Közlekedés, posta, MÁV; KSH; Külügy; MTA; Mezőgazdaság, élelmezésügy; Munkaügy; Nehézipar; NEB

Mezőgazdaság, élelmezésügy - 13/2008 (FVÉ 17.) FVM utasítás és a Fővárosi Földhivatal hivatalvezetőjének 11/2009. sz. utasítása egységes szerkezetben • 2009. [sz. n.]

i

i

i

i

II. fejezet

Az iratkezelés általános követelményei Az iratok rendszerezése

11. Az egy ügyhöz tartozó papíralapú iratok fizikai együttkezelése előadói ívben történik. Az előadói ívbe tartozó egyedi ügyben keletkezett első iratot az iktatószám főszámára, majd minden, az ügyben keletkezett iratot annak alszámára kell iktatni. Az elektronikus ügyirathoz tartozó ügyiratdarabok nyilvántartását az elektronikus rendszer biztosítja.

4.) A Fővárosi Földhivatal körzeti földhivatalainál a papíralapú ingatlan-nyilvántartási ügyiratdarabokat előadói ív nélkül kell együttkezelni (ügyirat) úgy, hogy a kezdőirat a legalsó, a legnagyobb alszámú, illetőleg magasabb főszámú irat vagy kiadmány-tervezet a legfelső legyen.

12. A földhivatal irattári anyagába tartozó és nyilvántartásba vett iratait legkésőbb az irattárba helyezést megelőzően irattári tételszámmal kell ellátni, melyet mind az iraton, mind a hiteles iratnyilvántartásban jelölni kell.

13. Az ügyvitelhez már nem szükséges iratokat az irattárban év, ügykör, irattári tételszám, iktatószám szerinti rendszerben kell elhelyezni.

Iratvédelem, az iratokhoz való hozzáférés

14. Az iratkezelésben és az- iratnyilvántartásban használt eszközöket, iktatási segédleteket védeni kell az illetéktelen hozzáféréstől. Munkaidőn kívül vagy munkaszüneti napon az iratkezelő helyiségekben történő jelenlétre, munkavégzésre csak a hivatalvezető adhat engedélyt, és ezt dokumentálni kell.

15. Elektronikus iratkezelés esetén a rendszerben minden felhasználónak személy szerint azonosítottnak kell lennie és valamennyi, a rendszerben történt eseményt naplózni kell.

16. A papír alapú iratokat az elvárható gondossággal kell védeni a fizikai behatásoktól (napfény, tűz, nedvesség stb.), és az illetéktelen hozzáféréstől.

17. Az iratkezelés során a vezetői, ügyintézői utasítások öntapadós jegyzettömbön történő közlése mind az előadói íveken, mind az iratokon tilos. Ezeket az utasításokat az előadói íven kell maradandó módon rögzíteni.

18. Iratot a munkakör ellátásához kapcsolódóan a földhivatal épületéből kivinni, munkahelyen kívül tanulmányozni, feldolgozni, tárolni csak a hivatalvezető írásbeli engedélyével lehet oly módon, hogy az irat tartalmát illetéktelen személy ne ismerhesse meg.

19. A földhivatal dolgozói csak azokhoz az adatokhoz és iratokhoz férhetnek hozzá, melyekre munkakörük ellátásához szükség van, vagy a megismerésükre az illetékes vezető felhatalmazást ad.

20. A földhivatal őrzésében maradó nem selejtezhető iratok kutathatóságát a kutatási korlátozási idő leteltét követően a hivatalnak kell biztosítani a közlevéltárban lévő anyagra vonatkozó szabályok betartásával.

21. A földhivatalok feladat- és hatáskörébe tartozó döntés meghozatala előtt készített vagy rögzített, kifejezetten a döntés megalapozását szolgáló adat a keletkezésétől számított tíz évig

I- I