Szervjegyzék, szervnyilvántartás
Horváth Ferenc: Javaslat a levéltárak nyilvántartási rendszerének felfektetéséhez. • 1951. [LH 1951/1. 42-47. p.]
A levéltárimunka-sokrétűsége a gyakorlatban egyre követélőbbé teszi, hogy a munka • menetéről állandó tiszta-helyzetkép' álljon rendelkezésre, iiiz-egyre fokozottabb mért ékben szükséges az iratanyagok begyűjtése tekintetében, mely terüluten egyrészt az elvégzett feladatok pillanatnyi felmérésére,.'.másrészt a-még elvégzendő, feladatok- azonnali megállapítására sokszor szükség van. Ezt követeli meg. mind a reális tudományos munkatervek készítése, mind a hiteligénylésekösszeállítása.A nyilvántartásnak éppen a sok szempontnak való megfelelősége az. a körülmény, ami nehézzé teszi milyenségének megállapítását. Úe vizsgáljuk meg és rögzítsük le először a konkrét célokat, amelyei nek érdekében a nyilvántartás készül. . / .1./;Pontos megállapítása azoknu^ az adatoknak, hogy a levéltár gyüj'tési területén működött, vagy működő hivatalok^!;,intézménye lm ek milyen iratanyaga maradt fenn, ebből mennyi van a levéltárban, és mennyi a •" begyűjtendő? . ; •••2\/ A már begyűjtött iratok Hol ás milyen állapotban varnak a levéltárban, 'Vagyis" a nyilvántartásnak szoros vonatkozásban kell állnia a levéltári alapleltárral. 3./ A kinn lévő iratok tekintet nélkül az 194b-ös választóvonalra, milyen terjedelműek, milyen állapotban vannak, ki őrzi őket, vagy ma/ gukra vannak-e hagyatva.valahol? • ' Fentiek álapján joggal tehetné fel valaki a kérdést: miért fontos az a laplel tárral való kapcsolat? En. ugy ve* len, . több okból^is. Plőször ' is előtordulhat•az á helyzet, égy .'megszűnt inxézményről . lévén szó, hogy az. irattáráról.készitett"alapiéIxá'r feltűnő hiányt mutat, Pl. egy ipartestületi irattárnak hiányoznak összes segédletül /iktató, mutató/ és számadási könyvei. Szerintem a gyűjtés az ilyen nagyobb méretű hiányok felderítésére'is ki. ; kell,. hegy terjedjen, mert jelen esetben feltételezhető, hogy valami a segédletekből -es a számadási anyagból megmaradhatott s annak begyűjtése szintén az ánJleladatQD.,* Főleg akkor, ha a levéltárvezető másik" levéltárba kerül, s. a régi anyagot ném ő gyűjtötte be, hanem elődje, aki tegyük fel; éppen fonti esetben nem elég körültekintéssel járt el a begyűjtésben. De fontos az .alapleltárral való kapcsolat azért isj mert nem egyszer előfordul, hogy egy vállalat,. vagy hivatal a begyűjtéskor nem talál könyvet, vagy iratot, utólag, a begyűjtés után 1-5 hónappal, amikor váratlanul valahonnét előkerül, küldi Do,-s akl.or a nyilvántartási lap alapján könnyen behelyezhető már begyűjtött sorozatába az irat, vagy -könyv, /Pl.jegyzőkönyv,/ különösen akkor, ha a begyűjtött állag alapleltári száma a nyilvántartási, lapra fel van jegyezve/ ugyanebből a célból jó azért is az összefüggés, hogy későbbi evek iratainak átvételekor az állag levéltári leltárának megállapítása a nyilvántartási lap alapján törtenhetik, mely egyúttal gyarapodási naplóvá is válik ;, I.íegjegyzes'' rovatában./Lásd későot)!/ A 3. pontot különösebben magyarázni nem kell. A kinnlévő iratok men} nyisége azért fontos, mert ennok alapján tudjuk felmérni, mennyi időt kell lorditcJii munkai ervünkben a begyűjtésre, ennek alapján tudjuk megállapítani a begyűjtés fontossági sorrendjét, melyet elsősorban az irat jelenlegi helyzete,, a veszélyeztetettség íoka határoz . . neg, ebből tudjuk meg, hogy'mennyi kiszállással és kb. mennyi fuvarköltséggel oldható meg a beszállítás és végül, hogy mennyi férőhelyre van szükség a le. véltárban szakszerű elhelyezésre.
