Közlekedés, posta, MÁV; KSH; Külügy; MTA; Mezőgazdaság, élelmezésügy; Munkaügy; Nehézipar; NEB

Közlekedés, posta, MÁV - A minisztérium felügyelete alá tartozó szervek iratkezelési szabályzatáról. (Mintaszabályzat.) • 1971.12.01 [32/1971. (Közl. Ért. 27.) KPM sz. utasítás = Közlekedésügyi Értesítő 1971/27.]

(2) Az 1972. évi január hó 1. napját megelőzően keletkezett iratok őrzése és selejtezése tekintetében továbbra is a 45/1958. (VII. 30.) Korm. számú rendeletet és az ennek végrehajtásáról szóló 39/1959. (Közi. Ért. 19.) KPM számú utasítást kell alkalmazni. Dr. Csanádi György s. k., közlekedés- és postaügyi miniszter Melléklet a 32/1971. (Közi. Ért. 27.) KPM számú utasításhoz MINTASZABÁLYZAT a minisztérium felügyelete alá tartozó szervek iratkezelési szabályzatának elkészítéséhez I. Általános rész 1. Bevezető rendelkezések Az iratkezelési rendszernek — segítenie kell az iratokban való gyors és pontos tájékozódást; — jól kell szolgálnia az iratok biztonságos megőrzését; — lehetőséget kell biztosítania a felesleges adatokat tartalmazó iratok selejtezésére Az iratkezelés rendjére vonatkozó alapvető szabályokat a levéltári anyag védelméről és a levéltárakról szóló 1969. évi 27. számú törvényerejű rendelet, valamint az ennek végrehajtásáról szóló 34/1970. (IX. 15.) Korm. számú rendelettel módosított 30/1969. (IX. 2.) Korm. számú rendelet tartalmazza. Iratként kell kezelni: a) minden olyan írott szöveget, számadatot, számsort, térképet, tervrajzot és hangjegyet, amely valamely szerv működésével, illetőleg személy tevékenységével kapcsolatban bármilyen anyagon, alakban és bármely eszköz felhasználásával keletkezett, kivéve a megjelentetés szándékával készült könyvjellegű kéziratokat, valamint b) a gépi adatfeldolgozás útján rögzített minden adatot. Az iratkezelési feladatokat — az igazgatási osztály (főosztály) vezetőjének irányítása alá tartozó központi iratkezelési csoport, osztály (a továbbiakban: központi iratkezelés), valamint — az osztályok (főosztályok) vezetőinek irányítása alá tartozó iratkezelő, kezelőiroda (a továbbiakban: osztályiroda) látja el. 2. Irattári terv Az iratkezelési szabályzat összeállítását az irattári terv elkészítése előzi meg. Ennek érdekében be kell kérni minden szervezeti egységtől és önálló hatáskörben eljáró dolgozótól a hozzá tartozó, illetve az általa rendszeresen ellátott ügyek fajtáinak részletes jegyzékét. A szervezeti egységek, illetőleg az önálló hatáskörben eljáró dolgozók tüntessék fel: milyen mennyiségű irat keletkezik egy év alatt egy-egy általuk ellátott ügykörben. Az ügykörjegyzéknek tartalmaznia kell az ügyek iratainak selejtezhetőségével kapcsolatos időpontot és azt, hogy a nem selejtezhető iratokat mennyi idő elmúltával lehet végleges megőrzésre az illetékes levéltárnak átadni. A beérkezett ügykörjegyzékek alapján kell elkészíteni a szerv irattári tervét. Az irattári terv tagolódásának követnie kell a szerv szervezeti felépítését. Egy-egy ügykört minél pontosabban, kifejezőbben, félreérthetetlenül kell meghatározni. A tételekbe foglalt ügyköröket a szerv egészénél egységesen kell megszámozni. Az ügykörökben bekövetkező esetleges változások átvezetése céljából indokolt minden szervezeti egység számára üresen hagyni tételszámokat. Az irattári tervnek tartalmaznia kell a végleges megőrzést nem igénylő tételek selejtezési idejét megjelölő évszámot, valamint külön rovatban a véglegesen megőrzendő iratok levéltárba való átadásának időpontját is. A szerv, illetőleg szervezeti egységeinek ügykörében bekövetkezett minden változást az irattári tervben évközben is keresztül kell vezetni. Minden év végén felül kell vizsgálni az irattári tervet és összhangba kell hozni a szerv, illetőleg szervezeti egységeinek ügykörével. A szerv iratait az irattári tervnek megfelelően kell csoportosítani. Az egyes iratoknak a megfelelő tételbe utalása az ügy elintézése alkalmával az előadónál, vagy a kiadmányozónál történik. E tételszámok alapján kell az iratokat a megfelelő tételekbe csoportosítani. Irattári terv-minta (Az irattári terv-minta — az érintett szervek egymástól eltérő feladatköre miatt — csak azokat a tételeket tartalmazza, amelyek a szervek működésével kapcsolatban rendszerint és általában előfordulnak. A feladatszerű ügykörök részletezése az egyes szervek feladata. Az irattári terv-minta a legrövidebb javasolt őrzési, átadási időt tünteti fel. A szervek indokolt esetben ennél hosszabb megőrzési, átadási időt is megállapíthatnak.)