Központi intézkedések; Belügy, közigazgatás; Egészségügy; Építésügy
Belügy, közigazgatás - Schatz, Rudolf: Az állami szervek iratainak kezelése, iratkezelési és irattározási utasítás-, valamint iratkezelési terv-mintákkal. Bp. 1954. 31 p. • 1954. júl. [13-05-1/1954 LOK]
~ t% a/ összegyűjteni a lényeges iratanyagot az ügyintézőknek adott ügyben való tájékoztatása, hasonló esetekben való felvilágofcitás adása ás az eljárás esetleges ujrafeÍvóte le céljából} b/ megőrizni az iratanyagot az okirati bizonyitás céljára; c/ megőrizni a levéltári-értékű iratanyagot kutatási célokra, különösképen történeti vonatkozású területeken, " Az ügyíratok eképon az államigazgatás "papírra vetott omlókai." • Magától értetődő feltétel természetesen, hogy az ügyiratokat meg kell óvni attól, hogy ellenséges ügynökök felhasználhassák. Az irat kdzo lést olymódon kell ki alakítani, hogy e eélok egyike _sa szenvedjen csorbát,. Emellett a fŐfigyelmet az iratcsoportok helyes kialakítására kell fordítani, azaa az egye sjir átoknak, valamint előiratainak iratcsoportokká s az iratcsoportoknak"szerves egésszé, irattárrá való kialakítására, A lényeges az, hog^ az iratcsoportok tekintetében szakszerű meghatározott rend és áttekintés valósuljon meg, amely elsősorban /a/ tájékoztató és felvilágősitás-adási célt /a/ szolgál, ezenkívül azonban a bizonyítási /b/ és a kutatási . célokat /c/ is elősegíti,, Central izá lt és dece nt ralizált iratkezelés Lényegében véve az iratkezelés kétféle szervezési lehetősége áll fenn: a centralizált és decentralizált iratkezelés. Az egyik forma szigorúan elválasztja az iratkezelést az ügyintézéstől, mig'a másik az iratkezelést az ügyintézés részévé teszi. A centralizá l t iratkezelésnél az iratanyagot a központi se1 gédhivatalbán, mint Teljesen "önálló területet" igazgatják. Az érke-' ző iratokhoz az előzményeket, illetőleg előiratokat hozzácsatolják. Csak ezután karülnek azok az előadóhoz; emellett az iktató az iratok hollétéről szabályszerűen tájékoztatást kell tudjon adni. Az olyan kiterjedt iratforgalmu se gédhivat a Ua esetében, amely nagybbb látszá-* mu ügyintéző részére látja el az iratokkal kapcsolatos teendőket, csak ilyen esetben lehet ugyanis központi segédhivatalról szó, - számos iratkezelési segédletet, úgymint- könyv- vagy kartotékalaku naplókat és mutatókat alkalmaznak. A segédhivatalok és kezelőirodák reformálására irányuló törő levésé lenek-mindenesetre sikerült az iratkezelés munkáját lényegesen korlátok'közé szőri tani. De cent r alizált iratkezelésn él /szakkezelésnél/ az előadó az iratkozalest maga in tózi,' maga veziTT rá az iratokra a szükséges mogjolöléseket, maga helyez irattárba és a szabályszerű kazo lésért is o felelős. Iratkezelési segédeszközöket csak igen korlátozott mértékben alkalmaznak*. Az ügyek egyszerű, normális menetét nem kisérik kü_ lön nyomon, - E kát rendszer között vegyes és átmeneti formák vannak, amelyakkel azon ban ezen a helyen nem szükséges behatóbban'foglalkozni.
