Irányító és ellenőrző szervezetek

Lakos János: Jelentés a Levéltári Szakfelügyelet 2001. évi működéséről és az ellenőrzések során szerzett tapasztalatokról. • 2002. [LSZ 2002/1. 54-62. p.]

Az ellenőrzött levéltárak mindegyikében vannak darabszintü nyilvántartást igénylő, külön kezelt más gyűjtemények is. Leggyakrabban a térképtár és a fotótár létezik, ezeken kívül a pecsétnyomók, a tervrajzok, a mikrofilmek, néhol még a kották, a videó- és hangkazetták alkotnak külön gyűjteményt. Ezek őrzési, tárolási körülményei vegyes színvonalúak. Egyes levéltárakban jó, másokban nem éppen ideális a helyzet. Néhány kivételtői eltekintve bőven van még tennivaló a darabszintü nyilvántartás, illetve segédletelés területén is. Kiadott segédlet (katalógus) eddig egységes sorozatban az összes egyházi levéltár térképeiről jelent meg. 2. A nyilvántartások és segédletek vezetése, készítése Régi követelmény, hogy egy levéltár teljes anyagáról készüljön el az egységes szempontú alapszintű nyilvántartás, amely egyúttal tájékoztatási célokat is szolgál. Ilyen volt az 50-es években készült alapleltár, majd később a fond- és állagjegyzék. A 70-es 80-as években valamennyi egyházi levéltár fond- és állagjegyzéke elkészült és egységes sorozatban meg is jelent. E jegyzékek karbantartása, naprakészségük biztosítása alapvető feladat. Az ellenőrzött levéltárak többsége át is érzi ennek fontosságát, és lehetőségei függvényében igyekszik végezni ezt a munkát is. Jelenleg azonban nem mindenhol áll rendelkezésre a valóban naprakész fond- és állagjegyzék. Az ellenőrzött levéltárak egy részében (pl. Győri Egyházmegyei Levéltár, Román Ortodox Egyház Levéltára) a folyamatban levő rendezési munkák befejeztével teremtődnek meg a teljes fond- és állagjegyzék összeállításának feltételei. Szintén követelménynek tartom azt, hogy a nyilvános magánlevéltárakban is készüljenek a fond- és állagjegyzéknél mélyebb szintű segédletek (repertóriumok stb.) a törzsanyagokhoz. A számítógép és az Internet által nyújtott új lehetőségek kihasználása úgyszintén fontos, persze ez csak akkor lehet igazán eredményes, ha megalapozott rendezési és segédletelési munkákra épül. Egyre több levéltárban tapasztalható az ilyen irányú tevékenység erősödése (Unitárius Egyház Levéltára, Magyar Zsidó Levéltár, Evangélikus Országos Levéltár, Református Zsinati Levéltár, Ráday Levéltár, Kalocsai Érseki Levéltár). 3. A 2000. évi költségvetési támogatások felhasználása A nyilvános magánlevéltárak részére 2000-ben kiírt pályázaton a vizsgált 21 levéltár közül 14 nyert el támogatást. A leggyakrabban iratrendezést, segédletkészítést, számítógép-beszerzést és kutatószobai berendezést finanszíroztak a kapott összegekből. A veszélyeztetett levéltári anyag védelme érdekében kiírt pályázat is 14 levéltár számára hozott támogatást. Ezt mindenekelőtt restauráltatásra és tárolóeszközök vásárlására használták fel. Mindkét pályázat fontos szerepet játszott az intézmények működési feltételeinek javításában, és elősegítette az állományvédelmi és a feldolgozó munkák intenzívebbé válását. 61