Közlekedés, posta, MÁV; KSH; Külügy; MTA; Mezőgazdaság, élelmezésügy; Munkaügy; Nehézipar; NEB
Közlekedés, posta, MÁV - A.3.sz. Ügyviteli utasítás újbóli kiadása. • 1991.07.12 [66/1991. (MÁV Ért. 27-28.) IJI sz. utasítás = MÁV Értesítő 1991/27-28.]
előadóívbe kell helyezni, melyet a hatálytalanított ügy- napját, a beadó nevét, az irat keltét és számát, az irat számával és a tárgy megjelölésével kell ellátni, ügy tárgyát (alatta a mellékletek darabszámát), az Átszámozást kizárólag bélyegzőlenyomattal lehet vé- előirat számát és az esetleges megjegyzést kell beírni gezni, és az új előadóív (ügyiratköpeny) iktatószáma (iktatási adatok). Az iktatókönyvben ugyancsak annak fölé „átiktatott” megjelölést kell írni. Az ügyirat ik- rovatainak megfelelően kell az iktatási adatokat feltatási idejeként az eredeti ügyirat iktatásának idő- tüntetni. pontját kell feltüntetni. Átiktatást csak a központi 11.5. Az év utolsó munkanapján az iktatólapot és kezelő iroda végezhet. az iktatókönyvet, az iktatásra felhasznált utolsó sor10.9. Olyan ügyirat helyett, amely intézkedés előtt számot követően aláhúzással a központi kezelő iroda vagy intézkedés után elveszett, (megsemmisült) pótü- vezetőjének, illetve a szervezeti egység iratkezelőjének gyiratot kell felfektetni. Az elveszett ügyirat helyett aláírásával, keltezéssel és hivatalos bélyegző lenyomafelfektetett előadóívre a „pótügyirat” szót, az iktató- tával kell lezárni az évben alkalmazott utolsó iktatószám rovatába pedig az elveszett ügyirat iktatószámát szám feltüntetésével. Az iktatólapon és az iktatókönyvpiros tintával kell beírni. A pótügyiratba az eredeti ben sorszámot üresen hagyni nem szabad. ügyirat elveszésének tényét, valamint az abban tett intézkedéseket az ügyintézőnek röviden be kell je- 12. Az ügyiratok csatolása éezni, s a bejegyzéseket a szervezeti egység vezető- 121 Csatolás alatt azt az iratkezelési cseiekményt jének alá kell írnia. Pótügyiratban érdemi intézkedést kell érteni amikor egy iktatoU ügyiratQt a korábban Tr,n^’ tenm tilos. iktatott azonos tárgyú előzményével (továbbiakban: 10.10. A szervezeti egység vezetője a pótügyirat dőírat) a kö ti kezdő iroda ft felfektetése előtt az ügyirat elveszésének (megsemmi- 12.2. Ugyanabban a tárgyban később iktatott azonos sülősének) körülményeit előzetesen vizsgálni, az elve- tárgyú ügyirat az utóirat. Az utóirat száma mindig szett okmányok és iratok szükség szerinti pótlásáról magasabb, mint a tárgyévben iktatott előirat száma, gondoskodni és a felelőssel szemben eljárni köteles. 12.3. Kapcsolatos ügyiratok azok az ügyiratok, ame10.11. A szervezeti egységeknél iktatásra kerülő lyeknek a tárgya ugyan eltérő és más előzményből iratoknál Gy.számot kell alkalmazni. Gy.szám alatt származó, de a tárgyalt ügyek valamilyen szempontból azoknak a kisebb jelentőségű, egyszerű tényállásé kapcsolódnak egymáshoz. Az ellentétes intézkedések ügyeknek a kezelése történhet, amelyeknek külön nyíl- elkerülése érdekében az ügyiratokon kölcsönösen fel vántartása szükséges, de iratanyaguk két évnél keu tüntetni a kapcsolatos ügyirat számát is. hosszabb irattári megőrzést nem igényel, (ügydarab) 12.4. Az ügyiratot és előiratát minden évben csatolni 10.12. Ha az ügydarabok elintézése Írólappal vagy kell függetlenül attól, hogy az előirat a tárgyévben más egyszerű módon történik aztt annyi példányban vagy valamely megelőző évben volt-e iktatva. Kettő kell elkészíteni, hogy abból egy a szervezeti egység előirat csatolása esetén két példányban elkészített iratgyűjtőszámos irattárában maradjon. jegyzékbe (7.sz.iratminta) kell helyezni azokat és iktatószámúkat - évente emelkedő sorrendben - fel kell 11. Iktatókönyv, az iktatás adatai tüntetni az iratjegyzéken. 11.1. A központi iktatásra minden év január 1-től 12.5. Csatolni csak irattárba helyezett ügyiratot leújonnan kezdett, nagyalakú, oldalszámozott iktatóla- bet. da a csatolandó előirat még nincs irattárban és pót kell használni. (5.sz.iratminta) melyeket a naptári ezdt’ va8Y bármely okból nem lehet csatolni, akkor év végén be kell kötni. Az azonos Gy.számú ügyda- az ügyiratra fel kell jegyezni az előirat számát, valamint rabokat - naptári évenként elkülönítve - kisalakú, az*’ bogy hol található és mióta van a jelzett helyen, oldalszámozott iktatókönyvben kell nyilvántartani. 12.6. A csatolás csak irattári előjegyzés alapján (ó.sz.iratminta) történhet és a csatolás tényét az irattári nyilvántar11.2. Az iktatólapokat és az iktatókönyvben fel- tókönyvben mind az ügyiratnál, mind az előiratnál használt lapokat összeragasztani, illetve a rajtuk fel- e*d kell jcgyezn>jegyzett adatokat bármely módon olvashatatlanná tenni Í2J' A központi iktatású ügyiratokat az ügydaranem szabad. A téves bejegyzést úgy kell megsemmi- bokkal nem szabad csatolni, az ügydarab azonban síteni, hogy annak ténye kétségtelen legyen, a bejegyzés előjegyZés után központi iktatású ügyiratba helyezhető, azonban olvasható maradjon. 12A Ha valame*y ügyirathoz csatolt előiratot az 11.3. Téves iktatás esetében az iktatólap „megjegy- ügyintéző más ügyirathoz kíván csatolni, ezt a központi zés” rovatában meg kell jelölni, hogy a tévesen iktatott keze10 iroda útÍán az irattárban kell elvégezni, ügyirat mely új számon van nyilvántartva. A megsemmisített sorszámra újabb iktatást nem szabad végezni. ' utatozas 11.4. Az iktatólapra - rovatainak megfelelően - az 13.1. Az iktatott ügyiratot minden év kezdetén ujoniktatószámot, az iktatószám alá az iktatást kérő szer- nan nyitott, bekötött, regiszteres név- és tárgymutató vezeti egység megnevezését, az érkezés hónapját és könyvben kell mutatózni. (8.sz. iratminta) 27-28. szám _______________________A Magyar Államvasutak Értesítője 349
