Közlekedés, posta, MÁV; KSH; Külügy; MTA; Mezőgazdaság, élelmezésügy; Munkaügy; Nehézipar; NEB

Közlekedés, posta, MÁV - Ügyviteli utasítás a KPM Vasúti Főosztály (MÁV Vezérigazgatóság), vasútigazgatóságok, központi igazgatóságok és a központi hivatalok részére. • 1979.01.01 [MÁV Vezérigazgatóság A. 3. ügyviteli utasítás] - A.4.sz Ügyviteli utasítás újbóli kiadásáról a vasúti szervek részére. • 1991.05.31 [52/1991. (MÁV Ért. 21-22.) IJI sz. utasítás = MÁV Értesítő 1991/21-22]

jelöl ki és annak nevét az iratra feljegyzi, az általánostól eltérő határidőt írhat elő és gondoskodik az irat nyilvántartásba vételéről. IV. FEJEZET Az iratok nyilvántartana vétele 10. Az iktatás 10.1. Az iratokat (küldeményeket) az átvétel napján, érkezési sorrendben kell iktatni az irat jellemző adatainak, az iktatókönyvbe történő bejegyzésével és az iktatószámnak az iraton, valamint a hozzátartozó mellékleteken való feltüntetésével. 10.2. Az iratokat a szolgálati főnökség vezetője által kijelölt iratkezelő iktatja. 10.3. Az „azonnal", „ma", „határidős" jelzésű és tértivevénnyel érkezett iratokat soron kívül kell iktatni. 10.4. A személyesen beadott iratot azonnal iktatni kell és az ügyfél kívánságára az iktatószámot részére ki kell adni. 10.5. Az iktatókönyvben az ügy tárgyának rövidnek, szabatosnak, érthetőnek és a lényeget kifejezőnek kell lennie. Ha az iktatásra kerülő iratot többen írták alá, vagy az ügy több személyt érint, az első aláíró nevével „és társai" szavakkal kell az iratot beiktatni. Ha pedig egy irat több önálló tárgyra vonatkozik, minden tárgyat külön fel kell tüntetni. 10.6. Nem szabad iktatni élőszó (telefoni bemondás) alapján. Ha az ügyfél személyesen adja elő panaszát, akkor jegyzőkönyvet, ha távbeszélőn, akkor feljegyzést kell készíteni és azt kell iktatni. 10.7. Az iktatási adatokat törölni nem szabad. Az esetleges téves bejegyzést úgy kell áthúzni, hogy az eredeti beírás olvasható maradjon, a megváltozott szöveget pedig föléje kell írni. 11. Az iktatás adatai és módjai 11.1. Az iktatásra hitelesített oldalszámozott, kisalakú bekötött könyvet kell használni (3.sz. iratminta). Az iktatást minden év január 1-től újonnan kezdett oldalon és l.-el kezdődő sorszámmal kell végezni. 11.2. Az iktatókönyvben felhasznált lapokat összeragasztani, az iktatóbélyegző lenyomatát vagy iktatókönyvben feljegyzett adatokat leragasztani, vagy bármilyen módon olvashatatlanná tenni nem szabad. 11.3. Az iktatókönyv első rovatába az iktatószámot, a második rovatba a beérkezés keltét (az iktatás hónapja és napja), a harmadikba a beadó ügyfél nevét, az irat keltét és számát, negyedik rovatba az irat tárgyát, ez alá pedig jobbról az irat mellékleteinek számát, az ötödik rovatba pedig az esetleges előirat számát kell beírni. 11.4. Az iktatókönyvben történt téves bejegyzést áthúzással meg kell semmisíteni oly módon, hogy a megsemmisítés ténye kétségtelen legyen, a bejegyzés azonban továbbra is olvasható maradjon. Ugyanakkor az iktatókönyv „megjegyzés" rovatában meg kell jelölni, hogy a tévesen beiktatott irat anyagát mely új számra iktatták. A megsemmisített sorszámra újabb iratot beiktatni nem szabad. 11.5. Az iktatókönyvben sorszámot üresen hagyni nem szabad. 11.6. Az év utolsó munkanapján az iktatókönyvet az iktatásra felhasznált utolsó sorszámot követően aláhúzással, a szolgálati főnökség vezetőjének nevével, aláírásával, keltezéssel és a hivatalos bélyegző lenyomatával le kell zárni, az évben alkalmazott utolsó iktatószám feltüntetése mellett. 11.7. A beérkezett iratok nyilvántartásba vétele (iktatása) kétféle módon történhet. Első esetben a nyilvántartási (iktatási) szám rögzítését magán az iraton kell végezni, (ügydarab) míg a második esetben az iratot (iratokat) ügyiratköpenybe kell helyezni és a nyilvántartási (iktatási) számot az ügyiratköpenyre és a benne elhelyezett iratokra is rá kell vezetni (ügyirat). 11.8. A nyilvántartásba vétel módját az utasítás mellékletét képező irattári tervben rögzített megőrzési időtartam dönti el. Amennyiben az ügy két év vagy annál rövidebb irattári megőrzést igényel, (kisjelentőségű adatkérő, stb. ügyek intézése, valamint értesítések átadása, amelyeknél a tényállás egyszerű és más szolgálati helyek, részlegek közreműködését nem igényli) a nyilvántartásba vételt (iktatást) magán az iraton kell elvégezni. 11.9. A 11.8. pontban említett nyilvántartási mód alkalmazása esetén ügyiratköpeny nem használható. 11.10. Ha a megőrzési idő a két évet meghaladja, a nyilvántartásba vételt (iktatást) az ügyiratköpenyen kell eszközölni. (4.sz. iratminta) 11.11. Ha a nagyobb szolgálati főnökségeknél az azonos témakörökbe tartozó ügydarab forgalom az évi 50 tételt meghaladja, az iratok egy nyilvántartási számon kezelhetők, azonban ilyen esetben a kimutatható átadáson felül az iratok jellemző adatait (érkezési szám idő, stb.) külön íven rögzíteni kell. 12. Az iratok egyesítése (csatolás) 12.1. Azonos ügyben keletkezett ügydarabokat, ügyiratokat lehetőség szerint - az ügy könnyebb áttekintése érdekében - egyesíteni (csatolni kell). Az ügyek egyesítését a nyilvántartási könyvben (iktató könyvben) az elő- és utószám rovatokban rögzíteni kell. 12.2. A korábban nyilvántartásba vett azonos tárgyú ügydarab vagy ügyirat az előirat, a később nyilvántartásba vett pedig az utóirat. 12.3. Ellentétes intézkedések elkerülése érdekében a kapcsolatos (hasonló) ügyet tárgyaló ügyiratok vagy ügydarabok számát fel kell tüntetni.