Igazságügy, rendvédelem; Ipar, általános; Kereskedelem; Könnyűipar

Igazságügy, rendvédelem - Az igazságügy-miniszter utasítása a büntetés-végrehajtási szervezet iratkezelési szabályzatának kiadásáról. Melléklet: irattári terv. • 1998.01.01 [7/1998. (IK 12.) IM utasítás = Igazságügyi Közlöny 1998/12.]

- az irat kiadása és visszavétele; - a bélyegzők, pecsétnyomók nyilvántartása; - az irat - a szervezeti egység vezetője által meghatározott ideig - határidő nyilvántartásban való tartása; - 3 hónapon túl kint lévő elintézetlen iratokról hiányjegyzék készítése és erről a szervezeti egység vezetőjének tájékoztatása. 246. Az ügykezelők elhelyezésére lehetőleg külön helyiséget kell kijelölni, illetőleg a helyiséget úgy kell kialakítani, hogy az iratok kezelése, tárolása az egyéb tevékenységtől elkülönítetten történjen. 247. A helyiségei illetéktelen személy behatolása ellen védetté kell tenni. A helyiség munkaidőn kívüli felnyitásáról az illetékes szervezeti egység vezetőjét értesíteni kell, amennyiben az ügykezelő nincs jelen, jegyzőkönyvet kell felvenni. A küldemények átvétele, átadása, bontása 248. A küldeményeket és a beadványokat hivatalos órák alatt az'ügykezelő, vagy a bv. szerv, szervezeti egység e feladattal megbízott dolgozója veszi át. 249. A postahivatalban bérelt fiókcímre érkező küldeményt a bv. szerv vezetőjének meghatalmazásával rendelkező személy veheti át, aki a feladat ellátása során a következő nyilvántartásokat köteles vezetni: a) ajánlott és tértivevényes levelek postakönyvét, b) ajánlott és tértivevényes küldemények átvevőkönyvét, c) csomagok feladásához rendszeresített postakönyvet. 250. A küldeményt átvevő személy köteles ellenőrizni: - a címzés alapján a küldemény átvételére való jogosultságot, - a küldemény sértetlenségét, - a kézbesítő okmányon és a küldeményen lévő iktatószám azonosságát. - az iraton jelzett mellékletek meglétét. Ha a küldemény sérült vagy azon a télbontás jelei megállapíthatók, rá kel! vezetni, hogy "sérülten érkezett" vagy "felbontva érkezett", e tényről jegyzőkönyvet kell felvenni, melyet a küldeményhez kell csatolni. 251. A küldeményeket az ügykezelő vagy az ügykezelési iroda ezzel a feladattal megbízott dolgozója bonthatja fel. 252. Felbontás nélkül a címzetthez kell továbbítani: - a bv. szerv vezetőinek címzett küldeményeket. - a névre szóló küldeményeket, - a "Saját kezű felbontásra" (sk) jelzésű küldeményeket. 253. A 252. pontban megjelölt küldemények címzettjei az általuk felbontott hivatalos küldeményeket soron kívül tartoznak iktatásra átadni az e feladatra kijelölt személynek. 254. A szervezeti egység vezetője részére címzett küldeményeket távolléte, tartós akadályoztatása esetén helyettese, illetve felettese bonthatja fel. 255. Ha a küldeményt tévedésből vagy helytelen címzés következtében bontották fel, valamint ha a felbontáskor derül ki, hogy a küldeményben a titokvédelmi szabályzat hatálya alá tartozó ügyirat van, a borítékot ismét le kell ragasztani, rá kell írni a felbontást végző személy nevét, beosztását és szolgálati helyét, a felbontás időpontját, majd a küldeményt jegyzőkönyvvel a címzetthez kell eljuttatni, illetve a titokvédelmi előírásoknak megfelelően kell kezelni. 256. Ha a felbontás alkalmával kiderül, hogy a küldemény pénzt vagy egyéb értéket tartalmaz, a felbontó az összeget, illetőleg a küldemény értékét köteles az iratokon feltüntetni, a pénzt, illetékbélyeget és egyéb értéket elismervény ellenében a pénzkezeléssel megbízott dolgozónak átadni. A borítékot mindig az irat mellé kell csatolni. Az iratkezelés módja 257. A bv. szervek iratkezelése valamennyi bv. szervnél, szervezeti egységnél e Szabályzatban foglaltak szerint történik. 258. A bv. szerv vezetőjének döntésétől függően az iratkezelés történhet kézi . vagy a kiépített számítógépes rendszer alkalmazásával. A vezető átmeneti időre párhuzamos (gépi, illetőleg kézi) iratkezelést is elrendelhet. 259. A bv. szerv, szervezeti egység vezetője szükség esetén az országos parancsnokság igazgatási osztályvezetőjével egyetértésben az iratkezelésnek a 257. pontban foglaltaktól eltérő módját is elrendelheti. Az irat nyilvántartása, iktatása és kiadása 260. Az ügykezelőnél az irat nyilvántartása történhet a) átmenőnaplóban (a vezetőnek bemutatásra kerülő, de iktatást nem igénylőiratok nyilvántartására), b) iktatókönyvben, c) iktatólapon, d) átadókönyvben (az ügyintézőnek átadásra kerülő vagy az ügyintézők által visszaadott iratok nyilvántartására), e) kiadási füzetben, f) számítógépen. g) selejtezési, megsemmisítési, átadási jegyzőkönyvben.