Iratértékelés, illetékesség

A köziratok levéltári értékelésének kérdései. Szerk. Lakos János. • 2002. [MOL]

volt. Szegőfí Anna előadásában felhívta a figyelmet arra, hogy az iratértékelési gyakorlatban szemléletváltásra lenne szükség: "a fondképző szintű szemléletet az információ megőrzésének előtérbe helyezésével kellene felváltanunk, melyhez konkrét iratértékelésekre van szükség." Elemezte az iratképzők értékhatár alá sorolásának fontosságát, a tükröződés problémáit, a selejtezési mintajegyzékek készítését, valamint a szervek irattárában őrzendő "határidő nélküli" iratokban rejlő lehetőségeket. Áttekintve a magyar szakirodalmat, a következőket állapíthatjuk meg. A magyar levéltárosok egyöntetű véleménye szerint az iratokat fokozott mértékben selejtezni kell a jelenleg is zajló hatalmas információ robbanás miatt. A selejtezést iratértékelésnek kell megelőznie, amelyben a szubjektív elemeket a lehető legkisebbre kell csökkenteni. Hazánkban mind a proveniencia, mind a pertinencia elvén alapuló iratértékelésnek vannak hívei, azonban a gyakorlat az objektívebbnek tartott funkcióra koncentráló elvet követi. Ezért tanulmányozni kell az adott szerv hivataltörténetét, ügyköreit, más szervekkel tartott kapcsolatait, a hierarchiában elfoglalt helyét. Csak rendezett iratokat lehet selejtezni, az érvényes selejtezési utasítások alapján. Ennek hiányában selejtezési tervet kell készíteni. Az értékelés már a fondok szintjén - alapszinten - is megtörténik. így vannak értékhatár alá sorolt szervek, amelyek iratai közül semmi sem kerül levéltárba. Vannak olyan fondok, amelyeknek iratait a levéltár a megfelelő selejtezés után köteles átvenni. Végül vannak olyan fondok, amelyeknek csak bizonyos fajta irataira tart igényt a levéltár. Az értékelés leggyakrabban középszinten történik, amikor egy-egy fondon belüli tételek sorsáról döntünk. Ez a fajta selejtezés már az irattárban megtörténik. Az egyes iratok tartalmi értékelése során nem selejtezhetők a fontos történelmi eseményekre, történelmi személyekre vonatkozó iratok, a társadalom állapotára, mozgására, a magyarság helyzetére utaló feljegyzések, tájékoztatók, javaslatok, programok, a törvényhozás, a kormányzat, a bíráskodás, a nemzetbiztonság, a nemzetközi kapcsolatok, a gazdasági élet alapvető dokumentumai, a tudományos, 81 művészeti, műszaki leírások, gyártási tervek, dokumentációk. Napjainkban több levéltárban azonos típusú fondokban iratértékelés folyik, és ezzel kapcsolatban selejtezési mintajegyzékeket készítenek. Ezeknek a munkáknak az eredményeként a megőrzendő iratok mennyiségét 20-40%-ra teszik. Összehasonlításként megjegyezzük, hogy az 1958-as ügykörjegyzékek még az anyag