Iratértékelés, illetékesség

Schneider Miklós: Értékminimum - forrásérték. Észrevételek néhány új irattári tervhez. • 1974. [LK 1973-1974. 505-514. p.]

Értékminimum — forrásérték. Észrevételek néhány új irattári tervhez 509 irattári tervtől, e két utóbbi azonban (nyilván a két megyebeli vállalat összedolgozása folytán) szinte teljesen azonos. A kérdés formai oldalát tekintve még egy vonatkozásban regisztrálhatunk számottevő eltéréseket az irattári tervek között. Ez az eltérés a nem selejtezhetőnek minősített (a továbbiakban NS) iratok, illetve ügykörök számában jelentkezik, valamint abban, hogy a NS közül hányat minősítenek levéltárba át nem adandónak. Ebben a vonatkozásban a következőt láthatjuk: Szerv NS száma ^ Ebből a levéltárba D2 27 1 B2 30 1 H2 35 — F2 36 1 B3 41 — E2 41 14 G2 50 3 A3 74 6 A2 80 8 C2 124 32 Eltekintve attól, hogy egy-egy szerv nagysága, volumene, munkáslétszáma, profiljának szélessége, általános jellege bizonyos mértékben befolyásolhatja az ügyvitel során létrejövő iratainak differenciálhatóságát (nyilván a kis vállalat mennyiségileg kevesebb iratanyaga bizonyos értelemben tágabb, szélesebb kört magukban foglaló irattári tételek kialakítását kívánja meg), a fenti nagy eltéréseket azonban ez a tényező semmiképpen nem indokolja. Az egységes központi minta nélkül készült tárcaminták nem adták meg a szervek irattári terveinek a készítéséhez azt a kellő segítséget, amelynek révén kiküszöbölhetők lettek volna az ilyen különbségek. Ráadásul a szervek nagy része sem előzetesen, sem az irattári terv készítése során nem vette igénybe az illetékes megyei levéltár segítségét. Feltehetően még az a körülmény is közrejátszik ebben, hogy a szervek vezetői nincsenek meggyőződve a levéltárba átadott iratanyag biztonságos megőrzéséről. így adódhat az egyes irattári tervek között tapasztalható nagy eltérés, amely a szerv irattárában véglegesen megőrzendő NS iratok számában mutatkozik. A 30/1969. Korm. sz. rendeletnek a szerv irattárában visszatartható iratokra vonatkozó rendelkezését ugyancsak szabadon értelmezve a szervek egyike-másika éppen azokat az iratféleségeket sorolta ebbe a kategóriába, amelyek leginkább megfelelnének a történeti értékű irat fogalmának: így pl. véglegesen a szervnél megőrzendőnek minősítették a C2 irattári tervben a beruházási éves és távlati terveket, az éves beruházási statisztikákat, a költségvetést, a szabadalmi és szabványügyeket; az A2 tervben szintén a licence és találmányvásárlási ügyeket, a gyártástechnológiákat, az iparjogvédelmi és szabadalmi ügyeket; az A2 irattári terv nem minősíti levéltárba adandónak a szervezeti felépítéssel kapcsolatos ügyiratokat, ugyanígy dönt az E2 terv a munkatervekről, felügyeleti vizsgálatokról, szabványügyekről. Legkirívóbb a B2 irattári tervnek az a tétele, amely nem levéltárba adandónak minősíti a „Vállalat történetére vonatkozó iratok" elnevezésű irattári tételt. Ez a jelenség, amellett, hogy szintén az egységes központi minta hiányára utal, egyúttal átvezet az irattári tervek egy másik nagy fogyatékosságára, amely már nem alaki, hanem tartalmi vonatkozás, nevezetesen az egyes irattári tételek minősítésében mutatkozó nagy következetlenségre, az NS kategóriában mutatkozó és a levéltáros szemszögéből nézve cseppet sem vigasztaló színes sokféleségre.