A levéltári munkát meghatározó jogszabályok változásai

27/2015. (V. 27.) EMMI rendelet a közlevéltárak és a nyilvános magánlevéltárak tevékenységével összefüggő szakmai követelményekről - 27/2015. (V. 27.) EMMI rendelet, hatály: 2020.VII.1. -

27/2015. (V.

27.)

EMMI

rendelet

- a

közlevéltárak és a nyilvános magánlevéltárak

tevékenységével összefüggő szakmai követelményekről

Hatály: 2020.VII.1. -Jogtár

16. oldal

(4) Az

elektronikus levéltári rendszernek biztosítania kell a raktári nyilvántartás adatai és a (3) bekezdés a) pontjában meghatározott adatok közötti kapcsolatot.

(5) A

levéltár ideiglenes raktári nyilvántartásban tartja nyilván az általa őrzött olyan levéltári anyag raktári egységeit, amelynek fondképzőjét már megállapította, raktári egységeit kialakította, az iratok rendezettsége azonban még nem teszi lehetővé a (3) bekezdésben meghatározott adatok nyilvántartásban történő teljes körű rögzítését.

(6) Az

ideiglenes raktári nyilvántartás a fond rendezettségétől függően megállapítható adatokkal, tagolásban és sorrendben sorolja fel a fond egyes raktári egységeit. Ideiglenes raktári nyilvántartásként, ha az (5) bekezdésben meghatározott kritériumoknak megfelelnek, felhasználhatók az átadás-átvételi jegyzékek is.

(7) A

raktári nyilvántartás és az ideiglenes raktári nyilvántartás - kivéve az elektronikus levéltári rendszerben történő vezetést - egy, a készítő aláírásával hitelesített példányát a fonddossziéban kell elhelyezni.

(8) Az

elektronikus levéltári rendszerben az elektronikus iratok tárolása és a tárolóhely nyilvántartása során biztosítani kell, hogy a levéltári egységek és az azokat alkotó valamennyi komponens tárolási helye és elérési útja megállapítható legyen.

38. §

(1) A levéltár a kölcsönzési naplóban tartja nyilván az általa kölcsönbe adott levéltári anyagot.

(2) A

kölcsönzési napló tartalmazza:

a) a

kölcsönzési sorszámot;

b) a

kölcsönzés időpontját;

c) a

kölcsönvevő szerv nevét és postacímét;

d) a

kölcsönzés célját;

e) a

kölcsönzött iratanyag megnevezését, terjedelmét;

f) a

kölcsönzés időtartamát és az időtartam esetleges meghosszabbítását;

g) a

visszavétel időpontját;

h) az

iratanyag kölcsönbe adás időpontjában fennálló fizikai állapotának leírását;

i) a

kölcsönzésre vonatkozó ügyirat iktatószámát; valamint

j) egyéb,

a kölcsönzéssel összefüggő információkat, adatokat.

(3) A

kölcsönzési naplót - elektronikus nyilvántartás vezetése esetén annak kinyomtatott lapjait, kivéve az elektronikus levéltári rendszerben történő vezetés esetét - a levéltár az év végén lezárja és hitelesíti.

39. §

(1) A levéltár átmeneti naplóban tartja nyilván a bármely jogcímen ideiglenesen a levéltárba került iratanyagot.

(2) Az

átmeneti napló tartalmazza:

a) a

sorszámot;

b) az

iratanyag levéltári átvételének keltét;

c) az

átadó nevét, postacímét;

d) az

iratanyag azonosító adatait;

e) az

iratanyag átadásának időpontjában fennálló fizikai állapot leírását;

f) az

ideiglenes átvétel célját, az elvégzendő munka megjelölését;

g) az

iratanyag visszaadásának időpontját; valamint

h) a

kapcsolódó levéltári ügyirat iktatószámát.

(3) Az

átmeneti naplót - elektronikus nyilvántartás vezetése esetén annak kinyomtatott lapjait, kivéve az elektronikus levéltári rendszerben történő vezetés esetét - a levéltár az év végén lezárja és hitelesíti.

40. §

(1) A levéltár a fondokról és állagokról az Ltv.-ben meghatározottak szerint közzétett módszertani ajánlás vagy segédanyagban foglaltak szerint leírást készít, és azt elektronikus formában a honlapján vagy nyomtatott formában közzéteszi.

(2 )

A fondokról és állagokról készült leírás tartalmazza:

a) a

leírás szintjét és a törzskönyvi nyilvántartás 32. § (3) bekezdés a)-c) pontja szerinti adatait;

b) az

iratképző vagy iratképzők nevét;

c) az

iratképző vagy iratképzők szervtörténetének vagy életrajzának rövid összefoglalását, ami önálló leírásban is elvégezhető;

d) az

iratanyag levéltárba kerülésének jogcímét;