Oktatás, művelődés, sport; Pénzügy; Szövetkezetek; Társadalmi szervezetek; Társadalombiztosítás; Vízügy; Levéltári tapasztalatok
Oktatás, művelődés, sport - Az iratmegőrzés és iratselejtezés tárgyában; a 1022-38/1951 KM sz. utasítás módosítása és kiegészítése. Melléklet: 4 db. • 1952.04.17 [114-0820/1952. K. M. sz. utasítás = Közoktatásügyi Közlöny 1952/8.]
A selejtezőnek a III. számú ügykörjegyzék használatánál minden esetben az alábbiakat kell figevlembe venni: 1. Az ügykörjegyzék nem telje-, hanftm csak a gyakrabban előforduló iratfajtákat, ügyeket, ismerteti. 2. Az ügykörjegyzék mindig egy-egy iratfajta, vagy ügy iratainak megőrzésére vagy kiselejtezésére általánosságban ad tájékoztatást. Tekintve azonban, hogy nem . iralsorozatokat, hanem minden egyes ügyet külön-külön kell átvizsgálni, mindig figyelembe kell venni, hogy ez általánosságban kiselejtezheujnek minősített irat sorozatokban (t. i. azokban, emelyeknek őrzési ideje már ípjártj, melyek azok a darabok, amelyeket nieg kell őrizni. Például: a tanulók orvosi Vizsgálatára vonatkozó iratok az ügykörjegyzék szerint 2 év múlva k : selejtezhelők. de ha ebben az ügykörben vannak mondjuk 1930-ból származó olyan iratok, amelyek a tanyai iskolák növendékeinek rossz egészségi állapotára, gyenge táplálkozására stb vonatkozólag lartn'maznak adatokat, ezeket az iratokat mindenképen meg keli. őrizni még akkcv is, ha a 2 évi őrzési idejük már 1932-b:n lejárt. Az ügyirat politikai tartalma a döntő, azért minden ügyiratot egyedlieg gondosan ál kell vizsgálni. 3. Az 1945. e'őtt keletkezeti iratanyagra vonatkozóan az ügykörjegyzékei clyan módon kell használni, hogy az iraton lévő utolsó kiadványozó? keltéhez — ha az ügy* irat kiselejtezés Vnek az I. vagy II számú ügykörjegyzékben meghatározott akadálya nincs, — hozzáadjuk a megőrzési időt és ha ez az idő már léteit, akkor m'nősíthető az ügyirat kiselejtezhctőnek. Például: egy 1932ben keletkezeit adóügyi iratot 5 évig kell megőrizni az ügykörjegyzék szsrinl. 1952-ben tehát, ha tartalmára tekintettel nem kell megőrizni, ki lehet selejtezni. De például, egy 1932-ben keletkezeti bérleti szerződés iratait, minthogy az ilyen iratok őrzési időtartama 40 év, 1952-ben még nem lehet kiselejtezni4. Az ügykörjegyzék bizonyos iratfajtákr.t és ügyekel — éppen azokat, amelyeknek megőrzése mindenképen fontos — nemcsak egy, hanem több címszó alatt is felsorol. Ha a selejtező tehát egyik címszó alatt esetleg nem találja a keresett iratfajta vagy ügy őrzési Idejének maghatározását, keresse azt az azonos értelmű más szó kezdőbeiüjéné). Ha pedig n selejlezö így sem talál az ügykörjegyzékben tájékoztatásit, vagy kételye; vannak arra vonatkozóan, hogy az irat az Ügykörjegv zék melyik meghatározása alá tartozik, illetőleg arra. hogy az irat egyáltalán kiselejtezhető-e, ilyen esetben mindig helyezze el az iratot megbeszélés céljából külön csoportba. Ugyanezt a eljárást kövesse azokkal az 1945 előtt keletkezett iratokkal kapcsolatban is, amelyeknek fajtája az ügykörjegyzékben nem szerepel. 5 A selejtezők saját és munkatársaik munkájának megkönnyítése érdekében - selejtezés közben gondosan jegyezzék fel azokat az iratl'ajtákat, vagy ügyeket, amelyek az ügykörjegyzékben nem fordulnak elő és errő, legyenek jelentést a selejtezési felelősnek. Ezekkei később az ügykörjegyzéket ki lehet egészíteni, teljessé lehet tenni, sőt már a selejtezés folyamán az ilyen ügyekkel, illetve iratfajtákkal kapcsolatos kérdéseket az összes munkacsoportokra vonatkozóan egységesen lehet szabályozni. 6. Az 1945-ben vagy azt követően keletkezett iratoknál az őrzési időt az ügy érdemi elintézésének kelté, tői kell számítani I. számú jegyzék. Ebben a jegyzékben felsorolt, iratokat a Magyar Munkásmozgalmi Intézetnek kell átadni tekiníet nélkül az eddig kiadott utasítások vagv ügykörjegyzékek tartalmára. 1. Az 1848. január 1-től 1946. december 31-ig terjedő időszakban keletkezett iratok, amelyek a munkásmozgalommal, parasztmozgalommal, vagy bármilyen politikai mozgalommal kapcsolatosak, ideértve a fasiszta jellegű mozgalmak iratait is, továbbá ipari, mezőgazdasági szempontból lényeges (jellemzői adatok vagy leírások. 2. Az 1919. január 1-től december 31-ig terjedő időben keletkezelt iratok. 3. 1945. előtt keletkezett bizalmas jelzésű iratok. 4. Rendőrségi, csendőrségi, katonai vagy más karhatalmi szervekkel, továbbá szakszervezetekkei, pártokkal, társadalmi szervezetekkel, tömegszervezetekkel kap csoialos levelezések, átiratok. ' 5. Leventeügyek, nemzetőrségi ügyek. 6. Politikai okból elrendelt fegyelmi vizsgálatok iratai7. Politikai okból (indokolással) teljesített vagy elutasított kérelmek (kinevezés, felvétel, elbocsátás stb. ügyekben). 8- Kinevezéssel, alkalmazással vagv bármely ügy eldöntésével kapcsolatban adott vagy kapott politikai jellemzések 9. Politikai jellegű falragaszok (plakátok) röpiratok, kéziratok 10. Munkásmozgalmi vonatkozású politikai tartalmú könyv, brosúra, ideértve a politikai munkásmozgalmi kérdésekkel foglalkozó sokszorosított iratokat is (kivéve a jelenleg is forgalomban lévő könyveket é> füzeteket.) 11. Népi bizol! ságok (ideértve az üzemi bizottságokat is) iratai. 12. Egyházakkal, egyházi szervekkel, egyházi személyekkel kapcsolatos minden olyan iratanyag, amely politikai vonatkozású. 13. Tanonc- és középisko ; ákban a tanulók szervezkedéséire vonatkozó iratok (pl. kizárások), továbbá a bánásmódra jellemző iratok. 14 Egyetemi és főiskolai ifjúsági mozgalmakra vonatkozó Irtatok. 15. A tanoncok tatásra vonatkozó politikai tartalmú iratok //. számú jegyzék.. Ebben az ügykörjegyzékben felsorolt iratokat abban az esetben sem szabad kiselejtezni, ha a III. számú jegyzékben megállapított őrzési időtartam lejárt. 1. Az intézetek, intézmények, vállalatok -szervezetére, működésére, fejlődésére és ügykezelésére vonatkozó alapvető fontosságú adatokat tartalmazó iratok. 2. Politikai, gazdasági, tudományos, történeti vagy művészeti szempontból értékes iratok. 3. Műszaki leírások, műszaki gyártási és gyári tervek. 4. Az 1867- évben vagy azt megelőző időkben keletkezett iratok. 5. Az 1919. és 1944—45. évben keletkezett iratok. 6. Az irattárakban őrzött közlevéltári anyag. 7. Intézetek, intézmények, vái'alatok, mozgalmak, állások, ösztöndíjak, stb. alapítására, szervezésére, megszűnésére vonatkozó iratok. G. Az oktatás vagv a nevelés elvi szempontjából jelentős kérdésekre vonatkozó iratok 111. szem ti jegyzék. Adatgyűjtés, statisztikai feldolgozás alapjául szolgált kérdőív és jelentés a feldolgozás után. (Lásd még kérdőív és kollégium címszó alatt is, valamint középiskolák statisztikai anyagánál.) — — — — •— ' 3 évAdósok nyilvántartása ós fizetés felhívási könyve — — — — — — — — — 5 év Adóügy — — — — — — — — — 5 év Alapítványi főkönyv, nyilvántartó könyv, számlakönyvi kivonat és zárószámadás — nem se'.ej! Alapok S7abályzat-tervezetei — — — — nem ssliejt Alkalmazási kérelem, alkalmazás és annak megszüntetése- — — — — — — — nem selejt Alrovat elszámolási ívek (1951. év előtti) — 5 év Alrovat elszámolási ívek (1951. évtői. ha eredeti) — — — — — — ____ nem selejt Alrovat elszámolási ivek (1951. évtől, ha másolatok) — — — — — — — — — 5 év Alrovat összesítő — — — — — —' — 2 év Anyakönyv — — nem selejt Apponyi kollégium ügyei — — '— — — nem '."eleji
