Közlekedés, posta, MÁV; KSH; Külügy; MTA; Mezőgazdaság, élelmezésügy; Munkaügy; Nehézipar; NEB

Közlekedés, posta, MÁV - Iratkezelési és ügyviteli szabályzat a vasúti szervek számára. • 1972.11.30 [115550/1972. 3. A. sz. vig. helyettesi utasítás = MÁV Hivatalos Lapja 1972/48.]

irat van, a borítékot ismét le kell ragasztani, rá kell írni a felbontást végző személy nevét, beosztását, szolgálati helyét és a felbontás időpontját, majd a küldeményt azonnal a címzettnek (TÜKhöz stb.) kell juttatni. (6) Ha a küldemény felbontása alkalmával kitűnik, hogy a küldeményt pénzt, fel nem ragasztott bélyeget, vagy egyéb értéket tartalmaz, erre utaló megjegyzéssel az összeget, illetve az értéket a felbontó keltezve és aláírva köteles a küldeményen feltüntetni. A válasz bérmentesítésére szóló postabélyeg (válaszboríték) kivételével minden egyéb értéket a központi kezelőiroda 2 példányú jegyzék kíséretében a házipénztárnak köteles átadni és az erről szóló elismervényt, illetve a postabélyeget vagy a postabélyeggel ellátott válaszborítékot a küldeményhez kell csatolni. (7) A külföldről érkező, valamint a belföldön feladott idegen nyelvű küldeményéket felbontás nélkül a Vasúti Főosztály—MÁV Vezérigazgatóságon a Vasúti Nemzetközi Osztályhoz, a területi vasútigazgatóságoknál az I. Igazgatási és Jogi Osztályhoz, a Vasúti Főosztály—MÁV Vezérigazgatóság közvetlen felügyelete alá tartozó szerveknél a szerv vezetőjéhez kell továbbítani. (8) A postán érkezett küldemények borítékait a küldeményhez kell csatolni, a boríték csak az ügyirat selejtezése alkalmával semmisíthető meg, s addig a bélyeg sem távolítható el. A selejtezés alkalmával a bélyeges borítékokat 100-as kötegekben a legközelebbi postahivatalnak kell leadni. (9) Helytelen címzés folytán tévesen érkezett küldeményeket „Hivatalból díjátalányozott" jelzéssel kell továbbítani a címzett, ismeretlen címzett esetén pedig a feladó részére. (10) A központi kezelőiroda a beérkezett küldeményeket felbontás után a szerv elnevezését és az érkezés napját tartalmazó érkezési bélyegzővel köteles ellátni, melyen fel kell tüntetni az esetleges mellékletek számát, vagy azok esetleges hiányát, az intézkedésre illetékes szakosztályt, önálló_ osztályt (a Vasúti Főosztály—MÁV Vezérigazgatóságnál), illetve osztály a területi vasútigazgatóságoknál, központi igazgatóságoknál, központi hivataloknál), ennek megtörténte után a kétséget kizáróan iktatást igénylő iratokat az iktatónak, a többi iratot pedig az intézkedésre illetékes szervezeti egységnek kell átadni. (11) Az érkezési bélyegzővel ellátott iratokat a központi kezelőiroda a szervezeti egységek iratkezelői részére átadó könyvvel köteles átadni. (12) Az iratokat az átadó könyvvel együtt olyan időben kell — szükség szerint naponként többször is — a szervezeti egységek iratkezelői részére átadni, hogy azok nyilvántartásbavételét (iktatását), illetőleg a kezelésbevételét lehetőleg még ugyanazon napon el lehessen végezni. (13) Az átadást úgy kell megszervezni, hogy az egyes iratkezelők előre megállapított időpontokban maguk veszik át az iratokat a központi kezelőirodától. (14) Az átadőkönyvbe a számmal ellátott iratok ügyszámát, ennek hiányában, ha az irat ajánlottan érkezett az ajánlási ragszámot, a többi küldeménynél a feladó nevét kell az átadókönyvbe beírni, úgy hogy a számok, illetőleg a név feltüntetése mellett az átvételre elegendő hely maradjon. (15) A táviratokat, express küldeményeket, határidős vagy más sürgős jelzésű iratokat a szervezeti egységek iratkezelői részére a központi kezelőiroda soron kívül köteles átadni. 3. §. Az iratok nyilvántartásbavétele (Iktatás) (1) Az iktatás célja az, hogy az iratokat szám és tárgy megjelöléssel megkülönböztethetővé tegye, rögzítse az ügyiratforgalmat, s ezáltal biztosítsa a felelősség kétségkívüli megállapítását. (2) Az iratokat az átvétel napján, a beérkezés sorrendjében kell iktatni. Az iktató iratot azzal a megbízással, hogy azt későbbi időpontban vagy valamely feltétel bekövetkeztével iktasson be, nem vehet át. (3) Az „azonnal", „ma", „sürgős", „határidős" jelzésű és térti vevénnyel érkezett iratokat soronkivül kell iktatni. (4) A személyesen beadott iratot azonnal iktatni kell és az ügyfél kívánságára az iktató számot részére ki kell adni. Ha az ügyfél kérelmét, vagy panaszát élő szóval adja elő, erről jegyzőkönyvet kell készíteni, és ezt kel] iktatni. Á jegyzőkönyvet a Vasúti Főosztály—MÁV Vezérigazgatóságon a 3. Általános Igazgatási és Jogi Szakosztályon, a területi vasútigazgatóságoknál az I. Igazgatási és Jogi Osztályon, az I. fejezet 1. § (3) bekezdésben említett egyéb államvasúti szerveknél a szerv vezetője által kijelölt osztályon (csoportnál) kell felvenni. A jegyzőkönyvet az ügyfélnek alá kell írnia. (5) Az iktatásnál az iratot az előadóívbe kell helyezni. Az előadóiv rovatait ki kell tölteni, s ezt követően az előadóívet, a benne elhelyezett iratot és annak esetleges mellékleteit ugyanazzal az iktatószámmal kell lebélyegezni. Az iktatás módjánál az I. Fejezet 2. §-ának (3) bekezdésében foglaltak szerint kell eljárni. (6) Az előadóíven, valamint az iktatóíven az ügyirat tárgyának rövidnek, szabatosnak, érthetőnek és az ügy érdemét kifejezőnek kell lennie. Ha az iktatásra kerülő iratot többen írták alá, az első aláíró nevével „és társai" szavakkal kell az iratot beiktatni. Ha pedig egy irat több önálló tárgyra vonatkozik, az iktatóíven minden tárgyat külön fel kell tüntetni, hogy a név- és tárgymutatóban a tárgyak külön-külön is keresztül vezethetők legyenek.