Iratértékelés, illetékesség
Koltai Gábor: A fővárosi oktatási-nevelési szervek maradandó értékű iratainak feltárása és gyűjtése I. Levéltári Szemle, 70. (2020) 4. 31-51.
46 Levéltári Szemle 70. évf . úgy gondoltuk, hogy a 2005-ös felmérés alapján ismét érdemes lenne egy kérdőíves vizsgálatot elvégezni. Az elektronikus úton megküldött kérdőívekkel az iskolákban őrzött iratanyagok típusait, mennyiségét, tárolási körülményeit, illetve az iskolák iratkezelési rendszerét kívántuk felmérni (a kérdőívet lásd a Mellékletben). Ahhoz, hogy ez a vizsgálat ne fulladjon feldolgozási kudarcba, azt terveztük, hogy nem egyszerre keresünk meg minden intézményt, hanem a fenntartók alapján szelektálunk. Ezért először a Klebelsberg Központ alá tartozó intézményeknek (általános iskolák, gimnáziumok) terveztük a kérdőívek eljuttatását (2017), utána a szakképzési centrumok tagintézményeinek (2018), majd a pedagógiai szakszolgálatoknak (2019). A többi intézmény (óvodák, magánjogi szereplő fenntartásában álló iskolák) megkereséséről e kérdőívek feldolgozása után döntünk. A fenti elképzelés mögött húzódott némi hátsó szándék is, ugyanis azt vélelmeztük, hogy az önkormányzati iskolák állami fenntartásba kerülése segítséget jelenthet felmérésünkhöz. A kérdőíveket így nem az egyes iskoláknak kell kiküldeni, ahonnan nem minden esetben érkezik válasz, hanem azokat a Klebelsberg Központ alatt tevékenykedő tankerületi központoknak küldjük meg, amelyek utasíthatják a hozzájuk tartozó iskolákat a kitöltésre és a visszaküldésre. Ez volt a tervünk a szakképzési centrumok és a pedagógiai szakszolgálatok esetében is, és ezen elképzeléseink messzemenőkig beigazolódtak (amint arról a II. részben szó lesz). Az iskolák megkeresésének megszokott módjai nem maradnak el természetesen, azaz a selejtezések helyszíni ellenőrzései, illetve eseti megkeresések is lehetnek a szerv látogatások, vagy iratátvételek apropói. Azonban arra a kérdésre, hogy milyen módon válogassunk az egyes oktatási intézmények iratai között, csak a kérdőíves felmérés adatainak elemzése után térhetünk vissza. Az viszont nem kérdés, hogy teljes körű átvételre, azaz például minden iskola minden anyakönyvének átvételére nem lesz a levéltár(ak)nak soha kapacitásuk, vagyis valamilyen módon szelektálni kell. Irattipológia A tervezett szervlátogatások esetében támaszkodtunk a korábbi koncepcióban kialakított irattipológiára. Az alábbiakban felsorolt iratok zöme jelenleg is selejtezhetőnek számít, azaz a 2000-es évek előtti időszakból való felbukkanásuk esetleges. Napjainkban a levéltár ezen iratoknál a selejtezésből való visszatartás eszközével élhet, de e téren az iskolák együttműködési hajlandósága is erősen befolyásolja a végeredményt. A begyűjtendő iratok kapcsán probléma, hogy jelentős az iskolai anyakönyveket és törzskönyveket érintő ügyfélszolgálati megkeresések száma. Tekintetbe véve a ren delkezésre álló erőforrásokat, ezt a funkciót – ahogyan az oktatási intézmények jelen tős részénél most is így van – az iskoláknak kell ellátniuk. Ezért szeretnénk visszatérni ahhoz a régi elvhez, amely szerint ötven év elteltével vennénk át ezeket Koltai Gábor
