Iratértékelés, illetékesség
Balázs Gábor: Változó őrzési idejű iratok problémája a közlevéltárak gyűjtőterületi munkájában. Levéltári Szemle, 66. (2016) 2. 19-27.
A változó őrzési idejű iratok problémája a közlevéltárak gyűjtőterületi munkájában 21 A változó őrzési idejű iratokkal kapcsolatos szakmai koordináció lépései A koordinációs megbeszélések során a munkatársak által kifejtett álláspontokat három nagyobb csoportba soroltam be: az egyes fejezetekben az egységesen maradandó értékűnek („0”-s őrzési idejűnek) nyilvánítani javasolt tételekkel, a mintavételezés mellett levéltári megőrzésre átvenni javasolt tételekkel és végül a műszaki iratokkal kapcsolatban elhangzott véleményeket ismertettem. a) Az egységesen „0”-sként kezelni javasolt tételek Ebbe a csoportba a hagyatéki leltárügyek, illetve a hadigondozási, az örökbefogadási és az állami gondozási ügyek intézése során keletkezett iratok kerültek. A hagyatéki leltárügyeketet a különböző jogszabályok eltérő módon közelítették meg. A 8/1973 MTTH utasítás szerint levéltárba adandóak (36H0), a 2/1984 MTTH utasítás szerint azonban már két év után selejtezendőnek kellett nyilvánítani (36H1) ezeket az iratokat. Az önkormányzatok munkáját meghatározó jelenlegi jogszabály (78/2012. BM rendelet) szerint helyben őrzendő, nem selejtezhető iratok az ide tartozó dokumentumok (H802 NS HN). A beküldött írásbeli állásfoglalásaikban és a koordinációs megbeszélésen több levéltár aláhúzta, hogy a hagyatéki leltárak nem csupán ügyfélszolgálati szempontból fontosak, hanem kutatási szempontból is komoly történeti értékük van. A Jász-Nagykun-Szolnok Megyei Levéltár munkatársainak véleménye szerint elhibázott volt a hagyatéki leltárügyek esetében meghatározott kétéves őrzési idő. A 78/2012. BM rendelet által előírt határidő nélküli őrzés azonban szakmailag véleményük szerint támogatható, mivel az ügyfelek elsősorban (pl. póthagyatéki tárgyalás esetén) az önkormányzatnál keresik a hagyatéki leltárakat. A Somogy Megyei Levéltár megítélése szerint a hagyatéki leltárügyek esetében nem érvényesül a jogbiztosítási szempont. Egyes ügyiratok azonban tartalmazhatnak végrendeleteket és hagyatéki leltárakat is. Az átvétel dilemmája a Levéltár képviselője szerint abban ragadható meg, hogy célravezető lenne-e ezen iratok esetében bevezetni a mintavételezés gyakorlatát. A Somogy Megyei Levéltár végül az ilyen jellegű iratok teljes átvétele mellett döntött, mert még a nagyobb települések esetében sem éri el az ilyen jellegű iratok terjedelme az évi egy dobozt. Ezt a gyakorlatot követték mind az 1990 előtti, mind pedig az 1990 utáni iratátvételek esetében is. A Hajdú-Bihar Megyei Levéltár a hagyatéki leltárak és a hagyatéki iratok ügyviteli értékét hangsúlyozta. Ennek alátámasztására egy amerikai közgyám megkeresését, illetve egy bírósággal lefolytatott vitát említettek a Levéltár megjelent munkatársai. Ezekben az esetekben a szakmailag nem elfogadható selejtezés miatt végzetes adatvesztés történt. A hadigondozási iratok esetében a helyi tanácsok iratkezelési munkáját meghatározó 8/1973 MTTH utasítás eltérően szabályozott a különböző típusú tanácsok esetében. A főváros és a megyei jogú városok tíz év után selejtezhetőnek ítélték ezeket a dokumentumokat, a többi esetben pedig maradandó értékűként határozta meg azokat. A
