Levéltárak működéséről szóló intézkedések, tervezetek, értékelések
Hermann István (szerk.): Magyarország levéltárai, 2014. MLE, Bp. 2015. - Felsőoktatási intézmények levéltárai (Vajda Tamás)
Az egyetemi levéltárakban őrzött legfontosabb irattípusok • Különféle vezető testületek (egyetemi tanácsi, rektori tanácsi, kari tanácsi, szenátusi stb.) jegyzőkönyvei • Központi és vezető kari szervek (rektori hivatal, dékáni hivatal, főigazgatói hivatal, rektori, dékáni titkárságok, rektorhelyettesek, főtitkár, kancellár, quaestura) iratai • Hallgatókkal kapcsolatos személyi és tanulmányi nyilvántartások (törzskönyvek, oklevélkönyvek, különböző vizsga jegyzőkönyvek) • Professzori magánirat-hagyatékok • Tantárgyi tematikák, tanszéki, intézeti iratok • Gyűjtemények (pl. fényképek, pecsétnyomók, tárgyi emlékanyag) Szakmai egyesület - Magyar Felsőoktatási Levéltári Szövetség Az 1993 és 2001 között eltelt időszak tapasztalatai érlelték meg a felismerést, hogy az addig informális, laza szövetséget rendszeresen és szabályok alapján működő, önálló jogi személynek számító egyesületté alakítsuk át. Ez értelemszerűen együtt járt a működési költségek fedezetét biztosító önálló gazdálkodás megindításával is. A közhasznú egyesületté történő átalakulás 2001-ben zajlott le, miután a Magyar Egyetemi és Főiskolai Levéltári Szövetség közgyűlése kimondta a Magyar Felsőoktatási Levéltári Szövetség, mint önálló levéltári szakmai szervezet felállítását. Ezzel az egyetemi levéltárosok felzárkóztak a korábban alakult szakmai szervezetekhez (Magyar Levéltárosok Egyesülete, Önkormányzati Levéltárak Tanácsa, Magyar Egyházi Levéltárosok Egyesülete). A működés részleteit illetően a mintát sok tekintetben az MLE adta. Kandó Kálmán műegyetemi díszdoktori oklevele Az MFLSZ az alábbiakat tűzte ki célul: • az egyetemi levéltárak működése, illetve az ott őrzött köziratok hozzáférhetősége az állampolgárok minél szélesebb köre számára ismert legyen; • az egyetemi irattárak, levéltárak érdekeinek megjelenítése, képviselete és érvényesítése, az egyetemeken keletkezett és keletkező köziratok védelme; • hozzájárulás ahhoz, hogy a levéltárosok, irattárosok társadalmi (elismertsége növekedjék; • az egyesület céljai és feladatai szerinti szolgáltatások közhasznú módon való biztosítása. Tagsági jogviszonyt nemcsak magánszemélyek, hanem intézmények is létesíthetnek, s elmondható, hogy minden magyarországi felsőoktatási levéltár valóban tagja is a szakmai szervezetnek. Sőt az egyesülethez nem csak világi, hanem egyházi gyűjtemények (jogi státuszukat tekintve nyilvános magánlevéltárak) is csadakoztak. így a Pázmány Péter Katolikus Egyetem egyelőre még be nem jegyzett levéltára és a Debreceni Református Kollégium anyagát is őrző Tiszántúli Református Egyházkerületi és Kollégiumi Levéltár. Folyamatosan bővítjük és fejlesztjük kapcsolatainkat a magyarországi levéltáros szakmai szervezetekkel: a Magyar Levéltárosok Egyesületével, a Magyar Egyházi Levéltárosok Egyesületével, továbbá a közelmúltban alakult Fiatal Levéltárosok Egyesületével. A sikeres működés egyik fontos ismérve a taglétszám alakulása. Ez a 2002. évi 39-es létszámról kilenc év alatt 60-ra emelkedett. Miközben a 14 integrált egyetem által fenntartott 17 egyetemi levéltárban (illetve levéltári részlegben) jelenleg 46 fő áll alkalmazásban, néhányuk részmunkaidőben. (Eszerint az 1993 óta eltelt bő két évtized alatt a levéltár-alapításoknak köszönhetően mintegy 30 fővel gyarapodott a felsőoktatási archívumok személyi állománya.) Levéltári szakmai munka az egyetemi archívumokban Az egyetemi levéltárak — a törvényi követelményeknek megfelelően és más levéltártípusokhoz hasonlóan — ellenőrzik az illetékességük alá tartozó (egyetemi) szervezeti egységeknél folyó iratkezelést, az ott végzett iratselejtezéseket, az (egyetemi) egységek iratkezelési szabályzataiban előírtaknak megfelelően. A levéltárak szakmai segítséget adnak az egyetem szervezeti egységeinek iratkezeléséhez, irattári szabályzatuk elkészítéséhez, és a szabályok betartásához. Ezt a tevékenységet nagyban megkönnyíti, hogy 2015-ben az egyetemi archívumok új, a nemzetközi szakmai szabványoknak és irányelveknek megfelelő levéltári nyilvántartó szoftvert vezetnek be. 87
