LEVÉLTÁRTUDOMÁNY
Kocsis Piroska: Hatvanéves a csoportszámos iktatás. Levéltári Szemle, 63. (2013) 1. 57-71.
Hatvanéves a c s op o rt s ^ám o s i kt at at á s tegóriáit országosan, minden hivatalra, vállalatra, üzemre, szervre kötelezően dolgozta ki. Megfigyelésük szerint az ilyen országos kategóriarendszer túlságosan elmosódott határú kategóriákat hoz létre (lásd a »Tervügyek« csoportot), az iratképző valamelyik csoportba beosztja az iratot, de később az irat tárgyának ismerete nem elég ahhoz, hogy megállapítsa, milyen csoportba osztotta be annak idején az iratot, nem tudja az iratot előkeresni, szerelni az utóirathoz. A munkaközösség szerint a csoportszámos rendszert egyes területekre külön kell kidolgozni, ahogy azt a Szovjetunióban — Mityájev53 levéltári kézikönyvének tanúsága szerint — csinálják.”54 53 Mityájev, K. G., szovjet-orosz levéltáros. 54SZÁSZI, 1954. 107-108. 55 Szedő Antal levéltáros. Az 1957-től 1968-ig a Művelődési Minisztérium Levéltári Osztálya (Levéltári Igazgatóság) vezetője. 56 SZEDŐ, 1954. 124-125. 57DANCS, 1968. 2. sz. 308. 58 Uo. 304-313. 59 SZÁSZI, 1954. 111. Spedö AnlaH szerint „vannak olyan hivatalok, ahol az iratokat „zökkenőmentesen” kezelik, mivel irattári tervet készítenek, és számba veszik az egyes ügyosztályok hatáskörének megfelelő ügyeket, és ezek számára jelölnek ki csoportszámokat. Szedő szerint „egy-egy iratkezelő hely kb. 70 csoportszámmal dolgozik”, ennyit az iratkezelő még fejben tud tartani, de azokon a helyeken, ahol „200—250 csoportszámmal” dolgoznak, ez már lehetetlen. Vannak olyan iratok, amelyeket nem lehet a csoportszámos rendszerben kezelni. Ilyenek például a panaszügyek, mivel azokból évente hat—hét ezer is keletkezik. Ezeket egy csoportszám alatt iktatják, és ha elő kell keresni, akkor „több ezer irat átnézése rengeteg idő elpocsékolásával jár”.56 Az irattárosok ezt a problémát összekapcsolták volna a tárgyi csoportok szerinti irattározással. Az iratok viszszakeresésének másik hibája volt, hogy a kartonokon igen szűk volt a hely a tárgy megjelölésére, és nehezen lehetett az irat útját követni. Néha ceruzával vagy helyhiány miatt olyan apró betűvel írták a kartonokra a csatolás tényét, hogy 10—15 év múlva a feljegyzések olvashatatlanná váltak, s nehezítette a helyzetet, hogy az iratok sok esetben nem voltak szabványméretűek.57 Az irattárak állapota is hozzájárult a rendszer sikertelenségéhez. Nehezítette az irattár kezelését a decentralizált irattár is, amely osztályok rendjében kezelte az iratanyagot. Az osztályoknak viszont nem volt függetlenített irattárosa, s a rendszertelen irattári elhelyezés miatt elkallódtak az iratok, ami azt jelentette, hogy az irattár sorsával csak addig törődtek, amíg a folyó ügyvitelt volt hivatva kielégíteni. A rendszer hibája volt, hogy a megfelelő csoportszámhoz való besorolást nem vezetők, nem is előadók, hanem azok az iratkezelők végezték, akiknek a létszámát éppen ebben az időszakban drasztikusan csökkentették. A 178/1951. MT számú rendelet ugyanis előírta, hogy az új iratkezelés bevezetése nem járhat létszámemeléssel és költségtöbblettel. A meglévő apparátus számára az átmeneti időszakban egy magasabb szintű iratkezelés bevezetése fokozott nehézséget jelentett. Gondot okozott az ügyiratkezelési munka lebecsülése, mivel a gyakorlat szerint „sokszor az került irattárba dolgozni, aki nem felelt meg [...] az értelmes, fejlődőképes irattárosokat általában kiemelték, és más munka területre irányították”.58 A „kezelőben, irattárosban sokszor olyan embert látott, mint akit azért osztottak be arra a munkára, mert másra úgysem alkalmas”.59 A korabeli vezetés nem fogta fel annak jelentőségét, hogy az irattári munka zökkenőmentes végrehajtása a bürokrácia csökkentését eredményezheti, nem pedig fokozását. Az adminisztráció hiányosságainak okait kevéssé vizsgálták, s elsősorban az adminisztrátort tették felelőssé a hibákért, így a csoportszámos iktatás még azt megelőzően megbukott, hogy korrigálhatták volna egyes hibáit. Vörös Károly a Levéltári Híradóban megjelent cikkében világosan kifejtette véleményét a csoportszámos iktatásról. Véleménye szerint „a csoportszámos iratkezelés még eszményi állapotokat feltételezve is csupán bizonyos esetekben válik be, nálunk pedig, 67
