Szervellenőrzés
Takács Edit: Az önkormányzati levéltárak gyűjtőterületi munkája. • 1998. [LSZ 1998/3. 29-51. p.]
A gyűjtőterületen az utóbbi években végzett ellenőrzések során tapasztalt iratkezelési hiányosságok megszüntetésének leghatásosabb eszközei lehetnek a mind az iratképzők, mind a levéltár érdekeinek megfelelő iratkezelési szabályzatok. Ennek megvalósulásához az érvényben lévő jogszabályok lehetőséget is biztosítanak a levéltárak számára. Félő azonban, hogy a törvényes határidők betartásának kényszere - a levéltári törvény értelmében 1998. december 31-ig kell elkészíteni az új iratkezelési szabályzatokat, de az ezek összeállításához szükséges mintaszabályzatok sem jelentek még meg- miatt a szabályzatok rövid idő alatt, kampányszerűen készülnek el, és a kárpótlási, csőd- és hadigondozási törvények végrehajtása során már megtapasztaltakhoz hasonlóan a közeljövőben az új, egyedi iratkezelési szabályzatok és irattári tervek tömege árasztja el a levéltárakat. A levéltáraknak feltétlenül figyelemmel kell kísérniük a mintaszabályzatok megjelenését - a megyei és városi levéltárak számára nagy segítség lenne, ha ezeket pl. a minisztériumtól, vagy az Országos Levéltártól megkapnák. A gyűjtőterületi munkában jártas, tapasztalt levéltárosok összefogásával bizonyára létre lehet hozni olyan teameket, melyeknek tagjai a szakma hatékonyságát is segítő együttműködés keretében vállalnák a különböző szervtípusok egyedi iratkezelési szabályzatainak, irattári terveinek részletes kidolgozását. Mind az új iratkezelési szabályzatok bevezetésének biztosítása, mind az iratkezelési hiányosságok megszüntetése érdekében a jövőben ismét célszerű lenne az iratkezelési-irattározási ismeretek tanfolyamszerű oktatása. Az 1970-80-as években elsősorban a megyei levéltárak szerveztek ilyeneket a saját gyűjtőterületükön működő szervezetek dolgozói részére. A kilencvenes években ezek száma minimálisra csökkent: 1990-199l-ben Zala megyében az új önkormányzati törvény kapcsán, 1995-ben Hajdú-Bihar, Szabolcs-Szatmár és Tolna megyékben a Munkaügyi Regionális Oktatási Központtal, a TIT-tel és más hasonló szervezetekkel közösen szerveztek iratkezeléssel kapcsolatos előadásokat. Akár ezek tematikáját és a szervezés tapasztalatait felhasználva, ismeretterjesztő szinten vagy az Országos Levéltárban folyó hivatalos irattárosképzéshez csatlakozva országosan is meg kellene szervezni a tanfolyamokat.29 Az 1995-ös levéltári törvény hatálybalépését követően új feladatként jelentkezett a szervellenőrzésekben a gyűjtőterületen kint lévő köziratok felmérése, mely 1996-ban több levéltárban is megkezdődött. Az első tapasztalatok meglehetősen elkeserítők, az iratképzők képtelenek önállóan válaszolni a levéltárak által megfogalmazott és az iratkezeléssel, az irattáraikban lévő anyag mennyiségével, évkörével kapcsolatos kérdésekre. Az esetek többségében ezt a feladatot csak a helyszínen, az irattárosok aktív közreműködésével lehet elvégezni.30 Az elkövetkezendő években tehát számolni kell az iratképző szervezetek többszöri felkeresésével, a szervellenőrzések számszerű növekedésével. Sajnos e kívánalmak teljesülése esetén is kétséges az eredmény, mivel a köziratokat őrző, kezelő irattárak zsúfoltsága miatt az iratképzők nem a felmérésben, hanem történetivé érett irataik átadásában lennének igazán partnerei a levéltáraknak - és figyelembe véve a levéltárak ez irányú adósságait, ez jogosnak is tekinthető. A kilencvenes évek gyűjtőterületi munkájának egyik jellemzője volt az iratselejtezések nagyarányú növekedése, mely eltérő mértékben ugyan, de a testületek és az egyesületek kivételével valamennyi fondfőcsoportot érintette (1. 5. sz. táblázat a). A levéltárakhoz benyújtott selejtezési jegyzőkönyvek száma a legnagyobb arányban 1995-ben nőtt, ekkor az 1990. évinek több mint három és félszeresét kellett átnézni, ellenőrizni és jóváhagyni. A statisztikai jelentések alapján úgy tűnik, 1996-ra a selejtezések túljutottak a csúcson, a 39
