Központi intézkedések; Belügy, közigazgatás; Egészségügy; Építésügy

Belügy, közigazgatás - A tanácsi szervek ügyiratkezelésének szabályairól szóló 8/1973. (TK. 51.) MT TH sz. utasítás kiegészítéséről és egyes rendelkezéseinek módosításáról. Melléklet: 5. és 6. sz. melléklet. • 1977.06.08 [5/1977. (TK. 26.) MT TH sz. utasítás = Tanácsok Közlönye 1977/26.]

ka- és biztonsági másolat elkészült. A póttekercs elkészítésénél az általános szabályokat kell alkalmazni azzal, hogy a kezdő képkockán utalni kell arra, hogy a tekercs kiegészítő felvételeket tartalmaz. (2) Az alkalmazott technológiával kapcsolatos szabályokat (a továbbiakban: technológiai utasítás) a vb titkára utasításban adja ki. (3) A felvételekről készült biztonsági másolatot szigorú biztonsággal, káros fizikai, kémiai hatásoktól is védve és ezt időközönként ellenőrizve úgy kell tárolni, hogy ahhoz a vb titkáron és az őrzésért felelős személyen kívül más ne férjen hozzá. A biztonsági másolatról ugyancsak az 5. számú melléklet szerinti nyilvántartást kell vezetni. A biztonsági másolatról a vb titkára rendelkezik. A biztonsági másolatot a vb titkár esetenkénti engedélyével csak: — munkamásolat készítésére; — a munkamásolat hitelességének esetleges bizonyítására lehet felhasználni. Ennek megtörténte után a biztonsági másolatot haladéktalanul vissza kell helyezni a tárolóhelyére. A kiadást és a visszavételt átadókönyvvel kell igazolni. (4) A tanácsi szervek ügyiratainak mikrofilmezését csak a feldolgozási folyamat megtervezése után lehet megkezdeni. A tervnek tartalmaznia kell az irat mikrofilm felvétele, előkészítés, az-átadás-átvétel, a műszaki technológia, az ellenőrzés, a hitelesítés és az irat. selejtezés munkafázisainak módját. A tervet az iratot őrző és (ha nem ugyanaz) a mikrofilmezést végző szerv közösen készíti el és azt a vb-titkár hagyja jóvá. (5) Az iratokat a mikrofilm felvétel céljára az e feladattal megbízott személy, a technológiai utasításban előírt módon köteles előkészíteni. Az előkészítés során ellenőrizni kell, "hogy a felvételre kerülő iratcsoportból nem hiányzik-e irat. Ha irat hiányzik, azt meg kell keresni és a helyére kell tenni. Ha a hiányzó irat nem kerül elő, egy lapra fel kell írni az iktatószámot, az ügy tárgyát és a következő szöveget: „Az irat hiányzik". A lapot a szakigazgatási szerv vezetője aláírja, majd a hiányzó irat helyére kell tenni és arról is felvételt kell készíteni. 8. § A Szabályzat VII. fejezete a következő alcímmel és rendelkezéssel egészül ki: „Mikrofilmre vett iratok selejtezése 38/A § (1) A mikrofilmre felvett iratokat — a 6. számú mellékletben felsoroltak kivételével — a felvétel előhívását és az eredeti iratokkal való összehasonlítást követően — a levéltár hozzájárulása után zúzdába lehet szállítani. A levéltár megbízottja az elszállításra váró iratokból bármit kiemelhet levéltári őrizet céljára. Erről nem kell jegyzőkönyvet felvenni. (2) Az 1974. január l-e előtt keletkezett iratok mikrofilmre való felvétele előtt meg kell állapítani, hogy mely iratok tartoznak a 6. számú mellékletben felsoroltak közé. Ennek meghatározásánál a Szabályzat 36. § (1) bekezdésében felsorolt selejtezési jeleket kell — az irattári terv szerinti csoportosítás elveinek figyelembevételével alkalmazni. (3) Az irat őrzése szerint illetékes vb titkára dönti el, hogy az 1974. január l-e előtt keletkezett iratokat felvétel előtt selejtezés alá veti és a visszamaradó iratokat véteti fel mikrofilmre vagy valamennyi irat selejtezés nélküli felvétele gazdaságosabb. Ha a mikrofilmfelvétel előtt selejtezik az iratokat, a kiselejtezésre az iktatókönyv megfelelő sorszámánál utalni kell. (4) Az iratok mikrofilmre vétele esetén a filmekre a Szabályzatnak a selejtezésre vonatkozó valamennyi rendelkezését értelemszerűen kell alkalmazni, j (5) Az 1974. január l-e előtt használt iktatókönyvek »kezelési feljegyzések^ rovatában, illetőleg a korábban alkalmazott iktató kartonokon, továbbá az 1974. január l-e után használt iktatókönyvekben azoknál a bejegyzéseknél, amelyek irattári jelét a 6. számú melléklet tartalmazza, piros »E« betűvel kell jelezni, hogy az iratokat eredetiben megtartották." 9. § A Szabályzat 4. számú mellékletének „Adóügyek" fejezete a következő irattári jellel egészül ki. „Házadómentességi ügyek 23/A/5" 10. § Az utasítás a kihirdetése napján lép hatályba. Dr. Rajt Miklós s. k., a Minisztertanács Tanácsi Hivatala elnökhelyettese Melléklet az 5/1977. (TK. 26.) MT TH számú utasításhoz 5. számú melléklet MIKROFILM NYILVÁNTARTÓKÖNYV A felvett irat A film A f j_ A felsor- . iktató- V

étel vételt Meg

'. száma irattan száma ké

szí- jegyzés (jele) ^le (tól

_

ig) iaeje tette