Irányító és ellenőrző szervezetek

Cseh Gergő Bendegúz: Beszámoló a Levéltári Szakfelügyelet 2018. évi munkájáról és ellenőrzési tapasztalatairól. Levéltári Szemle, 69. (2019) 2. 5-19.

14

Levéltári Szemle 69. évf

.

■ Az iratkezelések ellenőrzése éves ellenőrzési terv szerint történik-e?

A közlevéltárak számára a R. egyértelműen előírja az iratképző szervek terv szerinti ellenőrzését, ez azonban számos levéltárban nem történik meg. Néhány levéltár speciális helyzetéből adódóan nem vesz részt közvetlenül az iratkezelés ellenőrzésében (Hadtörténelmi Levéltár, Semmelweis Egyetem Levéltára, Közjegyzői Levéltár), más intézményekben személyi okokból az elmúlt években gyakorlatilag szünetelt ez a tevékenység (Pannon Egyetem Központi Könyvtár és Levéltár, Pannon Egyetem Georgikon Kar, Kari Könyvtár és Levéltár), több intézményben pedig az iratképző szervezeti egységek alacsony száma miatt nem tekintik szükségesnek a formális terv elkészítését. Örvendetes tény ugyanakkor, hogy több közlevéltárban – vélhetően a szakfelügyeleti ellenőrzés hatására is – 2018-tól már éves ellenőrzési terv alapján végzik ezt a tevékenységet a levéltárosok.

■ Az iratkezelés ellenőrzése során teljesülnek-e a különböző szervtípusok ellenőrzési gyakoriságával kapcsolatos követelmények a R. 8. § (2) bekezdése szerint?

A jelentések összesítése alapján megállapítható, hogy a hazai közlevéltárak 16%-a valamilyen okból egyáltalán nem ellenőrzi az illetékességébe tartozó szervek iratkezelését, vagy mert ez szervezeti okokból nem tartozik a feladatkörébe, vagy pedig egyáltalán nincs rá személyi erőforrása. Szintén tanulságos adat, hogy az összes közlevéltár fele nem tudja elvégezni ezt a feladatot a R. által

előírt gyakorisággal: általában a magasabb szintű szervek 3 éves ellenőrzési gyakorisága a legnehezebben tartható, de több közlevéltárban a szervek nagy száma és a személyi erőforrások hiánya miatt a R. 8. § 2. (b) pontjában meghatározott egyéb szervek 5 évenkénti ellenőrzését sem lehet biztosítani. A R. fenti pontjának a betartását az alábbi ábra szemlélteti:

Cseh Gergő Bendegúz