Igazságügy, rendvédelem; Ipar, általános; Kereskedelem; Könnyűipar

Igazságügy, rendvédelem - A bíróságok iratainak mikrofilmre vétele. Melléklet: 13 db. • 1981. dec. [123/1981. (IK 12.) IM utasítás = Igazságügyi Közlöny 1981/12.]

— amely a bírósági büntetésvégrehajtási csoportnál keletkezett; — amelyet terjedelménél vagy megrongálódott állapotánál fogva, illetőleg fototechnikai vagy egyéb okból célszerűbb és gazdaságosabb eredetiben őrizni; — amelyet titkosan kezelnek; — amelynek az iratai között mikrofilmfelvétellel nem pótolható irat is van (az ügy elbírálása szempontjából lényeges volt a papír, az írószer minősége stb.); — amelyben a bírósági ügyvitel szabályairól szóló módosított 123/1973. (IK. 1974. 1.) IM számú utasítás ( a továbbiakban: BÜSZ) 38. §-ának (3) bekezdésében, illetőleg 38. §-a (5) bekezdésének első mondatában megjelölt irat van (egészségügyi intézet vagy orvos által a bíróság megkeresésére megküldött irat, tanácskozási jegyzőkönyv, különvélemény, a tanács tagjainak feljegyzése); — amely államtitkot, hivatali titkot vagy üzemi titkot tartalmaz; — amely bírósági végrehajtás során keletkezett, valamint — amelyet az S. ut. szerint azért lehet selejtezni, mert bírósági őrzési ideje már letelt. (2) Azt az ügyiratot amelynek valamelyik iratoldaláról bármilyen okból nem készíthető olvasható mikrofilmfelvétel, a mikrofilmre vétel ellenére eredetiben is meg kell őrizni. 4-§ A 2. és 3. § szerint mikrofilmen őrizhető ügyiratok iratai közül nem kell mikrofilmre venni — a nem érdemi határozatok kézbesítését igazoló tértivevényeket, — a meghatalmazásokat, továbbá — azoknak a beadványoknak az esetleges másod- és további példányait, valamint azokat a kiadmányokat és másolatokat, amelyeknek az eredetije az ügyiratban van, és így arról felvétel készül. Az ügyiratok kiválasztása, előkészítése és átadása mikrofilmfelvételre. Az átadás igazolása és az ügyiratok visszaküldése az átadó bíróságnak 5-§ A megyei bíróság elnöke — a mikrofilm iroda felügyeletét ellátó megyei bíróság elnökével egyetértésben — határozza meg, hogy a vezetése és felügyelete alatt álló bíróságok közül melyik bíróságnak (a továbbiakban: átadó bíróság) milyen ügyiratait kell átadni mikrofilmfelvételre. Ennek során elsősorban azt kell figyelembe venni, hogy a bíróságok közül melyiknél a legkedvezőtlenebb az irattári elhelyezés biztosításának a lehetősége. Az iratok kiválasztásánál törekedni kell arra, hogy egy-egy év ügyiratait egyidejűleg adják át mikrofilmfelvételre. 6. § (1) Az 5. § szerint kiválasztott ügyiratokat az átadó bíróság készíti elő a mikrofilm irodához történő továbbításra. (2) Az előkészítés során a) ellenőrizni kell, hogy az ügyirat irattárba helyezése előtt megtették-e a BÜSZ 64. §-ának kötelező intézkedéseit és amennyiben mulasztás történt, azt pótolni kell; b) az iratokat az iratborítékon belül a BÜSZ 52. §-ának (2) bekezdésében meghatározott sorrendbe kell szedni; c) meg kell szüntetni a lapok összefűzését, el kell távolítani az iratkapcsokat (gem kapocs) és a fűzőgépkapcsokat; d) ellenőrizni kell, hogy az ügyiratból nem hiányzik-e olyan irat, amelynek felvételre kellene kerülnie. A hiányzó iratot fel kell kutatni, és a helyére kell tenni. Ha pedig a kutatás nem vezet eredményre, egy A/4, formátumú lapot kell felvétel céljára a hiányzó irat helyére tenni, amelyen a következőket kell feltüntetni: a bíróság nevét, az ügyszámot, az ügy tárgyát, és — ha ismeretes — a hiányzó irat jellegét (jegyzőkönyv, beadvány stb.), valamint rá kell vezetni a következő szöveget: ,,A . . . sorszámú irat hiányzik.", végül azt a körbélyegző lenyomatával és az előkészítést végző bírósági dolgozó aláírásával kell ellátni (1. számú melléklet); e) az ügyiratból ki kell emelni a 4. §-ban felsorolt iratokat és azokat a BÜSZ 52. §-ának (3) bekezdése szerint elkészített pótborítékban kell elhelyezni és őrizni. (3) A (2) bekezdés szerint előkészített ügyiratokról az átadó bíróság három példányban átadási jegyzéket (2. számú melléklet) állít ki és annak két példányát az ügyiratokkal együtt eljuttatja a mikrofilm irodához. Az átadási jegyzék elkészítésével egyidejűleg a bírósági lajstrom „észrevétel" rovatában piros színű ,,MÁ" jellel kell jelezni az ügyiratnak mikrofilmfelvételre történt átadását. (4) A mikrofilm iroda az ügyiratok átvételét az átadási jegyzéknek az átadó bíróságon maradó harmadik példányán igazolja. Az ügyiratoknak posta útján történő megküldése esetében az átadó bíróság a nála maradó átadási jegyzékpéldánynak az átvétel igazolására szolgáló részén feltünteti a csomag postára adásának a napját és az átadási jegyzék-példányhoz csatolja a postai feladóvevényt.