Iratértékelés, illetékesség

A köziratok levéltári értékelésének kérdései. Szerk. Lakos János. • 2002. [MOL]

rendelet csak a kihagyást engedélyezi - elkezdik feltölteni az üresen hagyott számkeretet? Nem nehéz elképzelni, hogy valószínűleg az utóbbit fogják választani, mert az ügyvitel folyamatossága és áttekinthetősége ezt követeli meg. Ez a típusú minta irattári terv tehát nem készülhet hosszú távra, hanem folyamatos felülvizsgálatot és szinte évenkénti módosítást tesz szükségessé. Annak eldöntésére, vajon következtethetünk-e a tételek címéből a bennük foglalt iratok tárgyára, az ügykörök megnevezését vizsgáltuk. A megnevezésekben két szempont: a tárgyi és az iratfajtai (irattanilag helyesen: irattípus) alap szerinti osztályozás elve érvényesül. Logikailag és levéltárelméletileg talán a két osztályozási alap keverése nem ajánlott, de itt praktikus szempontokból nagyon is hasznos. Az irattípus — különösen jelzős szerkezetű (pl. bevételi-kiadási bizonylatok, eltartói nyilatkozat, polgármesteri utasítás, munkaértekezleti jegyzőkönyv stb.) — meghatározásából könnyen következtethetünk az irat tartalmára. A tárgymeghatározások többsége konkrét, ami nem kis érdeme a jegyzéknek. Néhol azonban annyira tömör, néha csak egyetlen szó (vagyonhasznosítás), hogy nagyon ajánlatos lenne magyarázó útmutató kiadása, és szükséges lenne a fogalmaknak jogszabályokban előforduló módon való alkalmazása. Még mindig kísért a "kapcsolatos" és "egyéb" ügyek, felsorolásban a "stb." használata (pl. intézmények irányításával kapcsolatos elvi ügyek, operatív ügyek, iskolaszék alakítása, tagok delegálása, egyéb iskolaszéki ügyek). Az ügykörök vizsgálatát azért tartjuk fontosnak, mert a tételszintű selejtezés és a tételszintű levéltári megőrzés gyakorlatánál nem mindegy, hogy az adott tételben mennyiféle ügy mennyiféle irata zsúfolódik össze. A gyakorlatból jól ismerjük, hogy a maradandó értékű tételekben is bőven akadnak nem levéltári megőrzésre valók. A jegyzékben is találunk erre példát: pl. a közgyűlési jegyzőkönyvek és mellékleteik. A jegyzőkönyvek tartalmi követelményeit az Ötv. rögzíti, de mellékleteiről általában az önkormányzatok szervezeti és működési szabályzatában rendelkeznek. Itt már értékes és értéktelen keveredik. Megőrzendők az előterjesztések, az interpellációk, de egyáltalán nem a meghívók, a jelenléti ívek. Hasonló a helyzet a tanácsnoki iratok, a köztársasági biztos iratai esetében. További példák sorolása nélkül is megkockáztathatjuk az állítást, hogy a tételszintű kiválogatás a levéltárost nem menti fel a levéltári értékelés elvégzése alól.