Iratértékelés, illetékesség

Ort János: Szempontok a Fővárosi Tanács és a kerületi tanácsok vb gyámhatósági, gyermek-, ifjúságvédelmi szervei és intézetei (1950-1966) iratainak levéltári értékeléséhez. • 1967. [LSZ 1967/2. 323-349. p.]

• 335 -források kiválasztásával együtt az államigazgatási érdekek, állampolgári érdekek megfelelő őrzési idők vagy kivételesen egyes okiratok fenntartásának előírásával biztosithatók és szabályozhatók. nyilvántartásai a határidő nyilvántartás és szekerülő nyilvántartások kivételével fenntartásra Az állami gondozás és gyámügy történeti forrásait nem egyes személyek ügyeiben kereshetjük, azt elsődlegesen a kijelölt kollektív források dokumentálják s az egyes személyek ügyeinek intézése joggyakorlatát és a társadalmi viszonyokat dokumentáló miatairatok egészítik ki. A kiskorúak, gondnokoltak személyi-vagyoni státusát érintő iratokat egészükben nem tarthatjuk forrásértékű iratoknak. 1950 után már elvész a vagyonkezelés gazdaságtörténeti jelentősége,, a köztörténeti jelentőségű egyes személyi források pedig megfelelő őrzési idő után kiválaszthatók. Az előbbiekben emiitettük a selejtezés nehézségeit, a selejtezési előirások és iratkezelés összehangolásának hiányát. A kiskorúak -gondnokoltak ügyiratainak kezelését ugyanis jobban biztosithatná az ik-" tató rendszerű ügykezelés helyett a gyermekvédő intézetekben bevezetett nyilvántartó lapos /iratjegyzékes birósági rendszerű/ ügykezelés, mely a kezelési feladatokat egyszerűsíti s egyes intézkedések iratai /ügyirat részek/ őrzési határideje kijelölésével a selejtezést is megkönnyiti. A hosszú évekre nyúló gyámhatósági ügyek intézése során keletkezett ügyiratok akár 50-60 intézkedés iratait is tartalmazzák, s a selejtezés végrehajtását a különböző őrzési idejű iratok, ügyiratrészek kiválogatása jelenti. Az irományjegyzéken történő iktatás" levezetésével az iratjegyzéken az előadók jelölhetik ki a hosszabb pld. 10 év utáni őrzést igénylő, vagy megtartandó'intézkedések iratainak'alszámait, ami a selejtezést mechanizálja. A jelenlegi 5, 10, 25, 75 éves őrzési időnek is maximálisan 2 évkörbe bontása indokolt; lehetővé téve az iratok legnagyobb részének 10-15 év utáni selejtezé- " sét, jiig a kiskorúak- gondnokoltak többi iratai 25-30 év után volnának seléjtezhetők. A hosszabb őrzési idő a tanácsi gyakorlatban jelenleg a lejárata előtti levéltárba vételt igényli.