Központi intézkedések; Belügy, közigazgatás; Egészségügy; Építésügy

Egészségügy - Az Egészségügyi Minisztérium felügyelete alá tartozó szervek iratkezelési szabályzatának elkészítéséről. • 1971.09.06 1971.11.15 [30/1971. (Eü. K. 17.) Eü. M. sz. utasítás = Egészségügyi Közlöny 1971/17.; helyesbítés: Egészségügyi Közlöny 1971/22.]

— biztonságos őrzését, — rendszerezését. — selejtezését, — levéltárnak történő átadását szabályozza. Keletkezésüket tekintve ügyiratnak minősül: — minden írott szöveg, — számadatsor, — térkép, — tervrajz, a) amely valamely állami szerv működésével, illetőleg személy tevékenységével kapcsolatban bármilyen anyagon, alakban és bármely eszköz felhasználásával keletkezett, kivéve a megjelentetés szándékával készült könyv jellegű kéziratokat; b) a gépi adatfeldolgozás útján rögzített adatok (röntgen- és mikrofilmfelvételek). Az iratkezelés szervezete Az iratkezelés szervezete lehet: a) központosított, b) osztályokra vagy más szervezeti egységekre tagolt, c) vegyes rendeltetésű. A központosított kezelőiroda esetében a szervekhez beérkező ügyiratok átvétele, bontása, elosztása, nyilvántartásba vétele, postázása és irattározása egy helyen történik. Osztályokra vagy más szervezeti egységekre tagolt egységeknél elhelyezett kezelőirodák esetében az iratok átvételét, postabontást és elosztást egy központi postaelossztó végzi, míg az összes ügyiratokkal kapcsolatos kezelői munkát a szervezeti egységeknél elhelyezett kezelő irodákon végzik. Ebben az esetben a szervezeti egységek kezelői külön-külön nyilvántartó (iktató) könyvet kötelesek vezetni. Vegyes rendeltetésű szervezeti megoldásnál részben a központi elosztó-továbbító, illetve nyilvántartó irodán, részben pedig a szervezeti egységeknél végzik az iratkezelői munkát. Az iratkezelési szervezet kialakításánál a szerv ügyköreinek legjobban megfelelő formáját alkalmazza. A tagolt szervezeti megoldás esetében a kezelőirodák részére éves nyilvántartási (iktatási) számkeretet kell adni (pl. 1—1000-ig, 1001—1500-ig és 1501—2500-ig). A szerv ügyiratkezelésének és irattárának irányításával és ellenőrzésével vezető állású, az iratkezelési és irattári feladatok ellátásával középiskolai végzettségű és megfelelő gyakorlattal rendelkező személyt kell megbízni. Irattári terv A szerv működésével kapcsolatban keletkezett iratanyag rendszerezése irattári terv alapján történik. Az iratkezelésért felelős vezető állású személy készíti vagy készítteti el. Az irattári tervben rendszerbe kell foglalni a szerv által ellátott ügyköröket, és az iratokat az így kialakított tételek szerint kell kezelni. Az ügykörök csoportosítását a szervezeti felépítés figyelembevételével úgy kell kialakítani, hogy ez az ügyvitel gyakorlati érdekeit jól szolgálja, s az iratok selejtezését is megkönnyítse. Az egyes irattári tételeket — az ügyviteli igényeknek megfelelően — további csoportokra lehet bontani (pl. ha egy csoportban évente 200-nál több irat keletkezik). Az iratokat időrendi, helymegjelölési vagy a személynevek betűsoros rendjében lehet tovább csoportosítani; elképzelhető az iratok jellegéhez igazodó további tagolás is. Kórházak, klinikák és járóbeteg-ellátó intézeteknél a tételszám és az irattári tervek megállapításánál célszerű a tételszámokat osztályokra lebontani. Az ezen belüli nyilvántartáshoz célszerű tárgyanként és személyenként szoros betűsoros sorrendben bontva tárgy- és névmutatót alkalmazni. Az irattározáshoz karton- vagy fóliatasakot kell használni, amelyre nyilvántartásba vételkor (iktatáskor) a tételszámot rá kell írni. Minden — a vizsgálattal kapcsolatos — anyagot ide kell begyűjteni, és együttesen irattározni. A tételek gyarapítása iránt év közben esetlegesen felmerülő igényekre tekintettel az irattári tervben minden ügykör csoport végén szabad tételszámokat lehet és célszerű hagyni. A kialakított irattári tételeket a rendszerben elfoglalt helyüknek megfelelő számjelzéssel kell ellátni. Az irattári tételt (csoportot) úgy kell kialakítani és meghatározni, hogy az ahhoz tartozó iratok a kiselejtezés határideje szempontjából azonos kategóriát alkossanak. Az irattári tervben kell meghatározni, hogy mely tételek iratai nem selejtezhetök, illetve ügyviteli érdekből azokat meddig kell megőrizni, valamint a nem selejtezhető (végleg megőrzendő) tételek levéltárba történő átadásának idejét is. Az irattári tervben a számvitel bizonylatai rendjére vonatkozó rendelkezéseket figyelembe kell venni. Az irattári terv szerinti tételszámot az ügy előadója tartozik rávezetni az ügyirat meghatározott helyére (bal alsó sarkára vagy az iktatóbélyegző lenyomata alá). Az irattári tervbe fel kell venni olyan iratféleségeket is, amelyek nem kerülnek az általános szabályok szerint nyilvántartásba, illetve amelyeket nem helyeznek a szerv irattárába, hanem attól elkülönítve kezelnek (pl. illetményszámfejtéssel, gazdasági műveletek könyvelésével kapcsolatos kartonok stb.). Az irattári tervben az ilyen iratok őrzési helyét külön fel kell tüntetni. Ezekre az iratokra az irattári terv megfelelő tételszámát legkésőbb akkor kell feljegyezni, amikor az irat a szervnél végleges őrzési helyére kerül. Az irattári terv a jelen mintaszabályzat alapján készítendő iratkezelési szabályzat melléklete. Egy példányát, illetve megfelelő részét (fejezetét) a nyilvántartó könyvbe be kell kötni. A szerv ügykörében vagy szervezetében bekö-