Levéltárak működéséről szóló intézkedések, tervezetek, értékelések

Borsa Iván: Néhány gondolat a levéltárak feladatairól. • 1966. [LSZ 1966/2. 267-276. p.]

274 -vagy állagrészhez készülnek. A különböző levéltárakhoz, fondokhoz vagy állagokhoz készült levéltári segédletek Között nincs semmiféle kapcsolaté Egy téma kutatójának külön-külön kell átnéznie a téma szempontjából számbajövő valamennyi fond megfelelő segédleteit, Sokszorosításban megjelent, egyébként szinvonalas repertóriumaink és áttekintő raktári jegyzékeink egy része még egyszerű név- és tárgymutatóval sem segit a kutatónak, hanem arra kényszeríti, hogy száz oldalak átolvasásával keresse ki az őt érdeklő adatot. S arról még csak tervezgetünk, hogy a Levéltári Leltárak sorozat eddig elkészült harmincegynéhány kötetéhez és a még megjelenendőkhöz közös cédulamutatót /neves tárgy-, esetleg kormutatót/ kellene késziteni, mert érezzük,hogy nehézkes a széttagoltság. Az újonnan kialakítandó segéletrendszernek feltétlenül szakítania kell a fond- és állagkeretek jelenleg általánosan érvényesülő fétisizálásával. Amilyen mértékben tiszteletben kell tartani a levéltári anyag rendezésekor a fondhatárokat, olyan mértékben nem szabad figyelemmel lenni ezekre egy uj segédletrendszer kialakításakor. S ha nem vagyunk tekintettel a fondhatárokra, vagyis különböző fondokhoz közös segédletet készítünk, nem kell megállnunk egy-egy levéltár /öszszetartozó fondcsoport/, sőt szekció határánál sem, hanem olyan uj segédletrendszert kellene kiépíteni, amely az egész levéltár /szervezeti egység/ anyagára vonatkozóan tartalmazna adatokat.- Vita lehet atekintetben, hogy helyes-e teljesen központosítani egy olyan nagy levéltár, mint pl. a Magyar Országos Levéltár teljes segédletrendszerét. A helyzet jelen ismeretében annak a nézetemnek szeretnék kifejezést adni, hogy valóban megfontolandó, hogy nem volna-e szükség bizonyos tagolásra. Ez a tagolás azonban csak horizontálisan vagyis nagy korszakok szerint történhetnék /pl. 1526-ig, 1526-1711, 1711-1848, 1848-1944, 1945 után/ és nem vertikálisan vagyis szekciók avagy fondok szerint, -Ilyen esetben az egyes korszakok osztályozása közt szoros kapcsolatnak kell lenni, olyannyira, hogy eltérést csak az egyes korszakok sajátosságai okozhatnak.- Az uj segédletrendszernek tehát el kell szakadnia a fondkeretektől és az egész levéltár teljes anyagára - esetleg korszakonkénti tagolásban - kellene fokozatosan kiterjednie. A másik alapvető eltérés a segédlet felépítésében várható, de ez a felépitésbeli eltérés kihatással lesz a segédlet elkészítésére is. A hagyományos segédletek mutatói /név- és tárgymutatók/ alfabetikus rendben csoportosítják címszavaikat. Ez a megoldás személy- és helynevek esetében mindig kielégítette az igényeket, de tárgyi címszavak esetében igen sokszor fogyatékosnak bizonyulnak. A tárgymutatózás ugyanis általában szubjektív alapokon, egységes szempontok nélkül történt. Ha a tárgymutatózást egyetlen személy végezte és maga kialakította szempontjait következetesen érvényesítette, ugy csak egy személy esetleges gyarlóságaival kell számolni. Azonban viszonylag ritka eset, hogy egy fond vagy állag tárgymutatóját egyetlen személy készítette el. Különösen a nagyobb regisziraturák esetében az évtizedek folyamán a tárgymutatózásban több személy vett részt, s mai példákkal is bizonyítható, hogy azonos instrukciók esetében sincs biztosítva ilyen esetekben az azonos vég-