Levéltári szervezetet meghatározó intézkedések, tervezetek, értékelések

Zsidi Vilmos - Molnár László: AZ egyetemi levéltárak hazai kialakulása, fejlődése LSZ 58. (2008) 2.

sőoktatási Levéltári Szövetség is megjelentetett három olyan kiadványt, amelyek az egyetemi levéltárügy egészét érintik.5 Jövőkép Nemcsak az eddigi eredmények bemutatását tartjuk fontosnak, hanem a jövőre vonatkozó elképzelések ismertetését is. Az MFLSz stratégiáját foglalja össze az a dokumentum, amelyet az egyetemi levéltári egyesület 2008. évi közgyűlésén fogadott el.6

Ebben a rövid helyzetelemzést követően négy témakörbe csoportosítva olvashatók a levéltárak minden lehetséges működési területére vonatkozó elképzelések. A Helyzetelemzés — s az egész stratégia — az alábbi tényekből indul ki. „Jelenleg a 85 magyarországi levéltárból 49 közlevéltár, ebből 14 egyetemi levéltár (intézményi jellegű állami szaklevéltár), tehát az összes levéltár 16%-a, a közlevéltárak 30%-a és a szaklevéltárak 78%-a egyetemi levéltár. A közlevéltárak főállású dolgozóinak 3%-a dolgozik itt. Az összes őrzött iratanyag 1,6%-a található egyetemi levéltárakban, ez a közlevéltári anyag 1,7%-a, a szaklevéltári 16,8%-a. Összefoglalóan azt mondhatjuk, hogy nagyszámú levéltár, amely kevés iratanyagot őriz kevés fővel. A magyarországi levéltári rendszer átalakulásának egyik kívánatos útja a maradandó iratokat képző kis települési önkormányzatok, felsőoktatási és tudományos intézmények valamint az egyházak, mint iratképző szervek által fenntartott kis levéltárak számának a gyarapodása. " A dokumentum Szervezet, működés című fejezetben a jogi környezetről, a működési modellekről, a gazdaságossági szempontokról, valamint a minőségbiztosítás lehetőségéről és szükségességéről esik szó. E részben különös hangsúlyt és figyelmet kap a fenntartó intézményekhez, azon beül is az egyetemi könyvtárakhoz fűződő kapcsolat. Széleskörű szakmai elvárás, hogy külön egységként végezzék feladataikat a felsőoktatási levéltárak. Ki kell emelni a minőségbiztosítási szempontokat, annak ellenére, hogy a levéltár sehol nem szerepel az ilyen típusú dokumentumokban. Azonban könnyen belátható, hogy pl. az ügyfélszolgálat, vagy az arculattervezés és formálás területén, az egyetemi polgárokkal való napi kapcsolattartás terén nagyon is fontos lehet a minőségi, egyenletes színvonalon nyújtott kiszámítható szolgáltatások nyújtása. Ezek a gondolatok máris átvezetnek a Szolgáltatás, szolgáltató levéltáv kérdésköréhez, ami a stratégiai dokumentum második részét képezi, melynek megállapítása szerint kiindulópont „a megváltozott követelményeknek megfelelően átalakuló, rugalmas vezetési stratégia és változásmenedzselés, továbbá az alkalmazások és szolgáltatások minőségbiztosításának bevezetése. " A már említett, konvencionális levéltári tevékenységek mellett ide tartozik a levéltári informatikai stratégia elkészítése, a felhasználóbarát honlap elkészítése és karbantartása. Talán e terület kapcsán adódik a legtöbb lehetőség a standardizálásra. Helyes lenne, ha azonos típusú egyetemi levéltárak, hasonló felépítésű, ám a fenntartó intézmény arculatához illeszkedő honlapokkal rendelkeznének. 5 VÖ. Egyetemi levéltárak. Magyarországi világi felsőoktatási intézmények a kezdetektől 1945/1948-ig. Szerk. MOLNÁR LÁSZLÓ-ZSIDI VILMOS. Budapest, 2006. Magyarországi felsőoktatási intézmények az 1956-os forradalomban és szabadságharcban. Szerk. OSVÁTH ZSOLT-ZSIDI VILMOS. Budapest, 2007. 6 Az egyetemi levéltárak jövőképe. Összeállította: BATALKA KRISZTINA. 19