Levéltári szervezetet meghatározó intézkedések, tervezetek, értékelések

Ipkovichné Szakály Ildikó: Új levéltárak (részlegek) - A Nyugat-Magyarországi Egyetem Savaria Egyetemi Központjának új levéltára. LSZ 59. (2009) 1.

Л Nyugat-Magyarországi Egyetem Savaria Egyetemi Központjának új levéltára A régi központi irattárból átvett levéltári iratanyag számbavételekor kiderült, hogy a központi igazgatás iratai csak részben, a többi iratképzőnél keletkezett iratok pedig egyáltalán nem kerültek be a központi irattárba. így körlevelek útján tájékoztattuk a szervezeti egységek vezetőit és az iratkezelésért felelős munkatársait azokról a feladatokról, amelyek megvalósítása mind az intézmény iratkezelése, mind az újonnan létesült levéltár szempontjából jogszabályi követelmény. Ezzel együtt fogalmazódott meg, hogy fel kell mérnünk a szervezeti egységek kezelésében lévő iratanyag mennyiségét, állapotát, és tájékozódnunk kell az iratkezelés rendjéről, gyakorlatáról. Ezért a levél mellékleteként szakmai segítségünk felajánlásával, kitöltést kérve egy „Nyilvántartó lap"-ot küldtünk ki, valamint az iratselejtezések előkészítéséhez, lebonyolításához „ajánlás" formájában támpontokat nyújtottunk, igény alapján személyes segítséget adtunk. Mindezt annak tudatában tettük, hogy az új levéltár működésének sikerét a Savaria Egyetemi Központ iratképző szerveinek, szervezeti egységeinek munkatársaival való jó együttműködés nagyban elősegítheti, a levéltár létrehozása, eredményes tevékenysége közös ügyünk. Célunk, hogy a levéltár működésének megkezdésével minden illetékességi körbe tartozó szervre, szervezeti egységre kiterjedően, előzetesen egyeztetett ütemterv alapján történjen meg az iratkezelés ellenőrzése. A fent jelzett, elvégzésre kerülő állapotfelmérés számos levéltári munka kiindulópontja lesz, miképpen a tervezhetőség alapja is. Ez alapján lehet kialakítani a rendszeres iratkezelés-ellenőrzések, a beszállítások ütemtervét. Az pedig csak a jelzett iratbeszállítások után derül ki, hogy az elmúlt 50 év során mi minden maradt fenn az utókor számára, és valójában mely iratanyag képezi majd a levéltár „törzsanyagát". E hosszabb távú feladat mellett fölöttébb fontos belső nyilvántartásaink számítógépes feldolgozása, az ezen alapuló kutatói-, használói, adatbázisok kiépítése. Olyan adatbázis létrehozása a cél, amely az összes segédlettípust egyesíti, adatai bárhonnan elérhetők. Egy 21. századi, modern, egyenletes színvonalú, minőségi szolgáltatásokat nyújtó intézmény kialakítására törekszünk. 2009. január 23-án dr. Szabó Csaba, a Magyar Országos Levéltár főigazgató-helyettese a Magyar Országos Levéltár főépületének Lovagtermében bemutatta a Vas Megyei Levéltár és a Zala Megyei Levéltár közös kiadásában megjelent Források a Muravidék történetéhe^ című kötetet (szerk.: Mayer László—Molnár András). A bemutatót megtisztelte jelenlétével a Szlovén Köztársaság nagykövetsége képviseletében Blaz Mazle konzul, aki rövid beszédben fejtette ki, hogy mennyire tartja a kétoldalú szlovén—magyar kapcsolatok szempontjából a kiadványt. A prezentációt dr. Tilcsik Györgynek, a Vas Megyei Levéltár igazgatójának és dr. Bilkei Irénnek, a Zala Megyei Levéltár címzetes igazgatójának szavai zárták. A Magyar Levéltárosok Egyesülete választmányának képviseletében dr. Szögi László alelnök és Apró Erzsébet választmányi tag 2009. február 20-án Belgrádban részt vettek a Szerbiai Levéltárosok Egyesületének közgyűlésén, ahol az egyesületek vezetői ünnepélyes keretek között aláírták a nemzetközi együttműködéséről szóló megállapodást. 45