Központi intézkedések; Belügy, közigazgatás; Egészségügy; Építésügy

Belügy, közigazgatás - A tanácsi szervek ügyiratkezelésének szabályairól szóló 8/1973. (TK. 51.) MT TH sz. utasítás módosításáról és egységes szövegéről. Melléklet: 4 db iratminta. • 1982.03.04 [1/1982. (TK. 5.) MT TH sz. utasítás = Tanácsok Közlönye 1982/5.]

számmal el kell látni. A nyilvántartó könyvet az a szerv vezeti, amely a mikrofilmet tárolja. (4) A mikrofilm-technológiával kapcsolatos szabályokat (a továbbiakban: technológiai utasítás) a vb titkár állapítja meg. (5) A mikrofilmezést csak a feldolgozási folyamat megtervezése után lehet megkezdeni.A terv tartalmazza az irat mikrofilm-felvétel, elkészítés, az átadás-átvétel, a műszaki technológia, az ellenőrzés, a hitelesítés és az .iratselejtezés munkafázisait. A tervet az iratot őrző és (ha nem ugyanaz) a mikrofilmezést végző szerv közösen készíti el és azt a vb titkár hagyja jóvá. (6) Az iratokat a mikrofilm felvétel céljára az e feladattal megbízott személy, a ' technológiai utasításban előírt módon köteles előkészíteni. Az előkészítés során ellenőrizni kell, hogy a felvételre kerülő iratcsoportból nem hiányzik-e irat. Ha irat hiányzik, azt meg kell keresni és a helyére tenni. Ha a hiányzó irat nem kerül elő, egy lapra fel kell írni az iktatószámot, az ügy tárgyát és a következő szöveget: „Az irat hiányzik". A lapot a szakigazgatási szerv vezetője aláírja, majd a hiányzó irat helyére kell tenni és arról is felvételt kell készíteni. Az előkészítés magában foglalja a felesleges feljegyzések, másodlati példányok stb. kiselejtezését, sorszámozást. (7) Nem szabad mikrofilmre venni a 2-es selejtezés ű [lásd: 30. § (1) bekezdés] iratokat, továbbá azokat sem" célszerű, amelyeket eredetiként meg kell őrizni (0-ás). Nem szükséges, mikrofilmre vermi az 1974. január l-e előtt keletkezett iratokat, ha selejtezésük, átminősítésük [30. § (4) bekezdés] után a biztonságos tárolásuk megoldható. 28. § (1) A mikrofilmet úgy kell elkészíteni, hogy a film alkalmas legyen az eredeti irat helyettesítésére. Ennek érdekében: a) a mikrofilm elején fel kell tüntetni — a filmet készítő és — ha nem azonos — az eredeti iratok őrzésére jogosult szerv nevét, címét, a film készítésének helyét és idejét; — annak a szakigazgatási szervnek, szervezeti egységnek a nevét, amelynél az iratok keletkeztek, vagy amely az iratot irattárba helyezte, valamint az első irat iktatószámát, illetőleg — az 1974.-január 1. után keletkezett iratok esetében — az irattári csoport jelét is; — a mikrofilm nyilvántartási számát (jelét); b) ha valamelyik irat nem az általában haszr nált irodai papíron készült (pl. szövet, műanyag), e minőségét úgy kell feljegyemi, hogy a feljegyzést a felvételen látni lehessen; c) a felvételeket úgy kell elkészíteni, hogy az egyes képkockák teljes egészében átfogják azt az iratot, amelyről felvétel készül és az eredeti iraton levő javítások, törlések, bejegyzések, szél- és lábjegyzetek olvashatók legyenek; d) az összefüggő, egymással zárt egységet alkotó hatok folyamatosan, iktatószámuk és keltezésük szerinti idősorrendben vagy — ha az nem célszerű — az előkészítés során előre meghatározott sorrendben (az előkészítéskor kapott sorszámmal), megszakítás nélkül kövessék egymást a filmtekercsen, filmcsíkon vagy filmlapon. A technológiai utasításban kell rögzíteni azt a módszert, amellyel a zárt egységet alkotó iratok öszszetartozását jelzik; e) folyamatos tekercsfilm alkalmazása esetén célszerű lezárni a felvételsort, ha arra a következő irat teljes egészében nem fér rá. Filmlap esetén a folytatást úgy kell jelezni, hogy az utolsó iratlap aljára és a következő iratlap felső részére az alábbi feljegyzést kell írni: „ /19... folytatása a jelű iratlapon, illetőleg /19... folytatása" f) a hitelesített filmtekercsről egy vágatlan másolatot kell készíteni á biztonsági őrzéshez —• lásd: (2) bekezdés; g) a tasakba fűzött mikrofümcsíkok vagy a csíkokról készült mikrofilmlap csak akkor tekinthető hitelesnek, ha a szerv összefüggő, vágatlan egész tekercsen is őrzi azokat a felvételeket, amelyeiket a csíkok tartalmaznak; h) ha egyes iratok (pl. tervrajz, térkép) felvételénél az általánostól eltérő technikát kell alkalmazni (pl. az iratokat tekercsfilmre, a tervrajzokat pedig filmlapra kell fényképezni), a célszerűséget figyelembe véve dönthető el, hogy az összefüggő iratokból kiemelve csak egyes daraboknál alkalmaznak más technikát vagy ilyen esetben az összefüggő irat valamennyi darabját együttesen fényképezik az eltérő technikával. Ha csak egyes darabok külön fényképezése szükséges, ezeknek az iraton belül kapott sorszáma [lásd a d) pontot] nem változik, de a felvétel során az irat helyén külön képkockán jelezni kell, hogy az onnan hiányzó sorszámú irat hol, milyen nyilvántartási számon vagy jelű felvételen található;