Központi intézkedések; Belügy, közigazgatás; Egészségügy; Építésügy

Belügy, közigazgatás - A tanácsi szervek ügyiratkezeléséről - határozat és végrehajtási utasítás. • 1963.12.19 [1028/1963. (XII. 17.) Korm. sz. határozat<CR>5/1963. (T K 78.) K E sz. utasítás = Tanácsok Közlönye 1963/78.]

8. § Iktatóbélyegző, iktatókönyv (1) Az iktatás az iktalóbélyegzőnek az iratra nyomásából, annak lenyomatán a (2) bekezdésben felsorolt adatok feltüntetéséből és az ügy lényeges adatainak iktatókönyvbe való bejegyzéséből áll. (2) Az iktatóbélyegző lenyomatának tartalmaznia kell: aj a végrehajtó bizottság nevét; b) székhelyét; cj az iktatás évének, hónapjának, napjának, d) az iktatókönyv sorszámának — alszámának, ej a mellékletek mennyiségének, f) az előszámnak, g) az ügyintéző nevének feltüntetésére szolgáló rovatokat. (3) Az iktatóbélyegző lenyomatán a hónap nevét betűkkel kell kiírni. A mellékletek mennyiségét tíz darabig szám szerint, ezen felül „Iratcsomó" jelzéssel kell feltüntetni. Az ügyfél által küldött beadvány mellékleteit — akkor is, ha tíznél több van — darabszám szerint kell bejegyezni. (4) Az iktatóbélyegzőt lehetőleg az irat külső oldalának jobb felső részére kell rányomni úgy, hogy az azon levő szöveget, címzést stb. ne takarja. Ha az iraton az iktatóbélyegző részére elegendő hely nincs, a tárgyat negyedíves papírlapra kell feljegyezni, és azt kell az iktatóbélyegző lenyomatával ellátni, azon a szükséges rovatokat kitölteni, majd e lapot az ügyirathoz kell kapcsolni. (5) Az iktatószám az iktatókönyv megfelelő sorszámából, az esetleges alszámból, az évszámból áll, az 1. alszámot azonban feltüntetni nem kell (pl. 765/1964., 765—2/1964.). (6) Az év kezdetén érkező első irat sorszámát 1-gyel, kirendeltségeknél a részükre megállapított számkeret legkisebb számával kell kezdeni és az iktatásit év végéig megszakítatlan sorrendben kell folytatni. Az ugyanabban az ügyben érkező újabb iratokat ugyanannak a sorszámnak egymást követő négy alszámára kell beiktatni [9. § (2) bekezdés]. (7) Az ügyiratok iktatására általában az év kezdetén újonnan nyitott, bekötött, oldalszámozott és hitelesített (26. §) iktatókönyvei kell használni. Indokolt esetben bekötött könyv helyett tíz ívenként összefűzött, hitelesített lapokat is lehet használni, ezeket azonban utólag — legkésőbb a következő naptári év első hónapjának végéig — be kell köttetni. (8) Az iktatókönyvben felhasznált lapokat öszszeragasztani, az iktatóbélyegző lenyomatán vagy az iktatókönyvben feljegyzett adatokat — a ceruzával bejegyzett határidő [20. § (1) bekezdés] kivételével — kiradírozni, kivakarni, leragasztani, tussal, tintával vagy bármely más módon olvashatatlanná tenni nem szabad. Ha az iktatóbélytgző lenyomatán a számnak, az iktatókönyvben az iktatás keltének vagy az ügy tárgyának helyesbítése szükséges, a téves szöveget, számot egy vonallal át kell húzni úgy, hogy az eredeti bejegyzés olvasható maradjon. A javítást kézjeggyel és keltezéssel igazolni kell. (9) Téves iktatás esetén az iktatókönyvi bejegyzést tintával történő áthúzással meg kell semmisíteni oly módon, hogy bár a megsemmisítés ténye kétségtelen legyen, a bejegyzés továbbra is olvasható maradjon. Ugyanakkor' a „kezelési feljegyzések" rovatban meg kell jelölni, hogy a tévesen beiktatott ügy iratanyagát mely számra iktatták át. A megsemmisített sorszámra újabb ügyet beiktatni nem szabad. (10) Az iktatókönyv egy-egy sorszámára csak egy ügyet szabad beiktatni, vagyis a sorszám egymást követő alszámaira csak egymással szervesen összefüggő iratok jegyezhetők be. E szabály alól kivételt képeznek azok az ügykörök, melyeknek egy (gyűjtő) iktatószám alatt történő iktatását a szakfelügyeleti szerv elrendeli, továbbá a hatósági bizonyítványok, melyek részére az év elején egy iktatószámot kell fenntartani, majd az egyes bizonyítványokat külön könyvben kell nyilvántartani. A hatósági bizonyítványokat — nyilvántartókönyvükkel együtt — az iktatókönyv megfelelő sorszáma alatt kell irattárba helyezni. Az iktatókönyv megfelelő sorszámánál csak a tárgyrovatot kell kitölteni („Hatósági bizonyítványok"), 9. § Előirat, utóirat (1) Az irat beiktatása előtt meg kell állapítani, hogy van-e az ügynek a folyó évben előzőleg beérkezett irata (előirat). Ha van, az újonnan érkező ügyiratot (utóirat) — a (2) bekezdésben szabályozott kivétellel — nem szabad új sorszámra iktatni, hanem a sorszám következő alszáma alatt kell a beérkezést feljegyezni. Ha az ügynek csak a folyó évet megelőzően volt előzménye, vagy ha előzmény egyáltalán nincs, az iratot új sorszámra kell beiktatni. (2) Egy ügyben négy ízben iktatható be irat úgy, hogy az ügy sorszáma nem változik. Ha ötödik irat érkez'k, azt új sorszámra kell beiktatni, és az előző számon érkezett iratokat a 12. §-ban meghatározott módon az új sorszámra beiktatott irathoz kell csatolni. Ugyanígy kell eljárni, ha a második, illetőleg további iktatószám alszámai is fel használásra kerültek. 10. § Az iktatáshoz szükséges adatok bejegyzése (1) Az irat iktatása során az iktatókönyvbe be kell jegyezni a sorszámot, az iktatás Idejét, a be*