Iratértékelés, illetékesség
Györgyi Csaba: Civil a pályán A civil szervezetek iratainak gyűjtése Budapest Főváros Levéltárában. Levéltári Szemle, 71. (2021) 1. 40-51.
44 Levéltári Szemle 71. évf . 9. Hosszú távúak-e a céljai, szemben egy konkrét céllal, amelynek teljesülése után az alapítvány megszűnik (pl. egy adott, iskolai feladat megvalósítására létrehozott alapítvány)? 9. Van-e egyéb, maradandó értékre utaló jellemzője (pl. egyediség, kreativitás, úttörő jelleg, aktualitás stb.)? A kiválasztási szempontok felsorolása után végül a következő fontos megjegyzés került be a Koncepcióba, amelynek igazságtartalmát a későbbi munkám során sajnos fokozottan meg kellett tapasztalnom: az együttműködő partnerek kiválasztását az együttműködési hajlandóság, illetve a helyszíni iratértékelés tapasztalatai is befolyásolhatják. 16 A Koncepció két mellékletet is tartalmaz. Az első a civil szervezetek által keletkeztetett főbb irattípusokat, illetve az általuk – feltételezhetően – vezetett irattípusok felsorolását tartalmazza.17 Ez a részletes felsorolás mind az iratok átvétele, mind pe dig az átvett iratok rendezése során a későbbiekben nagyon hasznosnak bizonyult. Ugyancsak a mellékletek részét képezi az a kétoldalas, A fővárosi civil szervezetekkel kapcsolatos gyűjtőterületi munka alapelvei című dokumentum, amely egyfajta ideigle nes, szakmai sorvezetőként segítette a munkámat a végleges Koncepció elkészültéig. 18 A CivilArchiv Projekt A civil iratokra irányuló gyűjtőterületi munka lényegében már a Koncepció kidolgozásának időszakában is ezeknek az alapelveknek a figyelembevételével haladt. Ezzel párhuzamosan kollégáimmal létrehoztuk a CivilArchiv Projektet, vagyis azt a komplex, szakmai programot Budapest Főváros Levéltárán belül, amely a közlevéltárak társadalmi szerepvállalásának hangsúlyozásával a fővároshoz köthető magániratoknak, illetve a civil szervezetek iratainak levéltári gyűjtését hivatott széles társadalmi körben népszerűsíteni. A projekt keretében referenciánként készítettünk A/4-es méretű plakátokat, illetve A/5-es méretű szórólapokat, amelyek röviden bemutatták a levéltári magánirat-, illetve civil-iratgyűjtést, ugyanakkor felhívták a lakosságot az együttműködésre. 19 Ezeket a népszerűsítő, ismeretterjesztő anyagokat a levéltár honlapján, 20 a BFL belső programjain, és számos, egyéb kulturális eseményen, például a Múzeumok 16 Györgyi et al., 2017: 11. 17 A listán a levéltári átvételre javasolt tételek kiemelve szerepelnek, így iratértékelési segédletnek is tekinthető. 18 Ezt a rövid, lényegre törő iránymutatást Zámbó István egy olyan folyamatábrával is kiegészítette (ld. Györgyi et al., 2017: 19.), amely a civil szervezetek oldaláról történő megkeresések iratfelajánlásaihoz kapcsolódó levéltári döntési folyamatok jobb átláthatóságát szolgálja. 19 Mivel gyűjtésük módszertana, az iratok típusai, továbbá azok levéltári rendezése, segédletelése is hasonlóságot mutat, a BFL IV. Főosztályán a civil- és a magánirat-referencia közös referenciacsoportot alkot. 20 Ld. Györgyi, 2019. Györgyi Csaba
