Központi intézkedések; Belügy, közigazgatás; Egészségügy; Építésügy

Belügy, közigazgatás - Minta-ügyiratkezelési szabályzat a tanácsi végrehajtó bizottságok számára, 10 mintával. • 1956.10.15 [sz. n. = Tanácsok Közlönye 1956/56. ]

3. §. • Az ügyiratkezelés ellátása és felügyelete. ^l)^ Központi ügyiratkezelés esetében a Szabályzatban foglalt összes feladatot k

özponti kezelőiroda látja el. (2p OszioU ügyiratkezelés esetében a küldemények és beadványok átvételit, a szervezeti egységek közötti szétoszlását, valamint az ügyiratok és kiadványok továbbítását ügyiratirányító, a kétévnél régebb keletű iratok őrzését "^^pöTTTTTaTTar, a többi feladatot pedig kezel

ő irodák, illető

leg ügy ir

atkezelők végzik. Központi irattárban kell azonban kezelni a szeivhez tartozott, megszűnt szer•veseti «sységek iratait a kétcv Icleite «IőU is, ha a szervezeti egységnek jogutóda nincs, vrgy ha az iratok további kezelésére nem aűhat rendelkezést. (3) Az ügyiratkezelés felügyeletét az igazgatási osztály (csoport), aze'mál a szerveknél, amelyek pedig szervezeti egységekre nem tagozódnak, a szerv vezetője Játja el. II. FEJEZET. A küldemények átvétele és bontása. 4. §. A küldemények és beadványok átvétele. , ,(1), A küldeményeket és a beadványokat (a továbbiak.ban: küldemény) a hivatalos órák alatt központi ügyiratkezelés eseté-ben a központi kezelőiroda, osztott ügyiratkezelés esetén pedig az ügyiratirányító vezetője vagy ezzel megbízott dolgozója veszi át. A szerv a postahivatalnál fiókot bérel, a központi kezelőiroda, illetve az ügyiratirányító vezetője gondoskodik arról, hogy megfelelő meghatalmazással rendelkező dolgozó a szerv (a Szervezeti egység), illetve annak dolgozói címére érkező küldeményeket minden munkanapon — szükség esetén több alkalommal is — lehetőleg zárható táskában elhozza. Ügyfél beadványait közvetlenül a szervezeti egység kezelőirodájánál is beadhatja. ; *; ««C <2) Az olyan küldeményre, amelynek burkolata sérült, vagy azon a felbontás jelei megállapíthatók, rá kell vezetni, hogy „Sérültén érkezett" vagy „Felbontva érkezett" és ezt alá kell írni. Ezután a küldeményt a szerv, illetve a szervezeti egység vezetőjének vagy az erre kijelölt dolgozónak kell bemutatni. Ha a burkolat már megfelelő igazolást tartalmaz, újabb igazolásra nincs szükség, de a bemutatási kötelezettség ebben • az esetben is fennáll. 5 § - ' A küldemények elosztása és bontása. (1) Központi ügyiratkezelés esetén a küldeményeket a kezelőiroda vezetője vagy ezzel megbízott dolgozója bontja fel. Nem szabad felbontani a szerv (szervezeti egység) vezetőjének címzett küldeményeket, valamint azokat, amelyek bontásának jogát a szerv (szervezeti egység) vezetője magának tartotta fenn, végül a névreszóló küldeményeket; ezeket a küldeményeket a vezetőhöz, illetve a címzetthez kell átadókönywel továbbítani. Az átadókönyvbe a számmal ellátott és áz ajánlott küldeményeknek az ügyiratszáma*, ennek hiányában ajánlási ragszámát, a többi küldeménynél a feladó nevét, enrlek hiányában a küldemény darabszámát kell beírni. (2) - Oszlott ügyiratkezelés esetén az ügylratirányító az ávett küldeményeket kezelőirodák szerint csoportosítja, Ha a címzérből az illetékes szervezeti egység nem állapít* ható meg, az ügyiratirányító küldeményeket — az (1) bekezdésben említett koriátok között — felbontja és az illetékes szervezeti egység megállapítása után végzi el a csoportosítást. Ezután a küldeményeket az (1) bekezdés* bén meghatározott módon be kell írni az egyes kezelő-* irodák átadókönyvébe. (3) A küldeményeket az átadókönyvvel együtt olyan időben kell — szükség szerint naponként többször is — az egyes kezelőirodák vezetőjéhez megküldeni, hogy az ügyiratok- nyilváatartásíbavételét lehetőleg még.ugyan azon, a napon elvégezzék. .Táviratokat, express küldeményeket, határidős, vagy más hasonló jelzésű küldeményeket soronkívül kell átadni." (Osztott ügyiratkezelésnél a küldeményeket úgy is el lehet osztani, hogy azokat az egyes kezelőirodák vezetői által megbízóit dolgozók előre megállapított időpontban maguk veszik ál az ügyirányilóban.) (4) A küldemény felbontása alkalmával ellenőrizni kell, hogy a borítékon jelzett iratok, illetve az iratokon jelzett mellékletek megérkeztek-e'. Ha hiányt állapítanak meg, azt a'"borítékra, illetve az iratra rá kell vezetni, és a bet'' küldőt lehetőség szerint egyidejűleg fel kell hívni a hiány pótlására. A mellékletek hiánya nem akadályozhatja a további folyamatos kezelést., (5) Ha a felbontás alkalmával kitűnik, hogy a küldés mény pénzt, fel nem ragasztott illetékbélyeget vagy egyéb értéket (pl. nemzetközi válaszdíjszelvényt) tártain maz, erre utaló megjegyzéssel az összeget, illetve értéket a felbontó keltezve és aláírva köteles az iraton feltün* tetni. Az illetékbélyeg, valamint a válasz bérmentesítésére szóló postabélyeg (válaszboríték) kivételével minden egyéb értéket elismervény ellenében a pénzkezeléssel megbízott dolgozónak kell átadni, majd az elismervényt, valamint az illetékbélyeget és a postabélyeget az iratokhoz csatolva a kezelőiroda vezetőjéhez kell továbbítani. (6) Az illetékköteles iralokon a felragasztott illetékbé-i lyegeket a kezelőiroda szabályszerűen érvényteleníti. Ha az illetékköteles iratokon az illetéket csak részben vagy egyáltalán nem rótták le, az iUeiékszabályzat rendelke-t zései «zerint kell eljárni; az eljárás azonban nem akadályozhatja a további folyamatos kezelést. (7) A küldemény téves bontása esetén, valamint ha a oontás után derül ki, hogy a küldeményben államtitkot tartalmazó ügyirat van, a borítékot ismét le kell ragasz* tani, rá kell vezetni a felbontó nevét és munkahelyét, majd a küldeményt téves bontás esetén a címzetthez, ál* lamtitkot tartalmázó'üg'yirat esetében pedig a titkos ügy* kezelést ellátó szervezeti egységhez, ha ilyen nincs, a szerv vezetőjéhez kell eljuttatni. (8) A küldemények borítékait naponta össze kell gyűj* teni és a közönséges levelek borítékait két hónapig, az ajánlott levelekét pedig hat hónapig meg kell őrizni. Ezután a bélyeges borítékokat százas kötegekben a legközelebbi postahivatalnál kell leadni, a bélyegtelen bori*" tékokat pedig belső továbbításra lehetőleg fel kell tiasz* nálni. Ha azonban a postán érkezett irat határidőben való beadásához nyilvánvalóan jogkövetkezmény fűződik, vagy ha a beküldő nevét, illetve pontos címét csak a borii tékról lehet megállapítani, végül ha az iraton jelzett met*