Közlekedés, posta, MÁV; KSH; Külügy; MTA; Mezőgazdaság, élelmezésügy; Munkaügy; Nehézipar; NEB

Közlekedés, posta, MÁV - A vasúti szervek iratainak védelméről és selejtezéséről. Melléklet: ügykörjegyzék. • 1959.10.08 [124161/1959. I/3. A. sz. utasítás = MÁV Hivatalos Lapja 1959/44.]

r 124161,1959. II3.A. TARTALOM: Oldal Utasítás a vasúti szervek iratainak védelméről és selejtezéséről — — — — — — 335 U T A S 1 T A S a vasúti szervek iratainak védelméről és selejtezéséről. 124161/1959. 1/3. A. Az állami szervek iratainak védelméről és selejtezéséről szóló 451958. (VII. 30.) Korm. sz. rendelet, valamint ennek végrehajtására kiadott 39/1959. (VII. 25.) K. P. M. számú utasítás alapján a vasúti szervek iratainak védelmére és selejtezésére nézve az alábbiakat rendelem el. Az utasítás hatálya kiterjed a Közlekedés-, és Postaügvi Minisztérium I. Vasúti Főosztálya, a Magyar Államvasutak, a MÁV vállalatok, a Győr—Sopron—Ebenfurti Vasút és a Vasúti Tudományos Kut

ató I

ntézet (továbbiakban vasúti szervek)' ügyfiTie^éberrTíeTen«zett jratokra. A vasúti szervek működése során keletkezett vagy egyéb módon a szervek birtokába került iratok őrzésének és selejtezésének a Művelődésügyi Minisztériummal egyetértésben való szabályozását magamnak tartom fenn. Iratnak kell tekinteni a vasúti szervhez érkezett, valamint a szervek működése során kézírással, gépírással, vagy sokszorosítás útján keletkezett iratot, az intézkedésekhez felhasznált térképeket, terveket, rajzokat, továbbá mindezek nyilvántartására szolgáló lapokat, kartonokat, könyveket. Az ügyintézés érdekeihez igazodó iratmegőrzés és selejtezés megfelelő lebonyolításának biztosítása céljából — a nyilvántartási iratok kivételével — általában minden Iratot nyilvántartásba kell venni. A nyilvántartásra nem kerülő iratokat a szerv vezetője állapítja meg. A felsőbb szerv vezetőjének állásfoglalása az általa irányított alsóbb szervezeti egységekre kötelező. A szervek belső ügyintézésében keletkezett felJegyzéseket hozzá kell csatolni azokhoz az iratokhoz, amelyek alapján készültek vagy amely iratok elkészítésére okot adtak. 2. A vasúti szervek iratainak megőrzésére vonatkozó idő adatokat az utasítás mellékletét képező egységes ügykörjegyzék tartalmazza. A megőrzési időt az utolsó érdemi intézkedés keltétől kell számítani. Az egyes iratok megőrzésére megállapított időtartamot az előadók kötelesek az általuk intézett ügyiratokra az ügy érdemi elintézésével egyidejűleg rávezetni. Az ügyiratokra az ügykörjegyzékben megállapított őrlési időtartamtól eltérő rövidebb vagy hosszabb időtartamot feltüntetni nem szabad. i ^.ügykörjegyzékben fel nem sorolt, de a szerv ügyntezése körében keletkezett iratok megőrzési idejének egállapítására a felügyeletet gyakorló szakosztályon keresztül kell javaslatot tenni. A javaslatokat az 1/3. Általág

OS 'Sazgatási, egészségügyi és jogi szakosztály fogja össze terieszti elém. Az új iratféleségek megőrzési határidőit a művelődésügyi miniszterrel egyetértésben fogjuk szabályozni. A megszűnő szervek irattári anyagát az átvevő szervnek kell átadni. Ilyen hiányában az irattári anyagot a közvetlen felettes szerv veszi át további megőrzés céljából. 3. Az iratok épen és rendezetten való megőrzéséért a szerv vezetője felelős: köteles az iratok kezeléséhez szükséges dologi (felszerelt 'ároló hely, irattár), valamint személyi (iratkezelő, irattáros) feltételeket biztosítani. Az iratok irattári rendben való megőrzéséhez a tároló eszközöket (állványokat, fedéllemezeket, kartonokat, tékákat) és a nyilvántartási segédleteket a szükségleteknek megfelelően folyamatosan kell biztosítani. Gondoskodni kell arról is, hogy az esetleg ívszámra vezetett iktatókönyveket és egyéb iratnyilvántartási könyveket az év végén beköttessék. Az irattárosi és iratkezelői munkakör ellátására lehetőleg olyan személyt kell alkalmazni vagy beosztani, akinek iratkezelési gyakorlata van vagy az állami levéltárak által szervezett továbbképzésben eredményesen rásztvett. Az Államvasutak területén irattárosi beosztásra képesít az 'ATtalános igazgatási és mun

kaügyi alapfok

ú vizsga, ügy^ ~vTteli

_.

vizsga. A gyakorlattal nem rendelkező irattárosok és iratkezelők számára lehetővé kell tenni, hogy a szerv székhelyén az állami levéltárak által szervezett továbbképzésben munkaidőn belül résztvegyenek. A vasúti szerv irataiból megsemmisítésre vagy nyersanyagként való felhasználására bármely irat — kezelésének módjától (pl. gyűjtő ügyirat, szigorúan titkos kezelés) függetlenül — csak iratselejtezés útján emelhető ki. A rendelkezés nem érinti az államtitkot tartalmazó ügyirat elkészítése során keletkezett fogalmazványpapírok, gyorsírási jegyzetek stb. megsemmisítésére vonatkozó külön rendelkezések hatályát. 4. A ^asú

ti szerve

k irattár

ukat évenként kötelesek selejtezni, mé

gpedig minden áv-jfébr

u

ár hó l-e és június hó közötti időszakban. Az 1052. és az ezt megelőző években keletkezett iratanyag selejtezését jelen utasításom megjelenése után haladéktalanul meg kell kezdeni és f. évi december Cl-ig be kell fejezni. Az 1953. évben keletkezett iratanyag selejtezését liko. február 1. és június hó 30-a között Kell megtartani. Az ezt követő években ugyanezen elvek szerint kell eljárni. Az elvégzendő selejtezések során azokat az évfolyamú iratokat kell selejtezés alá vonni, amelyeknek őrzési ideje a selejtezés kezdő időpontját megelőző évben járt le. A kisebb jelentőségű és általában nem a szervek irattárában őrzött (pl. jelenléti ívek, elavult árjegyzékek, bélyegzőkártyák stb.) iratféleségeket a selejtezési időszakban a megőrzési idő lejártával a fentebb közölt megkötöttségek mellőzésével lehet selejtezési eljárás alá vonni. A MAGYAR ÁLLAMVASUTAK