Iratértékelés, illetékesség

A köziratok levéltári értékelésének kérdései. Szerk. Lakos János. • 2002. [MOL]

állampolgári érdekek miatt tartós irattári őrzést igénylő ügyeknél "HN" jelzést találunk, ami lehetővé teszi, hogy az iratképzőnél ne kelljen külön adminisztrálni a visszatartott iratokat. Az önkormányzatokat I-VI. római számok szerint tipizálja (I: megyei, II: fővárosi, III: megyei jogú városi, IV: fővárosi kerületi, V: városi, VI: községi, körjegyzőségi), és típusok szerint jelöli az őrzési kódjeleket, a kódjelek helyén vízszintes vonal (-) jelzi azt, hogy melyik önkormányzati típusnak nincs abban az ügykörben - hatáskör hiányában - ügyirata. Az önkormányzatok úgy készítik el irattári terveiket, hogy a náluk nem keletkező ügyköröket kihagyhatják, a válogatás azonban nem jelentheti az ügykörökhöz kapcsolódó jelzőszámok és kódjelek megváltoztatását. A minta irattári terv alapján az irat tehát keletkezésének pillanatában elfoglalja rendszerbeli helyét, és ott marad mindaddig, míg a szintén keletkezésekor megszabott minősítése szerint kiselejtezik vagy levéltárba adják. A levéltárba került iratok eredendően - tételeik minősítése révén - maradandó értékkel rendelkeznek, a levéltárak feladata az őrzésük és hozzáférhetővé tételük, a selejtezést ugyanis az iratképzők már elvégezték. Annak megállapítására, hogy a minta irattári terv betölti-e azt a kettős funkcióját, miszerint legyen egyrészt az ügyintézés és a szakszerű iratkezelés megbízható támasza, másrészt tehermentesítse a levéltárakat a "ballaszt" anyag beszállításától, az alábbi szempontok szerinti vizsgálatot végeztük el: 1. Az ügykörjegyzék felöleli-e az önkormányzatok feladat- és hatáskörében keletkező összes ügykört? 2. Az ügykörjegyzék olyan tárgymeghatározást alkalmaz-e, amely a tételbe sorolt egyes ügyiratok tartalmának legkifejezőbb absztrakciója, vagyis a cím egyértelműen utal-e a benne foglalt iratok tárgyára? 3. Tartalmaz-e átfedéseket a tételek között (ún. párhuzamos vagy tükröződő iratokat)? 4. A levéltárba utalt tételek maradandó értéket képviselnek-e, a "HN" jellel jelöltek valóban tartós ügyviteli érdeket szolgálnak-e, a kiselejtezhetőnek ítélt tételek között nincs-e maradandó értékű? 5. A levéltárba szállítandó iratanyag igényel-e majd utólagos felülvizsgálatot (levéltári selejtezést)?