Közlekedés, posta, MÁV; KSH; Külügy; MTA; Mezőgazdaság, élelmezésügy; Munkaügy; Nehézipar; NEB
Közlekedés, posta, MÁV - A.3.sz. Ügyviteli utasítás újbóli kiadása. • 1991.07.12 [66/1991. (MÁV Ért. 27-28.) IJI sz. utasítás = MÁV Értesítő 1991/27-28.]
1. sz. Függelék Alszámos ügyiratkezelés alkalmazása a vasútigazgatóságok Építési és Pályafenntartási, valamint Közgazdasági és Fejlesztési Osztályain A vasútüzem területén folyó beruházási, felújítási- rulása, állásfoglalása, véleménynyilvánítása, kötelezettés építési munkák ügyvitelének egyszerűbbé, ügykeze- ségvállalása vagy intézkedése szükséges az ügyintéző lésének könnyebbé tétele céljából a munkákra vonat- által felfektetett, az alapügyirat és az alszám együttes kozó teljes iratanyag állandó együttartása érdekében iktatószámával ellátott ügyiratköpenyt lehet használni, a vasútigazgatóságok Építési és Pályafenntartási, va- Ez az alszámos ügyirat központi iktatásra nem kerül, lamint a Közgazdasági és Fejlesztési Osztályain az Ezért az alszámos ügyirat iktatása (kéziratilag tinilyen munkákra vonatkozóan az iratok alszámos ke- tával), nyilvántartása, irányításának előjegyzése és mozzelési rendjét kell alkalmazni. gásának figyelemmel kisérése az ügyiratot kezelő ügyAz erre vonatkozó teendők egységes eljárásának intéző fontos kötelessége, biztosítása végett: ad.g) Az alszámos ügyirat ügyintézője a megjegyzés elnevezésű rovatba köteles „üi”, azaz ügyirat bejegyzést 1. Az ügyet elindítása alkalmával alapügyiraton a tenni és ugyanebben a rovatban azoknak a szerveknek vasútigazgatóság központi kezelő irodájában iktatni nevét feltüntetni, ahová az ügyiratot irányította, és nyilvántartásba kell venni. Visszaérkezéskor az előzetesen feltüntetett irányítás adatait olvashatóan áthúzni, s alatta a visszaérkezés 2. Az ügyirat tárgyának megválasztásánál utalni kell keltét feltütni kell.- a munka pontos megjelölésére,- a munka helyére, 6. A központi iktatású alapügyirat kímélése és az- az építői minőségre, ügyre vonatkozó alszámok nyilvántartási adatainak ké- a munka beruházási vagy felújítási jellegére. sőbbi idők során is fontos, olvashatósága érdekében célszerű, a teljes alszámos anyagot előre elkészíteni* 3. Az 1. és 2. pontok szerint iktatott és nyilván- dossziéban gyűjteni az alszámok emelkedő sorrendjétartásba vett ügyirat képezi az ügyre vonatkozó és a ben. Ez a keményebb fedőlap (karton) az alapügyirat későbbiek során keletkező valamennyi ügyirat alapü- állandó mellékletét képezi, attól nem választható el. gyiratát. Ennél fogva a később keletkezett - érkező és kimenő - iratokat ennek az alapügyiratnak alszá- 7. Az alapügyirat a hozzátartozó fedőlappal csak a maival kell az ügyintézőnek magában az alapügyiratban munka teljes befejezése után (pénzügyi elszámolás, előrenyomtatott rovatoknak megfelelően nyilvántar- valamennyi építési hiány pótlása, stb.) az illetékes tásba venni. Az ügyirat minden lényeges adatát, moz- osztályvezető engedélyével irattároható. Ez az aláírás gását nyilván kell tartani. azt igazolja, hogy az ügyben további intézkedésre nincsen szükség. 4. Az alapügyiratok céljaira olyan ügyiratköpenyt kell használni, melynek második, harmadik és negyedik 8. A vasútigazgatóságok Építési és Pályafenntartási oldala - szükség szerint a megfelelő méretű betétíve Osztályán a felújítási- építési munkák is alszámos- az alábbi rovatokat tartalmazza: rendszerben kerülnek lebonyolításra. Ilyenkor, ha a a) alszám, felújítási munka valamely beruházással összefügg, az b) az érkezés napja, alapügyirat iktatása alkalmával kölcsönösen utalni kell c) a beadó neve, beadvány kelte, száma, mellékletek az előadóív első oldalán a „kapcsolatos” rovatban a száma, vonatkozó ügyirat számának feltüntetésével. d) az irat tárgya, e) elintézés módja, mellékletek száma, 9. A saját vállalkozásban kivitelezésre kerülő beruf) az elintézés (elküldés) kelte, házási és felújítási munkák kivitelezői iratanyagát is g) megjegyzés. célszerű a fentiek szerint szabályozott alszámos rendad.e) Az ügyintéző mindenféle levelezésről egy má- szerben kezelni. Ilyenkor az alapügyirat tárgya megsolati példányt köteles az alapügyiratban elhelyezni, jelölésében nem építtetői, hanem a kivitelezői minőha valamely iratot „eredetiben” kell továbbítani az ségre kell utalni, alapügyirat részére másolatot kell készíteni, megjegyezve azt, hogy az eredeti iratot kinek, mikor és 10. Tekintettel arra, hogy az alszámos ügykezelési hová küldték. rend az alapügyirat tekintetében biztosítja a központi nyilvántartást, az alszámos ügyiratok mozgásának fi5. A közbenső intézkedések során olyan ügyekben, gyelemmel kísérése, az ügykezelési teendők ellenőramelyekben több osztálynak, MÁV szervnek hozzájá- zése, az osztályok és az ügyintézők kötelessége. 27-28. szám _______________________A Magyar Államvasutak Értesítője 361
