Irányító és ellenőrző szervezetek

Lakos János: Jelentés a levéltári szakfelügyelet 2008. évi működéséről és ellenőrzési tapasztalatairól. • 2009. [LSZ 2009/1. 67-79. p.]

jelentések, beszámolók Az év folyamán három szakfelügyelői értekezletet tartottunk az összes szakfelügyelő részvételével, ezen kívül egy alkalommal az új szakfelügyelőkkel, két alkalommal pedig a Veszprém Megyei Levéltár külön ellenőrzésében érdekelt három szakfelügyelővel ültünk össze. Az ellenőrzésekről intézményenként jelentések készültek, amelyeket a vezető szakfelügyelő eljuttatott a levéltár fenntartók képviselőihez. Főbb tapasztalatainkat — a közlevéltárakra és a nyilvános magánlevéltárakra tagoltan, vizsgálati témák szerinti bontásban — az alábbiakban összegzem. I. Közlevéltárak 1. Az intézményi katasztrófaterv elkészítésére vonatkozó kötelezettség teljesítése A Levéltári Állományvédelmi Ajánlás V.6. pontja alapvető követelményként határozza meg azt, hogy a közlevéltárak rendelkezzenek megfelelő, a különböző veszélyforrásokból eredő károk megelőzését, ill. mérséklését szolgáló katasztrófatervvel. Egyúttal támpontokat is ad a terv elkészítéséhez. A vizsgálatra 2008 első negyedévében került sor, az alábbi tapasztalatok tehát erre az időszakra vonatkoznak. Eszerint a 43 vizsgált közlevéltár közül mindössze kettő, a Miskolci Egyetem Levéltára és a Nyugat-Magyarországi Egyetem Központi Levéltára rendelkezett az Ajánlásban foglaltaknak megfelelő katasztrófatervvel. A Veszprémi Egyetem Levéltárának keszthelyi részlege szintén elkészítette a tervet. Baranya, Békés, Csongrád, jász-Nagykun-Szolnok, Komárom-Esztergom, Nógrád, Pest, Szabolcs-Szatmár-Bereg, Tolna és Zala megyék levéltáraiban, az Állambiztonsági Szolgálatok Történeti Levéltárában és a Szegedi Tudományegyetem Levéltárában is készült katasztrófaterv, de valamennyi terv kiegészítésre szorul. A többi 28 intézmény a vizsgálat időpontja előtt megkezdte a dokumentum kidolgozását a katasztrófavédelmi szervezet bevonásával. A szakfelügyelők jelzései alapján remény volt arra, hogy 2008 végéig mindegyik közlevéltár rendelkezik megfelelő katasztrófatervvel. Ha így lesz, akkor a jövőben e téren a tervek karbantartása és rendszeres időközönként alkalmazási gyakorlatok, próbák szervezése lesz a feladat. 2. Az e Archívum nyilvántartási adatokkalfeltöltöttsége A 10/2002. (IV. 13.) NKÖM rendeletben részletezett levéltári nyilvántartásokat a közlevéltárak számítógépen kötelesek vezetni a Magyar Országos Levéltár által kidolgozott e-Archivum nevű programcsomag felhasználásával. E nyilvántartások a következők: törzskönyvi nyilvántartás, gyarapodási napló, fogyatéki napló, letéti napló, raktári jegyzék, kölcsönzési napló, átmeneti napló. A rendelet 6. §-a előírja a közlevéltár illetékességi körébe tartozó közfeladatot ellátó szervekre és a tartós állami tulajdonú társasági részesedéssel működő gazdasági társaságokra kiterjedő szervnyilvántartás vezetését is, a 60. § (1) bekezdése kimondja, hogy az „egységes számítógépes programok"-nak ehhez a nyilvántartáshoz is kapcsolódniuk kell, de e szakasz (4) bekezdése nem rendelkezik számítógépes vezetési kötelezettségről! Vagyis: a jogszabály alapján az intézmények nem kötelesek számítógépes nyilvántartást rendszeresíteni, hiába része ez az e-Archivumnak. A jogi helyzet ellenére — úgy tűnik — a levéltárak használni kívánják a programcsomagnak ezt a részét is, ezért vizsgálatunk a szervnyilvántartás feltöltöttségére is kiterjedt. (Megjegyzem, hogy az ellenőrzésekre 68