Központi intézkedések; Belügy, közigazgatás; Egészségügy; Építésügy

Központi intézkedések - A közületi szervek (vállalatok) iratainak megőrzéséről és selejtezéséről kiadott 185/1951. (X. 23.) MT sz. rendelet végrehajtása a Belügyminisztériumban, a helyi tanácsoknál, a rendőrségi szerveknél és az irányításuk alatt álló intézetekben, intézményekben, vállalatoknál. Melléklet: Selejtezési ügykörjegyzék. • 1952.03.04 [131-10/1952. BM sz. utasítás = Belügyi Közlöny 1952/11.]

lési könyveket, amelyek több évfolyam iratanyagának a nyilvántartására szolgálnak, akkor kell a levéltárnak átadni, amikor a nyilvántartott iratok összes évfolyamainak selejtezése megtörtént. Í2) Az illetékes közlevéltár az (1) bekezdésben említett iratokat a selejtezés befejezésétől számított egy éven belül köteles átvenni. Az iratokat ennek megtörténtéig az irattári anyagtól elkülönítve, a közlevéltári szabályoknak megfelelően elhelyezve, rendezett állapotban, kutatásra alkalmas módon kell kezelni. (3) Az egyébként selejtezhető, de a folyamatos ügyintézés (működés) érdekében öt évnél hoszszabb ideig megőrzendő iratok a megőrzési idő lejirtáig a selejtező szerv kezelésében maradnak. Ezekről az iratokról a csoportszámos iratkezelésnél használt iratjegyzék nyilvántartó nyomtatványon a csoportszámos iratkezelésnek megfelelően ügykörök szerint, vállalaicknál*pedig az iratkezelési rendszerüknek megfelelő egyszerű pótnyilvántartást kell készíteni. Az iratokat nem szabad újból iktatríi, hanem a legutolsó iktatószám (alapszám) sorrendjében évfolyamónként kell a pótTryilvántartásba felvenni. Ez a pótnyilvántartás a levéltárnak átadott kezelő könyveket pótolja. (4) A (3) bekezdésben említett iratok iktatószámát — az irattározás feljegyzésére használt — kezelő könyvben, színes ceruzával alá kell húzni. (5) Ha valamelyik ügykörben (például: gyámügyek) az iratok túlnyomó része továbbra is a selejtező szerv kezelésében marad [9. § d) pontj, akkor kell a kezelő könyveket átadni, amikor az azokban nyilvántartott iratok őrzésére szükség nin-» csen. Erről a területileg illetékes közlevéltárat értesíteni kell.* 16. §.' r

(l) Az átvizsgált (selejtezett) iratok-rót le kvll választani a "teljesen tiszta félíves papírokat, a kiselejtezett iratokból pedig az újból felhasználható tiszta vagy egyik oldalán használható papirost, iratfedő táblát, iratkötöző es egyéb, a 16.400

/

1951. B. M. sz. rendeletben (B. K. 115. sz.) felsorolt anyagokat. Az újból felhasználható anyagokat átvételi elismervény ellenében az anyagraktár [(irodaszer) kezelőjének kell átadni. >(2) A kiselejtezett iratok mellett található könyveket ós nyomdai termékeket az Országos Könyvtári Központnak, irodalmi vagy tudományos munkák kéziratait a területileg illetékes levéltárnak, muzeális értékű tárgyakat a Múzeumok és Műemlékek Országos Központjának kell átadni. 17. §. (1) Az újból fel nem használtható kiselejtezett Iratanyagot a selejtezés ellenőrzése után a területileg illetékes hulladókpapírgyüjtő szervnek kell a hatóságilag megállapított áron átadni. (2) Az értékesítésből befolyt készpénz 40 -százaléka a selejtezésben résztvett dolgozók jutalmazására fordítandó. A jutalom felosztásánál nem a kiselejtezett iratok mennyiségét, hanem a végzett munka minőségét kelj figyelembe venni. A jutalmazásra a selejtezési felelős tesz javaslatot. Az ellenőrzést végző megbízottak a legjobb minőségi munkát végző dolgozók jutalmazását javasolhatják. Az értékesített hulladék papírért befolyt öszszeg felosztását a közvetlen felsőbb — a megyei szerv esetében pedig — a megyei szerv vezetője hagyja jóvá. (3) A felszabadulás utáni bizalmas jelzésű kiselejtezett iratanyagot csak őrölt, vagy zúzott állapotban szabad a hulladékgyűjtő szervnek átadni. Ha erre nincsen lehetőség, az iratokat a selejtező szerv megbízottjának ellenőrzése mellett lezárt zsákokban kell a feldolgozó üzem telepére szállítani és ott a megbízott jelenlétében bedolgozni. (4) A felszabadulás utáni szigorúan bizalmas jelzésű'kiselejtezett iratokat hulladékgyűjtő szervnek átadni nem szabad Azokat a kezelő szerv vezetőjének ellenőrzésével kell megsemmisíteni. 18. §. (1) A selejtezés lefolyásáról munkacsoportonként jegyzőkönyvet kell készíteni. (2) A Selejtezési jegyzőkönyvben fel kell tüntetni a kiselejtezett iratsorozatok évfolyamát' és tárgyát (pl, hadigondozás)., a kiselejtezett- iratok hozzávetőleges súlyát, a sel^lezési csoport tagjainak névsorát, a kiselejtezett iratokat felülvizsgáló nevét (11. §) és a munkák időtartamát. A selejtezési jegyzőkönyvhöz kell csatolni a Magyar Munkásmozgalmi Intézet részére átadott iratokról készített számjegyzék egy példányát, a szerv anyag (irodaszer) kezelőjének átadott, ismét felhasználható anyagok átvételét igazoló elismervényeket és . a selejtezési munkacsoport rendszeresen vezetett jelenléti ívét. (3) A selejtezési jegyzökönyvet a selejtezési munkacsoport tagjai és a selejtezési felelős írják alá. A jegyzőkönyvet a szerv vezetőjének kell bemutatni és iktatva irattárba kell helyezni. 19. §. (1) A szervek irattárának bármilyen anyaga csak jelen Utasításban szabályozott selejtezés útján semmisíthető meg. (2) A szerv iratait kiselejtezésükig, illetőleg a levéltárnak átadásig az ügyviteli és ügykezelési szabályoknak megfelelően rendesen kötegelve, rendezett állapotban, kutatásra alkalmas módon, az iratok állagát feltétlenül biztosítva, az éberség követelményeinek megfelelően köteles kezelni. (3) Megszűnt .szervek irattári anyagukat az ügykörüket tovább ellátó szervnek adják át. Ilyen szerv hiányában az irattári anyagot a területileg illetékes közlevéltárnak kell átadni 20. §. Jelen Utasítás szempontjából iratnak kell tekinteni az iktatmányt és annak mellékleteit, a szervekhez érkező vagy azok működése közben keletkező jegyzőkönyveket, feljegyzéseket, jegyzékekéi, térképeket, térképszerű vázlatokat, képes ábrázolást, műszaki leírást, levelet, okmányt, továbbá az iratanyag kezeléséhez (nyilvántartásához) szüksé-