezett községi iratanyagnak fokozatosan történő átvételéig az iratok megőrzéséről a községi tanácsok gondoskodnak. (4) A jegyzékbe felvett iratfajták rendkívüli selejtezésének nincs helye. Ut. 7. § A R. 4. §. (1) bekezdéséhez: Az I. számú mellékletben felsorolt iratfajtákat keletkezésüktől számított legalább 10 évig, illetőleg az ezen mellékletben megjelölt ideig kell megőrizni és ennek elmúltával selejtezés alá vonni. Egyéb, tehát nem a R. 2.—10. §-ai alá eső iratfajtákat — az I. számú mellékletben megjelölt iratoktól függetlenül — az Ut. 4. §. (2) bekezdésében írt őrzési idő letelte után, a szövetkezet irattárából az évi selejtezési eljárás során selejtezhetők ki (értékesíthetők). Ut. 8. § ' A R. 4. § (4) bekezdéséhez: Rendkívüli iratselejtezésnek minősül az iratoknak irattári őrzési idejük lejárta előtti selejtezése, vagy a selejtezésnek a R. szabályaitól eltérő lefolytatása. 5. § (1) A jegyzékbe felvett iratfajták megőrzését és selejtezését a szerv vezetője, valamint a felügyeleti szervek hivatalból ellenőrizni kötelesek. A szervek vezetői az iratok selejtezésével járó szervezési és ellenőrzési feladatok ellátásával külön selejtezési felelőst kötelesek megbízni. (2) Az iratok selejtezésének végrehajtására olyan dolgozókat kell kijelölni, akik az iratok ügyviteli szükségességével, politikai, tudományos (történeti), kulturális és gazdasági jelentőségével tisztában vannak. (3) Az iratok selejtezése során csak azokat az iratokat szabad kiselejtezni, amelyek politikai, tudományos (történeti), kulturális és gazdasági szempontból értéktelenek. (4) A kiselejtezett iratanyag értékesítéséből befolyt összeg 40%-át a selejtezést ellenőrző levéltár vezetőjének javaslatára a selejtezésben résztvett dolgozók jutalmazására lehet felhasználni.