Szervellenőrzés

G. Vass István: Gyűjtőterületi munka az országos hatáskörű szerveknél az 1990-es években. • 1998. [LSZ 1998/3. 19-28. p.]

hosszabb távra szabályozni az ügyvitelt, s ezen belül az iratkezelést olyan körülmények között, amikor egy főhatóság a permanens átszervezés állapotában van, s ráadásul - amint azt tárgyalópartnereink nem egyszer elmondták - a szervezeti változások nem is feltétlenül a feladatok és az ügykörök észszerűbb elosztását, hanem olykor csupán egyes személyi ambíciók kielégítését szolgálják. Nem volt ritka az a jelenség sem, hogy egy-egy ambiciózus, a közigazatás szakmai követelményeit azonban kevéssé ismerő kabinetfőnök vagy államtitkár egyik napról a másikra akarta megváltoztatni az iratkezelés valamely, összefüggéseiből kiragadott elemét (például megszüntetni a központi iktatást) anélkül, hogy végiggondolta volna ennek a kapcsolódó munkafolyamatokra, illetve az egész ügyvitelre gyakorolt hatását, és tisztában lett volna azzal a jogszabályi előírással, hogy egy ilyen változtatás csak a szabályzat módosításával és az illetékes levéltár egyetértésével lehetséges. Az elhamarkodott és átgondolatlan változtatásokkal szemben a levéltár részéről inkább a stabilitás és a folyamatosság biztosítására törekedtünk.8 Az évtized elején évente hatvan-nyolcvan selejtezési jegyzőkönyvet hagytunk jóvá, amely számban természetesen a XXVI. fondfőcsoportba tartozó intézményeknél végzett selejtezések is benne vannak. 1995-től a jegyzőkönyvek száma meghaladta a százötvenet, sőt egy évben csaknem elérte a kettőszázat.9 Ezek elbírálása, esetenkénti helyszíni ellenőrzése, nem kis feladatot rótt a referensekre. Különösen, ha figyelembe vesszük, hogy nem is egyenletesen oszlott meg a feladat az egyes referenciák között. Az utóbbi években a jegyzőkönyvek közel felét a Belügyminisztérium és az Országos Rendőrfőkapitányság produkálta. Ez egyrészt örvendetes, mert mutatja, hogy végre e két szervvel is sikerült a kapcsolatokat a levéltári törvény előírásainak megfelelően rendezni, másrészt azonban a selejtezésekről felvett darabszintű jegyzékek (amelyek terjedelme évente a másfél folyómétert is meghaladja) érdemi elbírálása szinte illuzórikus. Különösen, ha figyelembe vesszük, hogy az Országos Rendőrfőkapitányság a TÜK-iratokról felvett jegyzőkönyveket azzal a formulával küldi meg, hogy „az iratok megsemmisítésük pillanatában vesztik el szigorúan titkos minősítésüket". így vélik áthidalni a titokvédelemről szóló 1995. évi LXV. tv-nek az iratok selejtezés előtti visszaminősítésére, illetve az adatvédelmi törvénynek a titkos módszerekkel végzett adatgyűjtések dokumentumainak megsemmisítésére vonatkozó előírásai közötti ellentmondást.10

Ezzel azonban lehetetlenné teszik a selejtezésre kerülő iratokba való betekintést s a levéltár ellenőrzési jogának érvényesülését. Az irattári tervek és a selejtezési jegyzőkönyvek elbírálása, a selejtezhetőnek, illetve levéltárba adandónak minősülő tételek meghatározása lényeges tartalmi, szemléleti kérdéseket vet fel, amelyekről érdemes részletesebben is szólni. Az Országos Levéltár említett két osztályán dolgozó - pontosabban a legutóbbi időkig ott dolgozó - levéltárosok szemléletét nagymértékben meghatározta az 1980-as években az UMKL-ban végzett, Erdmann Gyula által vezetett értékhatár-vizsgálat.11

Igaz ez akkor is, ha egyesek esetleg úgy ítélik meg, hogy a kutatás publikált eredménye nem hozott merőben új felismeréseket. A vizsgálat részeként ugyanis minden akkori referens kénytelen volt az elérhető szakirodalmat feldolgozni, egy-egy vitatott kérdésben állást foglalni, álláspontját megvédeni. Mindez a gondolkodás és a szemlélet egységesülésében máig kiható eredménnyel járt. Ez a szemlélet egyébként messzemenően integrálta magába a korábbi levéltáros generációk szakmai vitáinak eredményeit, többek között a 45/1958. sz. Korm. rendelet nyomán kiadott selejtezési ügykörjegyzékek szemléletét. E szemlélet lényege, hogy azokat az irattípusokat, illetve tárgyköröket minősíti történeti értékűnek, amelyek bizonyos információk, adatféleségek kumulációjának, összegzésének 22