Közlekedés, posta, MÁV; KSH; Külügy; MTA; Mezőgazdaság, élelmezésügy; Munkaügy; Nehézipar; NEB
Mezőgazdaság, élelmezésügy - A földművelési és vidékfejlesztési miniszter ágazati irányítása alá tartozó központi és területi közigazgatási szervezetek iratkezelési szabályzata, irattári tervei: földhivatal, növény-egészségügy és talajvédelem, állat-egészségügy és élelmiszer-ellenőrzés, minősítő intézetek, erdészet. • 1999.06.13 [3/1999. (FVM. É. 8.) FVM utasítás = Földművelésügyi és Vidékfejlesztési Értesítő 1999/8.]
20.2.2. A magánszemélyekkel folytatott levelezés alkalmával a tárgyat nem kell külön feltüntetni, a címzést - a határozatok kivételével - a szöveg elé kell írni. 20.2.3. A tisztázaton a szöveg után - bal oldalon - a kiadmányozás keltét, jobb oldalon a kiadmányozó nevét és beosztását kell feltüntetni. 20.3. A kiadmányozott intézkedéstervezetet a tisztázattal össze kell olvasni, az esetleges hibákat ki kell javítani, majd azokat együttesen - előadói munkakönyvben való elismertetéssel - kell a kezelőnek expediálásra és irattározásra átadni. 21. Iratok továbbítása, postázása (expediálás) és „határidős” kezelése 21.1. Az irat továbbítása, az intézkedés kiadása előtt a kezelőnek ellenőriznie kell, hogy az aláírt, vagy hitelesített és bélyegzőlenyomattal ellátott levelekhez (a letisztázott kiadmányokhoz) kapcsolódóan végrehajtottak-e minden kiadói utasítást. Ellenőrizni kell pl.: az iktatószám és a címzés helyességét, valamint a mellékletek meglétét. A felsőbb, illetőleg a bírósági vagy ügyészségi szervekhez irányuló több iratot tartalmazó küldeményeket időrendben összerakva és azokról jegyzéket mellékelve kell megküldeni. 21.2. Az ügyfél által becsatolt eredeti okmányokat, okiratokat az eljárás befejezése után részére vissza kell küldeni. 21.3. A küldeményeket - a kiadói utasításnak megfelelően - a továbbítás módja szerint (posta, kézbesítő, futárszolgálat stb.) csoportosítani kell. Postai továbbitás esetén a csoportosítást közönséges, expressz, ajánlott, expressz-ajánlott, csomag és utalvány küldemények szerint is el kell végezni. 21.3.1. A kezelő a küldeményeket az átvétel napján -, szükség esetén naponta többször is -, vagy az azt követő munkanapon köteles továbbítani. 21.3.2. A közigazgatási szervezeten belül, valamint a saját kézbesítővel továbbított küldeményeket kézbesítő könyvvel kell kézbesíteni. 21.3.3. Postai továbbítás esetén a posta által rendelkezésre bocsátott feladókönyvet kell használni. A postai feladókönyvbe a közönséges küldeményeket csak darabszám megjelöléssel, a többi küldeményt pedig egyenként kell bejegyezni. 21.3.4. Az expediálás tényét és idejét az ügyirat irattári példányán, az előadói íven és az iktatókönyvben is dokumentálni kell. 21.4. A kézbesíthetetlenség miatt visszaérkezett küldemények. 21.4.1. A visszaérkezett, egyenként bejegyzett küldemények folyószámát a feladókönyvben feltűnően be kell keretezni, és mellette fel kell tüntetni a visszaérkezés napját. 21.4.2. A kezelő köteles a visszaérkezett küldeményt és a kapcsolódó ügyiratot soron kívül bemutatni az ügyintézőnek. A küldemény ismételt elküldésének időpontját is fel kell tüntetni az ügyirat irattári példányán és az iktatókönyvben. 21.5. Határidős nyilvántartás 21.5.1. A kezelőnek határidős nyilvántartásba kell helyeznie azokat az iratokat, amelyek meghatározott idő múlva, vagy időnként intézkedést igényelnek. 21.5.2. A határidős ügyiratokat a kitűzött határnapok szerint elkülönítve, az iktatószámúk sorrendjében kell kezelni. 21.5.3. A határidő lejárta előtti napon a határidős ügyiratot (amelyre válasz nem érkezett, vagy amiben intézkedni szükséges) ki kell emelni a határidős ügyiratok közül és azt a kezelő az ügyintézőnek továbbítja. 21.5.4. Az ügyiratok irattárba helyezése előtt a határidő-bejegyzéseket törölni kell. VI. fejezet Irattári terv, irattározás, iratanyag használata 22. Az irattári terv és annak alkalmazása 22.1. Az iratok nyilvántartásának, kezelésének és selejtezésének megkönnyítésére az irattári terv szolgál. (A közigazgatási szervezetek irattári terve e Szabályzat 1-7. számú függelékét képezi.) 22.2. Az irattári terv adott ügyirathoz tartozó tételszámát, az ügy tárgyát és jelentőségét ismerő ügyintézőnek kell meghatároznia, és rávezetnie az ügyiratra (előadói ívre), annak irattárba helyezése előtt. Az így rögzített - az irat további sorsát (selejtezését) is eldöntő - irattári tételszámot a kezelő az iktatókönyv megfelelő rovatába bejegyzi. 23. Irattározás 23.1. Az irattárba helyezett iratokat azok szakszerű és biztonságos őrzésére alkalmas helyiség(ek)ben, megfelelő tároló eszközökön(ben), az irattári terv alapján rendszerezve kell irattározni. 23.2.1. Az irattári tűz, víz, kártevők és külső behatolás ellen védetté kell tenni. Az irattár ajtóinak kulcsát az iratkezelő őrzi. 23.2.2. Az irattárban az irattár kezelőjén kívül más személy csak a kezelő jelenlétében tartózkodhat. 23.3. Az iratok irattárba helyezése 23.3.1. Az elintézett (kiadmányozott, irattározási utasítással és tételszámmal ellátott) ügyiratokat - azok átadási, irattározási időpontjának iratokon és az iktatókönyvben való dokumentálásával - irattárba kell helyezni. Ezt megelőzően azonban a kezelő köteles megvizsgálni az iratok irattározásra való alkalmasságát (teljességét stb.) és csak ezt követően - megfelelőségük esetén - irattározhatja azokat. 23.3.2. Az irattárba helyezést az iktatókönyv „Irattárba helyezés kelte” rovatában a hónap (római szám) és a nap (arab szám) bejegyzésével vagy bélyegzővel kell feltüntetni. 23.4. Az irattárban az ügyiratokat évfolyamonként, az irattári tételszámok - ezen belül az iktatószámok emelkedése - alapján-11 3/1999. (FVM 8.) FVM utasítás A földművelésügyi és vidékfejlesztési miniszter ágazati irányítása alá tartozó központi és területi közigazgatási szervezetek iratkezelési szabályzatáról Közlönyállapot, hatályos: 1999.06.12-tól 2009 01.01-ig ____ Lekérdezés ideje: 2010.12.01 (12:43) (C ) 1993-2010. Magyar Közlöny Lap- és Könyvkiadó
