Közlekedés, posta, MÁV; KSH; Külügy; MTA; Mezőgazdaság, élelmezésügy; Munkaügy; Nehézipar; NEB

Közlekedés, posta, MÁV - Ügyviteli utasítás a KPM Vasúti Főosztály (MÁV Vezérigazgatóság), vasútigazgatóságok, központi igazgatóságok és a központi hivatalok részére. • 1979.01.01 [MÁV Vezérigazgatóság A. 3. ügyviteli utasítás] - A.4.sz Ügyviteli utasítás újbóli kiadásáról a vasúti szervek részére. • 1991.05.31 [52/1991. (MÁV Ért. 21-22.) IJI sz. utasítás = MÁV Értesítő 1991/21-22]

22.2. A jóváhagyott ügyiratról, ügydarabról másolat készítésére, illetve másolat kiadására az ügyiratot felfektető szolgálati hely vezetője adhat engedélyt. Az elkészült másolatot hitelesíteni kell. A hitelesítés úgy történik, hogy a másolaton a keltezés után feltüntetik „a másolat hiteles"szavakat. Teljes névaláírással és téglalap alakú bélyegzőlenyomattal kell ellátni. VII. FEJEZET Irattári kezelés, megőrzés és selejtezés 23. Irattári kezelés 23.1. A lezárt (elintézett ügydarabokat, ügyiratokat) irattárba kell helyezni. Lezártnak tekinthetők azok az ügydarabok és ügyiratok, melyekben a válaszok, jelentések, előterjesztések, értesítések, tervezetek, javaslatok, stb. készítése és jóváhagyása,továbbítása, kiadása megtörtént vagy az ügydarab, illetve ügyirat irattárba helyezésére a szolgálati vezető utasítást adott. 23.2. Az irattári elhelyezésnél az ügydarabokat és az ügyiratokat gondosan meg kell vizsgálni abból a szempontból, hogy azok az irányítás szerint megjelölt valamennyi részlegnél, ügyintézőnél jártak-e, továbbá, hogy a hozzájuk tartozó pótívek vagy egyéb mellékletek és a csatoltnak jelzett iratok visszaérkeztek-e. Vizsgálni kell nem maradt-e a csatolt iratok mellett elintézetlen irat. Az esetleges hiányosságot az irattárba helyezés előtt pótolni kell. 23.3. Az ügyiratokat irattárba helyezés előtt az első oldal bal felső részének megfelelő rovatában irattári tételszámmal kell ellátni és azt a nyilvántartókönyvben elő kell jegyezni. 23.4. Az irattárba helyezett ügydarabokat nyilvántartási számuk sorrendjében kell megőrizni és a lezárás (irattárba helyezés) évet követő 2 év múlva selejtezni kell. 23.5. Az ügyiratokat a felfektetés évét követő 2 év múlva (az ügydarabok selejtezésekor) irattári tételszámuk szerint, évenkénti csoportosításban kell az irattári tervben megjelölt ideig megőrizni. 23.6. Az ügyirathoz tartozó mellékleteket az ügyiratban kell megőrizni és azzal együtt kell kezelni. Amennyiben a mellékletek rendkívüli terjedelmük miatt az ügyiratok között nem kezelhetők, azokat külön csomagként kell elhelyezni. A csomagra az ügyirat iktató és évszámán kívül rá kell vezetni az irattári tételszámot és a nyilvántartó könyvben fel kell jegyezni a megőrzés helyét. 23.7. Az irattárba helyezett ügydarabokat, ügyiratokat csak az irattárt kezelő dolgozó adhatja ki. 23.8. Az irattári ügydarabok, ügyiratok kiadása a kikérő részleg megnevezését és telefonszámát is feltüntető olvasható névaláírással, kelettel ellátott elismervény ellenében történik. Az elismervényben az irat számát, tárgyát fel kell tüntetni és azt az átvett ügydarab, ügyirat helyén kell megőrizni annak visszaérkezéséig. 23.9. Az irattárba elhelyezett ügydarabokat, ügyiratokat csak az azt felfektető szolgálati egység vezetőinek engedélyével szabad kiadni, ha azt irattárba helyezés előtt az ügyiratban, ügydarabon előjegyezték. 23.10. A személyi anyagokból kiemelt iratokat zárt egységként ügyiratban, irattárban kell megőrizni az irattári tervben előírt ideig. Ezen ügyiratok csak a munkáltatói jogkör gyakorlójának engedélyezésével adható ki. 23.11. A személyi iratokat: kinevezési okmányokat, megbízásokat, a megbízás alóli felmentéseket, dicsérő és elismerő iratok ügyeit tartalmazó ügyiratokat csak az ügyiratot felfektető részleg részére lehet kiadni. 23.12. Ügyfélnek, illetőleg az ügyfél képviselőjének csak olyan ügyiratok, ügydarabok megtekintését szabad megengedni, amelyek intézése során a szolgálati főnökség az ügyfelet érintő jogot vagy kötelezettséget állapított meg, részére adatot igazolt vagy nyilvántartást végzett. Az ügyfelet vagy képviselőjét az iratok megtekintésének joga olyan mértékben illeti meg, amilyen mértékben ezt az ügyfél jogainak védelme indokolja. Ilyen esetben az ügyfél, illetőleg képviselője az eljárás során keletkezett iratokba betekinthet és azokról másolatot készíthet. A szolgálati főnökség az ügyfélen vagy az ügyfél képviselőjén kívül más személynek (szerv képviselőjének) is megengedheti az iratokba való betekintést vagy másolat készítését, ha igazolja, hogy azok tartalmának ismerete, jogainak biztosítása vagy feladatainak ellátása céljából szükséges. 23.13. Az irattárba helyezett iratba való betekintésre, illetve az iratról hiteles másolat készítésére az iratot őrző szolgálati főnökség vezetője adhat engedélyt. Az iratokba történő betekintésnél idegen felek esetében az engedélyt adó szolgálati főnökség dolgozójának jelen kell lennie. A betekintés a másolat készítés tényét a betekintő - idegen fél esetében a jelenlévő dolgozó - tartozik az iratba bejegyezni. 23.14. Az irattár, valamint az irattári anyagok, eszközök elhelyezésére száraz és tűzbiztos helyiséget kell biztosítani. Az iratok irattári rendben való megőrzéséhez szükséges tárolóeszközöket és kezelési segédleteket a szolgálati főnökség vezetőjének kell biztosítania. 24. Irattári és levéltári anyag 24.1. Irattári anyagnak kell tekinteni a vasút működése során keletkezett valamennyi és az 5.1. pontban felsorolt iratot. 24.2. Levéltári anyagnak kell tekinteni a gazdasági, politikai, jogi, honvédelmi, tudományos, műszaki, művelődési vagy egyéb szempontból jelentős történeti értékű iratokat.