Központi intézkedések; Belügy, közigazgatás; Egészségügy; Építésügy

Belügy, közigazgatás - A tanácsi szervek ügyiratkezeléséről - határozat és végrehajtási utasítás. • 1963.12.19 [1028/1963. (XII. 17.) Korm. sz. határozat<CR>5/1963. (T K 78.) K E sz. utasítás = Tanácsok Közlönye 1963/78.]

J. számú melléklet az 5*1963. (T K 78.) K E számú utasítás 1. pontjához A fővárosi, megyei, megyei jogú városi, városi, járási, városi (fővárosi) kerületi tanácsok és szerveik ügyiratkezelésének szabályzata I. FEJEZET AZ ÜGYIRATKEZELÉS FOGALMA, RENDSZERE, SZERVEZETE 1. §• Az ügyiratkezelés fogalma Az ügyiratkezelés fogalomkörébe tartozik az ügyiratok átvétele, átadása, iktatása, mutatózása, tisztázása (sokszorosítása), továbbítása, irattározása és selejtezése. 2- §• Az ügyiratkezelés rendszere Az ügyiratokat alszámokra tagozódó sorszámos iktatási rendszerben kell kezelni. 3- §• Az ügyiratkezelés szervezete (1) A tanácsok és szerveik (állandó-, ideiglenes és szakbizottságok, a végrehajtó bizottság és titkársága, valamint szakigazgatási szervei stb.) — továbbiakban: szakigazgatási szerv — ügyiratainak kezelését a szakigazgatási szerv feladatkörének, szervezeti felépítésének és ügyiratforgalma nagyságának megfelelően kell megszervezni. (2) Az iktatás lehet: a) osztott (decentralizált), azaz szakigazgatási szervek szerint tagozódó és azok hivatali szervezetén belül végzett; h) központi (centralizált), azaz valamennyi szakigazgatási szervre vonatkozóan egy helyen végzett; c) részben osztott, részben központi, azaz egyes (nagyobb ügyiratforgalmú, vagy a központi épülettől távolabb eső épületben működő) szakigazgatási szervek által külön, egyes szakigazgatási szervek által pedig összevontan végzett. (3) A központi iktatóirodában a szakigazgatási szervek részére külön-külön kell iktatókönyvet nyitni. Indokolt esetben több szakigazgatási szerv részére egy, közös iktatókönyv is nyitható. (4) Az igazgatási osztály, valamint az érdekelt szakigazgatási szerv vezetőjének véleményét figyelembe véve, a végrehajtó bizottság elnöke rendeli el azt, hogy a szakigazgatási szerv iratai iktatására a (2) és (3) bekezdésekben megjelölt módozatok közül melyet alkalmazza. A járási, városi, városi (fővárosi) kerületi tanács végrehajtó bizottság elnöke döntése előtt köteles a felettes végrehajtó bizottság igazgatási osztálya vezetőjének véleményét kikérni. (5) Külön iktatókönyvbe kell iktatni az ügyiratokat, ha valamely ügykörben azt jogszabály írja elő. Külön könyvbe kell iktatni az elsőfokú gyámés szabálysértési ügyek iratait. Az anyakönyvi alapbejegyzést igénylő anyakönyvi iratokat az anyakönyvek vezetésére vonatkozó szabályok szerint kell külön kezelni. (6) A végrehajtó bizottság kirendeltsége a hozzá beérkező iratokat a részére megállapított számkereten belül iktatja (4. §). (7) Az iktatás módját csak naptári év kezdetével szabad megváltoztatni. 4- §• Számkeret (1) A szakigazgatási szerv iratait szakigazgatási szervenként megállapított számkeretben kell iktatni. (2) A számkeretet a fővárosi, megyei, megyei jogú városi, városi, járási, városi (fővárosi) kerületi tanács végrehajtó bizottságának igazgatási osztályvezetője (továbbiakban: igazgatási osztályvezető) állapítja meg (pl. 1—6000-ig pénzügyi osztály; 6001—8000-ig tervosztály). (3) A számkeretet — több évre visszamenő felmérés alapján — figyelemmel az esetleges forgalomnövekedésre kell megállapítani. Az adott számkeret kimerítése esetén pótszámkeretet kell megállapítani. (4) A szakigazgatási szervek részére a számkeretüknek megfelelő méretű iktatókönyvet kell nyitni. A több szakigazgatási szerv részére nyitott közös iktatókönyvet a számkeretnek megfelelően fel kell osztani. A felosztást a közös iktatókönyv borítólapjának belső oldalán fel kell tüntetni. (5) A szakigazgatási szerv részére megállapított számkeretet tovább bontani, vagyis a szakigazgatási szerv részére több (ágazat szerinti) iktatókönyvet nyitni, illetőleg az egy iktatókönyvet a megbontott számkeretnek megfelelően részekre osztani — az igazgatási osztály vezetőjének engedélye alapján — csak abban az esetben lehet, ha a szakigazgatási szerven belül működő csoportok munkája ténylegesen elkülönül, és az ügyiratforgalom csoportonként az évi mintegy 1000 db-ot meghaladja. 5. §. Az ügyiratkezelés és felügyelete (1) Központi iktatás esetében az ezen utasításban foglalt iktatási és egyéb kezelési feladatokat központi iktató iroda látja el.