Közlekedés, posta, MÁV; KSH; Külügy; MTA; Mezőgazdaság, élelmezésügy; Munkaügy; Nehézipar; NEB

Közlekedés, posta, MÁV - A.3.sz. Ügyviteli utasítás újbóli kiadása. • 1991.07.12 [66/1991. (MÁV Ért. 27-28.) IJI sz. utasítás = MÁV Értesítő 1991/27-28.] - A.3.sz Ügyviteli utasítás újbóli kiadásáról a vasúti szervek részére. • 1997.11.21 [103/1997. (MÁV Ért. 47.) IJI sz. utasítás = MÁV Rt. Értesítője 1997/47.]

20. Tájékoztatás az iratokról 20.1 Az ügyirati elintézési tervezetekről és általában bármely tárgyalás alatt levő ügyről csak az érdekelt szervezeti egység vezetőjének vagy felhatalmazás alapján az ügy intézőjének engedélyével lehet tájékoztatást adni, s annak tényét az iratra rá kell vezetni. 20.2 Ügyiratot az egyes ügyviteli rendszerek között az 1. sz. mellékletben rögzített viszonylatban, az ott meghatározott módon lehet az egyes zárt ügyviteli rendszerek között mozgatni. Azokban az ügyekben viszont, amelyekben jogszabály valamely szerv részére véleményezési, egyeztetési, közös döntési vagy kifogásolási jogot biztosít, az ügyirat az illetékes szervnek eredetiben átadható. Ha az ügyiratot eredetiben kell valamely kiadmánnyal elküldeni, a mellékelt ügyiratról iratjegyzéket kell készíteni, amelyre rá kell vezetni, hogy az eredeti ügyiratot melyik szervhez, mikor és milyen számon küldték el. 20.3 A kiadmányozás megtörténte előtt a kiadmány-tervezetről másolatot kiadni nem szabad. Kiadmányozott, illetve irattározott ügyiratról az ügyiratot felfektető szerv, szervezeti egység vezetőjének engedélyével lehet másolatot készíteni, illetve kiadni. A másolatokat hitelesíteni kell. 20.4 Az eredeti aláírással ellátott kiadmányok másolatait „a másolat hiteléül" és az erről készített további másolatokat „a kiadmány másolatának hiteléül" záradékkal, aláírással és téglalap alakú bélyegző lenyomattal kell ellátni. 20.5 Az iratkezelők az ügyiratok intézésével kapcsolatban csak az ügyintéző személyére nézve adhatnak felvilágosítást. 20.6 Az ügyiratokat a hivatali épületből indokolt esetben az illetékes szerv, szervezeti egység vezetőjének engedélyével szabad kivinni. VII. Fejezet Irattári megőrzés és selejtezés 21. Irattári és levéltári anyag, az iratok átadása a levéltárnak. 21.1 Irattárba kell helyezni azokat az ügyiratokat: - amelyeknek irattározására a kiadmányozásra jogosult írásbeli utasítást adott és - amelyek kiadás utáni rovat adatai szerint további irányítást nem igényelnek. 21.2 Levéltári anyagnak kell tekinteni a gazdasági, jogi, honvédelmi, tudományos, műszaki, művelődési vagy egyéb szempontból jelentős történelmi értékű iratokat. 21.3 Az irattári anyagnak azt a részét amelyre már az ügyvitel érdekében nincs szükség: a) ha nem történeti értékű selejtezni kell, b) ha történeti értékű, az illetékes levéltárban kell elhelyezni. 21.4 A levéltárba tartozó irattári anyag átadása 5 évenként egy alkalommal történik. Az átadás időpontját az átadó a levéltárral egyetértésben állapítja meg. Az átadó az irattári tételeket nyilvántartásaikkal együtt rendezetten, a raktári jegyzék kíséretében és a biztonságos őrzéshez szükséges tárolási eszközökkel ellátottan, saját költségen adja át a levéltárnak. A levéltár csak teljes és lezárt évfolyamokat vesz át. 22. Irattári terv 22.1 Az iratok rendezése irattári terv alapján történik. Az irattári terv rendszerbe foglalja azokat az irattári tételeket (tárgyi csoportokat) amelyek szerint a szerv iratait tagolja, meghatározza az ügykörök és ezen belül tárgykörök számozási rendszerét. Az irattári tételeket rendszerbeli helyüknek megfelelően számmal kell ellátni. Az irattári terv meghatározza, hogy mely irattári tételek (tárgyi csoportok) iratai nem selejtezhetök, illetve, hogy a selejtezhető irattári tételek iratait ügyviteli érdekből meddig kell megőrizni. Az irattári terv a nem selejtezhető irattári tételek iratainak levéltárba adásának határidejét is meghatározza. Az irattári tervet ügykör változás esetén új tételekkel kell kiegészíteni, amelyről a levéltárat is tájékoztatni kell. 22.2 Az Utasítás hatálya alá tartozó szervek irattári tervét az Utasítás 8.sz. melléklete tartalmazza a betűrendes ügykör-jegyzékkel együtt. 23. Az irattári kezelés rendje 23.1 A számítógépes iktatási programot alkalmazó szerveknél, szervezeti egységeknél az ügyintéző meghatározása alapján maga az iktató program látja el az ügyiratköpenyt irattári tételszámmal, feltünteti a selejtezés évét, illetve a nem selejtezhető ügyiratokhoz az „nem" szó mellett a levéltárba adás évét. A számítógépes nyilvántartási rendszert nem alkalmazó szerveknél ezen adatoknak az előadóíven történő feltüntetéséről az ügyiratnak az irattárba helyezése előtt az ügyintézőnek kell gondoskodni. Az irat selejtezési évét, valamint az irattárba adás évét az iktatás időpontjától kell számítani. 23.2 A számítógépes nyilvántartási rendszert nem alkalmazó szerveknél az ügyiratokat az irattári nyilvántartókönyvben (17. sz. iratminta a tételszám feltüntetésével nyilvántartásba kell venni. 23.3 Az ügyiratokat irattári tételszámuk szerint kell rendezni évenként elkülönítve, irattári tételen belül az iktatószámok emelkedő sorrendjében és az irattári tervben meghatározott ideig meg kell őrizni. 23.4 Az irattár - az ügyirat irattárba helyezése előtt az újra bemutatásra jelzett ügyiratokról szóló értesítést