Levéltári szervezetet meghatározó intézkedések, tervezetek, értékelések

A tudományos intézményekben őrzött levéltári anyag őrzésének, kezelésének és további gyarapításának módjáról. Melléklet: Szabályzat a tudományos intézmények levéltári anyagának kezeléséhez. • 1973.05.15 [122/1973. (M. K. 10.) MM sz. utasítás = Művelődésügyi Közlöny 1973/10.]

í'íenítést önállóan azonban csak az a tudományos intézmény végezhet, amelyben e munkák szakszerű végzéséinek leltételei biztosítottak. I 4. A kép- és hangfelvételek használható állapotban tartását megfelelő technikai eljárások (átmásolás, átjátszás stb.) alkalmazásával rendszeresen biztosítani kell. 5. Az 1—4. pontban foglalt rendelkezések nem érintik az intézmény saját állagvédelmi szabályainak előírásait. ¥•• 6. A levéltári anyag kezelésével levéltári szakmai ismeretekkel is rendelkező dolgozót kell megbízni, aki a levéltári anyag egységes kezeléséért akkor is felelős, ha e levéltári anyagot az intézmény különböző szervezeti egységei, szakterületei őrzik. 7. A helyéről kiemelt irat jelzeteit anyagkiviteli naplóba kell bevezetni. E naplónál; az anyag jelzetein kívül tartalmaznia kell az anyag használójának nevét, a kiadás és i visszahelyezés dátumát. 8. Kiállításon csak kifogástalan állapotú levéltári anyagot szabad bemutatni; a kiállított anyag csak a káros fény- és hőhatás ellen teljes védelmet nyújtó tárlóban helyezhető el. Az iratokat átszegezéssel, gyűréssel, ragasztással rögzíteni tilos. Ha a kiállított iraton bármilyen elváltozás észlelhető, az irat kiállítását meg kell szüntetni. Eredeti levéltári anyag csak az intézmény saját kiállításán, vagy kivételesen országos jelentőségű más kiállításon mutatható be. Kutatási korlátozás alá eső levéltári anyagot csak a korlátozást elrendelő szerv engedélyével szabad kiállítani. 9. Az intézmény köteles: a) az 1526 előtti okleveleket, b) a történeti szempontból jelentős egyedi iratokat, C) A kiállításon bemutatandó iratokat, d) a külföldre, valamint az intézmény székhelyén kívüli helységbe kölcsönzendő iratokat biztonsági célból mikrofilmre vétetni. A levéltári anyag feldolgozása 10. Az intézmény levéltári anyagát olyan rendszerben 5rzi, amely az anyag hozzáférhetőségét és kutathatóságát megkönnyíti. Ennek érdekében minden levéltári anyagnak ralamely fondba kell tartoznia. A fond az irategyüttes keetkezési módjától függően vagy szervesen létrejött regiszt•atúra jellegű, vagy mesterségesen kialakított gyűjtemény jellegű. Jelen utasítás értelmezésében a) regisztratúra jellegű fondnak tekintendő az az iratigyüttes, amely valamely személy, család stb. tevékenylége során keletkezett levéltári anyagot fog össze; b) gyűjtemény jellegűnek tekintendő az az irategyüttes, ímely különböző szemeljek, családok stb. tevékenységebői származó levéltári anyagot tárgyi vagy formai alapon egyetlen együttesbe fog össze. A szervesen létrejött fond létrehozója a fondképző, a gyűjtemény jellegű fond létrehozója a íondkialakíto. 11. A regisztratúra jellegű fondot továbbra is regisztratúra jellegű fondként kell őrizni és kezelni. 12. A gyűjtemény jellegű fondot továbbra is gyűjtemény jellegű fondként kell őrizni és kezelni. a) ha a gyűjtemény együtt tartását letéti szerződés, vagy egyéb rendelkezés írja elő; b) ha a gyűjtemény nagyobb múltú, közismert, és HASZnálhatóságát a nyilvántartásának jelenlegi módja is biztosítja; c) ha az intézmény rendeltetésszerű működése ezt megkívánja. 13. A gyűjtemény jellegű fondként együtt tartott irategyüttesből ki kell emelni a levéltárnak átadandó irattári eredetű iratokat, továbbá ha a gyűjtemény nem tartozik a 12/a pont alá a) azt az anyagot, amely az intézmény valamely regisztratúra jellegű fondjába tartozik, és ezért oda helyezendő át; b) az olyan regisztratúra jellegű anyagot, amelynek külön, önálló fondként való kezelését az anyag jellege, terjedelme vagy mennyisége, illetve különféle tudományos szempontok indokolják. 14. Az olyan minden szempontból összefüggéstelen egyedi darabokból, töredék fondokból, amelyek az intézmény egyetlen más fondjába sem oszthatók be, gyűjtemény jellegű fondot kell kialakítani. 15. A levéltári anyagának gyarapítására kijelölt intézmény az újonan megszerzett iratokból is a 10—14. pont értelemszerű alkalmazásával alakít ki fondokat, illetve sorolja be az ilyen iratokat már meglevő fondjaiba. Ez a rendelkezés érvényes a gyűjtemény jellegű fondnak nem tekinthető rendezetlen iratanyagra is. 10. A felülvizsgált, rendszerezett, vagy kialakított fondot névvel ÉS törzsszámmal kell ellátni. A fondon belül az iratokat olyan rendben ÉS olyan jelzetlel ellátva kell őrizni, amely megfelel a legkedvezőbb őrzési feltételeknek, és amely az egyes iratok ÉS az egymással összefüggő iratok gyors megtalálását lehetővé teszi. 17. Az intézmény az őrizetében levő levéltári anyagról mind a kutatók tájékoztatását, mind az anyag védelmét szolgáló segédleteket készít. 18. A hazai levéltári anyag egységes nyilvántartása és a kutatók tájékoztatása érdekében minden tudományos intézménynek el kell készítenie az őrizetében levő levél-