Közlekedés, posta, MÁV; KSH; Külügy; MTA; Mezőgazdaság, élelmezésügy; Munkaügy; Nehézipar; NEB
Mezőgazdaság, élelmezésügy - Földhivatalok egységes iratkezelési szabályzata; irattári terve. • 2008.10.27 [13/2008. (FVÉ 17.) FVM utasítás = Földművelésügyi és Vidékfejlesztési Értesítő 2008/17.]
Az iratkezelés folyamata A küldemények átvétele 31. A küldemény postai úton, hivatali kézbesítés, futárszolgálat, informatikai és telekommunikációs eszköz, vagy személyes benyújtás útján kerül a földhivatalba. 32. A küldemények és beadványok átvétele csak hivatalos órák alatt megengedett. 33. A küldemény átvételére jogosult:- a címzett, vagy az általa meghatalmazott személy,- az iratkezelést felügyelő vezető vagy az általa megbízott személy(ek),- postai meghatalmazással rendelkező személy,- az ügyfélszolgálati iroda dolgozója,-ügyeleti szolgálatot teljesítő személy,- elektronikus rendszer (ha van). 34. A küldeményt átvevő az átvételt köteles a kézbesítési okmányon olvasható aláírásával és a keltezés feltüntetésével igazolni. Az „azonnali” vagy „sürgős” jelzéssel ellátott küldemények átvételi idejét óra, perc pontossággal kell megjelölni, és a címzettnek soron kívül továbbítani. 35. A földhivatal bármely alkalmazottjához, vagy az ügyeleti szolgálatot teljesítő személyhez közvetlenül érkező hivatalos küldeményt az átvételt követő 24 órán belül, de legkésőbb az átvételt követő első munkanap kezdetén az iratkezelőnek vagy az iratkezelést végző szervezeti egységnek át kell adni. 36. A küldemény átvételekor ellenőrizni kell:- a címzés alapján az átvételi jogosultságot,- a kézbesítő okmányon és a küldeményen feltüntetett azonosító jel egyezőségét,- a boríték, illetve csomagolás sértetlenségét. 37. Sérült küldemény esetén a küldemény tartalmát ellenőrizni, nyilvánvaló hiány esetén jegyzőkönyv felvétele mellett a küldőt értesíteni kell. 38. Téves címzés esetén a küldeményt azonnal a helyes címre kell továbbítani, ha ez nem lehetséges, a feladónak kell vissza küldeni. 39. Tértivevényes küldemény esetén haladéktalanul gondoskodni kell annak feladóhoz történő visszajuttatásáról. 40. Személyes beadványok benyújtására az ügyfélszolgálaton, vagy az iktatóban kell lehetőséget biztosítani. Erről jól látható helyen az ügyfeleket tájékoztatni kell. 41. Személyes átvétel igazolása az iraton a földhivatal iktatóbélyegzőjének és a dátumbélyegző lenyomatának egyidejű elhelyezésével, valamint az átvevő aláírásának feltüntetésével lehetséges. Körbélyegző erre a célra nem használható. 42. Elektronikus úton a felügyeletet ellátó minisztériumtól, a Földmérési és Távérzékelési Intézettől, más földhivataloktól, vagy hivatalos szervektől érkező levél átvételének a levél megnyitásának időpontja számít, mely a levelezőrendszerben naplózásra kerül. A levelet ki kell nyomtatni, és az ügymenetet a szokásos módon kell bonyolítani. A személyes postafiókra érkező hivatalos küldeményeket a címzett köteles a központi postafiókhoz továbbítani érkeztetés céljából. 43. Ügyféltől elektronikus levélben küldött beadvány - kivéve a mellékletet nem tartalmazó beadványt - nem fogadható be. Az Ügyfélnek válasz e-mailben tájékoztatást kell adni arról, hogy az eljárás megindításához írásban, postai úton, vagy személyesen benyújtott kérelemre van szükség. Kétség esetén a szakterület vezetője dönt arról, hogy a beadvány befogadható-e. 44. Az elektronikus adathordozón érkezett iratot csak papíralapú kísérőlappal szabad átvenni vagy elküldeni. Az elektronikus adathordozót mint iratot, a kísérőlapot mint mellékletet kell kezelni. A kísérőlapon fel kell tüntetni: a címzést, a tárgyat, a fájl nevét és formátumát, az elektronikus adathordozó fajtáját.-513/2008. (FVÉ 17.) FVM utasítás a földhivatalok egységes Iratkezelési Szabályzatának kiadásáról Hatályos: 2010.01.01-tói_______________________________________________________________________Lekérdezés ideje: 2010.12.01 (12:47) ( C) 1993-2010. Magyar Közlöny Lap- és Könyvkiadó
