Szervellenőrzés

Takács Edit: Az önkormányzati levéltárak gyűjtőterületi munkája. • 1998. [LSZ 1998/3. 29-51. p.]

ben már tervszerűen végzett látogatási rendjét a rendszerváltás felborította. A csökkenő ellenőrzések az intézményi átalakulások következtében a legveszélyeztetettebb helyzetbe került önkormányzati, gazdasági iratképzők, ez utóbbin belül elsősorban az államiak meglátogatására korlátozódtak. Jelentősen visszaesett a közigazgatás területi szerveinek, a jogszolgáltatási szervezeteknek, valamint az intézeteknek, intézményeknek az ellenőrzése. A legelhanyagoltabbak a testületek, egyesületek voltak, melyekre korábban sem igazán figyeltek a levéltárak. A gazdasági iratképzők látogatása 1996-ban csökkent, de az egész évi látogatásoknak még mindig 20%-a volt, növekedett a XXIV-es, XXV-ös és XXVI-os fondcsoportokba tartozók aránya; ezek az önkormányzatokkal együtt az új levéltári törvény szerint is a megyei, városi levéltárak illetékességi körébe tartoznak. Az egyes levéltárak által évenként felkeresett iratképzők száma (1. 3. táblázat b) évenként is, de levéltáranként is jelentős eltéréseket mutat: tíz intézményben a vizsgált években végig csökkent, hatban csak átmenetileg nőtt, háromban nőtt, de ezek között is egyben volt átmeneti csökkenés. Az eltérések oka véleményem szerint egyértelműen a gyűjtőterületi munkát végző levéltárosok más irányú leterheltsége. A gyűjtőterületi munka során, ha az normálisan folyik, átlag 3-4 évenként elegendő az egyes szervezeteket felkeresni, vagyis az összes nyilvántartott iratképző mintegy 25-30 százalékát kellene évenként meglátogatni. Az általam vizsgált években ez az arány messze elmaradt a kívánatostól; két év és két fondfőcsoport kivételével 1994 és 1996 között még az 1990-es évinél is kisebb arányban sikerült az iratképzőket meglátogatni. Ha feltételezzük, hogy a vizsgált időszakban minden egyes, a statisztikai jelentésbe bekerült iratképzőhöz csak egy alkalommal mentek ki a kollégák, akkor is az összes iratképzőnek csak 40%-át látogatták meg! A felkeresett iratképzők aránya fondfőcsoportonként eltérő, az átlagnál nagyobb volt az önkormányzatok, a jogszolgáltatáshoz tartozó szervezetek, az állami vállalatok és a szövetkezetek látogatottsága, és lényegesen elmaradt az átlagtól a felkeresett intézetek, intézmények, területi igazgatási szervezetek, valamint az egyesületek, testületek aránya. Az egyes levéltárak által nyilvántartott iratképzők több mint negyven százalékát ellenőrizte 1990 és 1996 között a levéltárak fele, több mint egyharmada ennél kevesebbet és csak három levéltárban sikerült viszonylag magas arányt, 80-95%-ot elérni. Az ellenőrzött iratképzők arányának évenkénti eltérése a levéltárak többségében 10% alatt volt, ami arra utal, hogy a levéltárosok évről évre csak a kívánatosnál kisebb arányban képesek az iratképzők ellenőrzésére. Mindössze négy olyan levéltár van, ahol a statisztikák szerint a nyilvántartott iratképzőiknek évente 20-30%-át meglátogatták. A ténylegesen ellenőrzött iratképzők aránya azonban a valóságban ennél sokkal rosszabb, mert az 1990-es években új jelenségként az egyes szervezeteket egyazon éven belül több alkalommal is felkeresték a levéltárosok (1. 4. sz. táblázat). A változás már az 1990. évi statisztikából kiolvasható, a szervlátogatási alkalmak száma 12%-kal haladta meg a felkeresett szervezetek számát, és ez az arány a vizsgált években növekedett (1. 4. sz. táblázat a). Az egy éven belüli többszöri látogatások szükségessége a jogszolgáltatási szerveknél, a testületeknél, az állami vállalatoknál és a szövetkezeteknél az átlagnál gyakrabban merült fel, de meglehetősen gyakori volt az önkormányzatoknál és az intézetek-intézmények esetében is. Az iratképző szervezetek éven belüli ismételt felkeresése (1. 4. sz. táblázat b) 1990-ben még csak három levéltárban fordult elő, 1994-ben már tizenegyben, 1995-ben tizenhétben, 1996-ban tizenhatban. 37