Irányító és ellenőrző szervezetek
Cseh Gergő Bendegúz: Beszámoló a Levéltári Szakfelügyelet 2018. évi munkájáról és ellenőrzési tapasztalatairól. Levéltári Szemle, 69. (2019) 2. 5-19.
19 2019/2. ■ Végzett-e selejtezést a levéltár az elmúlt 5 évben saját iratanyagában? Ha igen, milyen iratokat érintett ez, és milyen eljárásrend szerint történt a selejtezés? A megvizsgált 12 levéltár közül csak két helyen történt selejtezés az elmúlt öt évben: a Magyarországi Unitárius Egyház Levéltárában, valamint a Székesfehérvári Püspöki és Székeskáptalani Levéltárban. A két selejtezés egyike sem érintett köziratot; az előbbi esetben egy hagyatéki anyag rongálódott, nem maradandó értékű részét, a második esetben plébániai iratanyagok gazdasági jellegű mellékleteit selejtezték ki a fenntartó engedélyével. A szakfelügyelők minden esetben felhívták a figyelmet, hogy esetlegesen köziratokat is érintő selejtezés során kizárólag a R. 28. §-a alapján lehet eljárni. ■ Rendelkezik-e a levéltár elektronikusan keletkezett vagy digitalizált iratanyaggal? Ha igen, azt milyen formában kezeli, hogyan gondoskodik hosszú távú megőrzéséről? Érvényesülnek-e a R. 19. § (4)–(5) bekezdésében megfogalmazott feltételek? Elektronikusan keletkezett irattal egyik megvizsgált levéltár sem rendelkezik jelenleg, de több intézményben beszámoltak róla, hogy a fenntartó már áttért az elektronikus iratkezelésre, így középtávon a levéltárnak is fel kell készülnie az e-iratok megfelelő fogadására és archiválására. Digitalizált iratanyag szinte minden levéltárban rendelkezésre áll, van olyan intézmény például (Pécsi Egyházmegyei Levéltár), ahol jelenleg már több mint 700 ezer oldalnyi digitális felvétel készült saját iratanyagról. A digitalizált iratanyagokat általában több példányban, szerencsés esetekben egymástól távol (adott esetben más városban) működtetett szervereken, de legalább biztonsági másolatként külső merevlemezen tárolják. A biztonsági mentések sehol sem automatizáltak, minden intézményben egyedileg, alkalmanként készítenek mentéseket. ■ Utóellenőrzésként megvizsgálandó terület, hogy a legutóbbi ellenőrzés óta teljesültek-e az Ltv. 30. § (2) bek. a) pontjának előírásai, amely szerint a nyilvános magánlevéltár „levéltári anyagának jegyzékét – nyilvántartás céljából – a Magyar Nemzeti Levéltárnak átadja”? Ezen a téren nem szereztek jó tapasztalatokat a levéltári szakfelügyelők: az elmúlt években gyakorlatilag sehol sem teljesült az Ltv. fenti rendelkezése. Az egyes levéltárak jegyzékének átadásával kapcsolatos kérdéseket néhány helyen megpróbálták az MNL munkatársaival egyeztetni, de általában technikai okok miatt ezek az egyeztetések elakadtak és az átadásokra nem került sor. Budapest, 2019. február Cseh Gergő Bendegúz levéltári vezető szakfelügyelő Beszámoló a Levéltári Szakfelügyelet 2018. évi munkájáról
