Igazságügy, rendvédelem; Ipar, általános; Kereskedelem; Könnyűipar

Igazságügy, rendvédelem - Az igazságügy-miniszter utasítása a büntetés-végrehajtási szervezet iratkezelési szabályzatának kiadásáról. Melléklet: irattári terv. • 1998.01.01 [7/1998. (IK 12.) IM utasítás = Igazságügyi Közlöny 1998/12.]

Titok- és adatvédelmi ellenőrzések 322. A bv. szerv vezetője esetenként titok- és adatvédelmi ellenőrzést rendelhet el az irányítása alá tartozó szervezeti egységeknél hivatali munkaidő után. Az ellenőrzés legalább három személy /az egyik lehetőleg ügykezelő/ együttes közreműködésével történhet. Az ellenőrzés végrehajtására az ellenőrzött szerv kijelölt munkatársának jelenlétében a felügyeleti ellenőrzést végzők /országos parancsnokság megbízottjai / is jogosultak. Az országos parancsnokság szakmai felügyeleti vizsgálati szempontrendszerét a 2. sz. függelék tartalmazza. 323. Az ellenőrzés kiterjed: a) a minősített és nyílt iratok (beleértve a számítógépen tárolt adatokat is) előírás szerinti őrzésére; b) a lemezszekrények lezárására és lepecsételésére; c) a hivatalos munkával kapcsolatos bezúzás nélküli minősített, vagy személyes adatokat tartalmazó papírhulladékok biztonságos elzárására. V 324. Az ellenőrzést végzők: a) a nyitott vagy előtalált - szabálytalanul tárolt kulccsal nyitható bútorokba, lemezszekrényekbe, táskákba is jogosultak betekinteni, annak tartalmát ellenőrizni; b) kötelesek a titok- vagy adatvédelmi hiányosságokat dokumentálni és megszüntetni, a szabálytalanul tárolt iratok egyidejű elzárásával, a jelenlévő intézkedésre jogosult személynek történő átadással vagy elvitellel (pl. engedély nélküli minősített irat másolása esetén). 325. Az ellenőrzésről jegyzőkönyvet kell készíteni, melyet az ellenőrzött bv. szerv vezetőjének tájékoztatásra, illetve a feltárt hiányosságok kiküszöbölésére át kell adni. III. rész A büntetés-végrehajtási szervek, szervezeti egységek iratainak irattári kezelése és selejtezése Irattározásra, selejtezésre és levéltárba adásra vonatkozó általános szabályok 326. Az iraton irattárba helyezéskor fel kell tüntetni az iratfajtának az irattári tervben meghatározott sorszámát és megőrzési idejét. A nem selejtezhető iratokra az iratfajta sorszáma után "N" betűt kell írni. 327. Az irat irattárba helyezéséről az ügyintézőnek /vezetőjének/ az előadói íven rendelkeznie kell. Megőrzési időt minden esetben az irattári terv alapján kell meghatározni. 328. Az ügykezelési iroda vezetője /ügykezelő/ az ügyirat irattárba helyezésekor köteles ellenőrizni, hogy fel van-e tüntetve az iraton az irat határidő nélküli irattári őrzésére, selejtezésére, illetőleg a levéltári átadásra vonatkozó időpont, melyet az irattári terv alapján kell meghatározni. A selejtezés vagy átadás végrehajtására az őrzési, selejtezési időt meghatározó naptári év lejártát követő évet kell feltüntetni. Az irattári terv szerinti részleges selejtezésről /átadásról/ külön kell intézkedni. 329. Ha a bv. szervnél olyan irat keletkezett, amelyre nézve az irattári terv nem tartalmaz intézkedést, a selejtezésre, a megőrzésre, illetve az irat átadására - az ügyviteli és levéltári érdekek szem előtt tartásával - az ügyintéző, ill. vezetője ad utasítást. 330. A 328-329. pontokban foglaltak alapján az ügykezelő az irat határidő nélküli irattári őrzésére, selejtezésére, illetőleg átadására vonatkozó adatokat az iktatókönyv vagy az iktatólap "Megjegyzések" rovatában is feltünteti. 331. A selejtezhető iratok selejtezési, valamint levéltárba adási határidejére nézve az irattári terv tartalmaz útmutatást. 332. Az irattárban az iratokat iktatószám sorrendjében, irattári táblák közé helyezve és átkötve kell elhelyezni. Az irattári táblán fel kell tüntetni, hogy az iratkötegben mely év milyen számú iratait tárolják. Azoknál a bv. szerveknél, ahol nagyszámú iratot kell az irattárban elhelyezni és kezelni, az irattáros az irattárban őrzött iratokról iktatószámonként irattári könyvet vezethet. Az irattári könyv tartalmazza az ügyirat iktatószámát és az irattárban őrzés idejét. 333. Az a bv. szerv, amelynél iratkezelési egységek /főosztály, igazgatóság, osztály/ vannak, a központi irattáron kívül részirattárat /ún. kisirattárat/ is szervezhet. A részirattár iratait, - ha a bv. szerv vezetője eltérően nem rendelkezik - két év elteltével a kezelési könyvekkel át kell adni a központi irattárnak. 334. A bv. szerv megszűnése esetén annak iratait a feladatokat átvevő bv. szerv, illetőleg a kijelölt szerv irattárában, kell elhelyezni. 335. A bv. szerv vezetője az irattári anyag elhelyezése érdekében a bv. szerv maradandó értékű iratainak átvételére jogosult levéltárral /a továbbiakban: illetékes levéltár/ az iratok átadásának időpontjáról megállapodást köt. 336. A nem selejtezhető köziratok teljes és lezárt évfolyamait a keletkezés naptári évétől számított tizenötödik év végéig kell az illetékes közlevéltárnak átadni. 337. A tizenöt évnél régebben keletkezett, államtitkot vagy szolgálati titkot tartalmazó, nem selejtezhető iratokat